COVID-19: Our office is closed but our consultants and recruitment professionals are working from home and remain operational.

We believe this step is necessary to contain COVID-19. Respecting social distancing will enable us to flatten the curve of the transmission and limit potential health risks.

We remain committed to providing the services you rely on.

Alter Ego employees have remote access to all our programs and resources in order to provide you with all necessary services. If your company is operating in an essential sector and experiencing worker shortages, we are at your disposal. Candidate interviews will be done over the phone or video conferencing where possible.

Thank you for your understanding and co-operation.
For more information, contact Delphine Chardey at (514) 939-7177
mentioning reference number 353021
** Since this position requires a high level of French proficiency, the following details are described in French. **

La production de documents n'a pas de secret pour vous, vous maitrisez parfaitement les logiciels bureautiques (Microsoft Word, Outlook, Excel et PowerPoint) et vous souhaitez diriger une petite équipe au sein d'un beau cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal?

Vous serez en charge de la gestion de la prestation des services de production de documents auprès des avocats ainsi que des clients internes et externes.

Vos responsabilités:

Direction d'équipe
• Assurer une supervision adéquate des opérateurs sous sa responsabilité, en mettant l’accent sur l’excellence et la prestation de services.
• Coordonner les ressources disponibles de façon à maximiser l’efficacité des membres de l’équipe.
• Gérer les problèmes soulevés par les clients à l’échelle régionale et faire le suivi auprès des opérateurs dans le cadre de leur formation.
• Voir à ce que le travail soit réparti adéquatement en tout temps et gérer efficacement les absences des opérateurs afin de maintenir un degré de prestation de services élevé et de respecter les échéances prévues.
• Travailler en étroite collaboration avec les responsables du centre de production des documents des autres bureaux pour veiller à l’atteinte des objectifs en matière de répartition du travail et de prestation des services à l’échelle nationale.
• Faire le suivi du rendement général des opérateurs afin de s’assurer que les membres de l’équipe possèdent les compétences voulues et qu’ils acquièrent de nouvelles aptitudes.
• Fournir une rétroaction dans le cadre de l’évaluation annuelle du rendement des opérateurs directement sous sa responsabilité.
• Participer au processus de recrutement de nouveaux opérateurs.
• Prendre part à l’accueil et à l’intégration des nouveaux opérateurs.
• Travailler en étroite collaboration avec l’ensemble des fonctions de soutien et des fonctions opérationnelles afin que les postes et les normes de service répondent aux besoins.

Production de documents
• Produire, formater et modifier de la correspondance, des documents, des rapports, des pièces jointes et d’autres textes qui proviennent de diverses sources; voir à ce que le style du cabinet soit appliqué uniformément à ces textes et, ce faisant, respecter les systèmes/procédures du cabinet.
• Produire et modifier des présentations PowerPoint, des organigrammes, des textes pour multipostage, des feuilles de calcul Excel et des graphiques.
• Vérifier les documents pour s’assurer qu’ils sont corrects, conformes aux styles de l’entreprise et, le cas échéant, les informations à être confirmées ont été mises en évidence par les utilisateurs des services
• Communiquer avec les utilisateurs des services relativement à la production de documents.
• Indiquer aux utilisateurs des services à quelle étape le travail en est rendu.
• Veiller à ce que les documents soient produits dans les délais impartis, selon des normes optimales.
• Faire le suivi des demandes de travail en vérifiant régulièrement les charges de travail; aider ses collègues et modifier au besoin les priorités, de façon à éviter tout retard.
• Soutenir et aider les autres membres de l’équipe en partageant ses connaissances sur les systèmes et en veillant à ce que les compétences de chacun soient améliorées.
• Au besoin, aider les autres opérateurs à s’acquitter de leurs tâches, à l’échelle nationale et locale.
• Aider à répondre aux demandes de soutien logiciel.

Salaire compétitif, bel environnement de travail et gamme compléte d'avantages sociaux!

Envoyez-nous votre CV et soyez le nouveau leader de cette belle équipe!

Salary : Ouvert selon expérience

As an equal opportunity employer, Personnel Alter Ego values diversity in its workforce and seeks to ensure all
groups remain fairly represented. Candidates must have the legal right to work in Canada.
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Legal assistant
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Administrative and clerical support
HR and recruiting
Management / Administration
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