Horaire de travail : 8h30 à 5h30
Entreprise en pleine expansion dans le domaine du marketing et de la communication stratégique recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) multitâches pour s’occuper de 2 volets, soit :
A- Soutien administratif aux chargées de projets
B- Contribution aux événements.
A- Volet soutien administratif :
- Filtrer les appels, transférer les appels et prendre les messages téléphoniques;- Prise en charge des courriers (FedEx, Purolator, etc.);
- Accueillir les clients à la réception et commander les repas lors des rencontres;
- Achats de fournitures de bureau;
- Maintenir les locaux propres (cuisine, salle de papeterie, etc.);
- Classement.
B-Volet événements :
- Assurer le bon déroulement de projets en collaboration avec les chargées de projets;
- Créer des listes d’invités / participants et les mettre à jour et personnaliser les invitations;
- Recherche de renseignements sur Internet pour les renseignements manquants;
- Rédiger des rapports au besoin;
- Suivis auprès des participants (téléphoniques, par télécopieur et courriel) et répondre aux questions;
- Préparer des documents nécessaires aux différents événements (formulaires d’honoraires et de dépenses, contrats, etc.) et vérifications post événements;
- Compilation des formulaires d'évaluation et les analyser.
Expertise:
- Essentiel Un à - 3 ans d’expérience de travail en tant qu’adjointe administrative
- Essentiel - Maîtriser les logiciels Outlook, Word et Excel ainsi qu'Internet
- Essentiel - Bilinguisme (oral et écrit) avec un niveau de langue d’affaires
- Atout - Connaissance du milieu pharmaceutique, de la santé et ou de la publicité
Général:
- Essentiel - Sens de l'initiative, autonome et organisation
- Essentiel - Capacité de travailler sous pression
- Important - Diplôme secondaire 5
- Important - Souci aigu du service auprès de la clientèle.