COVID-19: Our office is closed but our consultants and recruitment professionals are working from home and remain operational.

We believe this step is necessary to contain COVID-19. Respecting social distancing will enable us to flatten the curve of the transmission and limit potential health risks.

We remain committed to providing the services you rely on.

Alter Ego employees have remote access to all our programs and resources in order to provide you with all necessary services. If your company is operating in an essential sector and experiencing worker shortages, we are at your disposal. Candidate interviews will be done over the phone or video conferencing where possible.

Thank you for your understanding and co-operation.
For more information, contact Delphine Chardey at (514) 939-7177
mentioning reference number 353032
** Since this position requires a high level of French proficiency, the following details are described in French. **

Vous êtes parfaitement bilingue, vous aimez le coordination et vous avez de l'expérience en gestion d'évènement?

Voici un beau poste de coordinatrice administrative pour un institut de recherche pancanadien sur les maladies neurodégénératives, situé proche du métro Côte des Neiges.

Cet institut recherche une coordinnatrice administrative bilingue tant à l’oral qu’à l’écrit (le travail se fera majoritairement en anglais). Vous travaillerez en étroite collaboration avec la directrice du réseau et chef de l’exploitation et avec l’équipe de gestion en leur fournissant du soutien administratif et de la coordination de projet.

Il s'agit d'un contrat d’une durée d’un an, reconductible plusieurs années.

Les tâches administratives comprendront :
- le soutien administratif à l’équipe et à divers comités pour la planification de réunions, gérer le compte ZOOM, préparer, mettre en page et diffuser des ordres du jour, des documents et des procès-verbaux de réunion, et prendre des notes en vue de la rédaction de ces derniers.
- la gestion des fournitures de bureau.
- la gestion de l’organisation des dossiers et des listes d’envoi dans Outlook et de l’équipement du bureau.

Les tâches administratives comprendront :
- le soutien administratif à l’équipe et à divers comités pour la planification de réunions, gérer le compte ZOOM, préparer, mettre en page et diffuser des ordres du jour, des documents et des procès-verbaux de réunion, et prendre des notes en vue de la rédaction de ces derniers.
- la gestion des fournitures de bureau.
- la gestion de l’organisation des dossiers et des listes d’envoi dans Outlook et de l’équipement du bureau.

Les tâches de coordination comprendront :
- la soutien à la production des rapports de progrès annuels pour les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC) et d'autres rapports, et la veille au respect des échéances et à la production de documents de haute qualité;
- le contrôle de qualité des produits écrits (rapports, site Web, communiqués de presse, etc.);
- le soutien à la directrice du réseau en amendant les politiques existantes ou toute autre documentation pertinente liée aux opérations;
- le soutien aux spécialistes en communications et en transfert des connaissances lorsque nécessaire afin de créer et de distribuer des bulletins de nouvelles ou des messages aux membres et aux partenaires, et de partager l'information clé sur les activités de l'organisme, le financement et d'autres opportunités.

La planification d'événements :
- Mener toute la logistique pour la Conférence annuelle ou toute assemblée des membres (en ligne ou en personne), y compris la coordination et les contrats avec les sites et les vendeurs, les communications avec les membres du groupe, la réservation de chambres et les arrangements de voyage pour les participants, selon les besoins.
- la mise en place de la planification du programme scientifique et le déroulement du programme pendant l'assemblée générale.
- le traitement de tous les remboursements de frais de déplacement après les événements.

Vos atouts:
- Rigueur, précision et efficacité;
- Trois à quatre ans d’expérience dans un poste administratif comparable, préférablement dans un milieu de recherche universitaire et hospitalier;
- Rédaction et révision de textes en français et en anglais exemplaires
- Solides capacités d'organisation et aptitude à prioriser avec des contraintes de temps;
- Expérience en planification d’événements;
- Connaissances en comptabilité, un atout.

En raison de la crise actuelle, l’équipe est présentement en télétravail, mais retournera travailler à ses bureaux lorsque ce sera jugé sécuritaire.

Vous bénéficierez:
- d'un salaire compétitif
- de 4 semaines de vacances
- de 9 jours de congés maladie
- d'assurances collectives très complètes comprenant la couverture, dentaire et yeux.
- du régime de retraite
- d'horaires de travail flexibles (8-10h / 16-18h)

N'attendez plus, envoyez nous votre CV dès aujourd'hui!


Salary : Selon expérience

As an equal opportunity employer, Personnel Alter Ego values diversity in its workforce and seeks to ensure all
groups remain fairly represented. Candidates must have the legal right to work in Canada.
Category
Administrative Assistant
Coordination
Secretarial
Domain
Administrative and clerical support
HR and recruiting