Emplois disponibles pour :
Traitement de texte

Notre client, un cabinet d'avocats fort réputé désire joindre à son équipe une adjointe aux services linguistiques (horaire de 10h à 18h), situé en coeur du centre-ville de Montréal.

Principales responsabilités:
- Apporter à divers document de nature complexe les modifications demandées en anglais ou en français;
- Effectuer la mise en page de documents volumineux (en utilisant notamment les styles, les renvois, les signets, la numérotation hiérarchisée) et créer et modifier des tableaux ainsi que des graphiques (en utilisant les fonctions avancées de Word, Excel et PowerPoint);
- Participer à quelques tâches administratives du service au besoin (notamment ouvrir et classer les dossiers, répondre aux demandes ponctuelles des membres du service).

Exigences:
- DEC en bureautique ou expérience équivalent;
- Maîtrise des fonctions avancées de Word XP et bonnes connaissances de PowerPoint et Excel;
- Connaissances de Workshare Professional, Acrobat, Outlook, SAP et MultiTrans, un atout;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
- Grande disponibilité en dehors des heures normales de travail;
- Faire preuve d’aptitude à travailler en équipe;
- Avoir la capacité de travailler sous pression;
- Démontrer une grande capacité à apprendre rapidement;
- Être autonome;
- Faire preuve de minutie et de flexibilité;
- Avoir le sens de la planification et de l’organisation.

Vous êtes lève tard et vous maîtrisez la suite MsOffice? Envoyez-moi votre CV sans plus tarder!
Notre client, un grand cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une spécialiste à la production de documents pour travailler la fin de semaine, experte sur la suite MsOffice.

Horaire - Poste de fin de semaine : vendredi, samedi et dimanche, pour un total de 33,75 h en 3 jours, donc le même nombre d’heures que pour un poste à temps plein.
Les heures sont de 8h30 à 21h avec une pause de 45 minutes de lunch et 30 minutes au souper.

Il incombe au spécialiste, production de documents, d'offrir aux avocats des services intégrés, professionnels, exacts et efficients. Le spécialiste devra connaître à fond tous les progiciels qui servent à produire les documents du cabinet, notamment Word, PowerPoint, Excel et Outlook. Il devra donner des conseils sur la présentation des documents et les solutions de reformatage; il sera également appelé à gérer la banque des précédents du cabinet afin que tous les documents soient conformes au style du cabinet et à ce qu'ils soient mis à jour systématiquement en fonction des directives que donnent les services juridiques. L'équipe des Services de production de documents suivra de près le bon déroulement des tâches; elle surveilla la charge de travail de ses membres en veillant à ce que les exigences de chaque secteur soient remplies; enfin, elle offrira des services « à la carte » pour faire en sorte que les délais impartis soient toujours respectés.

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :

Production de documents:
- Produire, formater et modifier de la correspondance, des documents, des rapports, des pièces jointes et d'autres textes qui proviennent de diverses sources, voir à ce que le style du cabinet soit appliqué uniformément à ces textes et, ce faisant, respecter les systèmes/procédures du cabinet
- Produire et modifier des présentations PowerPoint, des organigrammes, des textes pour multipostage, des feuilles de calcul Excel et des graphiques
- Utiliser efficacement les systèmes de manière à mener les tâches à bien en respectant les priorités
- Corriger les épreuves et vérifier les documents pour en supprimer toute faute; voir à ce qu'ils soient conformes au style du cabinet et, le cas échéant, surligner les pièces jointes avant de les transmettre aux adjoints à la pratique
- Au besoin, communiquer avec les avocats, les chefs d'équipe, les adjoints à la pratique et l'administration relativement à la production de documents
- Indiquer aux utilisateurs des services à quelle étape le travail en est rendu
- Veiller à ce que les documents soient produits dans les délais impartis, selon les normes optimales
- Travailler à définir les niveaux de service en suivant les directives du chef de l'équipe des Services de production de documents
- Soutenir et aider les autres membres de l'équipe en partageant ses connaissances sur les systèmes et en veillant à ce que les compétences de chacun soient améliorées
- Au besoin, aider les autres spécialistes de la production de documents à s'acquitter de leurs tâches, à l'échelle nationale et locale

Autres fonctions et responsabilités:
- Communiquer avec les utilisateurs des services et s'enquérir de leurs exigences
- Vérifier régulièrement les charges de travail au centre de production de documents et aider ses collègues en modifiant au besoin les priorités, de façon à éviter tout retard
- Aider les membres du centre de production de documents ou les adjoints à la pratique dans les temps morts et toutes les fois où cela est nécessaire
- Veiller à ce que le niveau de service soit maintenu par l'équipe quel que soit le quart de travail
- Au besoin, travailler efficacement avec d'autres groupes juridiques ou de soutien
- Participer aux séances de formation régulières pour être parfaitement au fait des systèmes
- S'acquitter de toute autre fonction selon les demandes formulées par les responsables d'équipe des groupes de pratique et des Services de production de documents ou le directeur des Services nationaux de soutien juridique

Principales exigences:
Il incombe au spécialiste, production de documents, de tenir à niveau ses compétences et de se familiariser avec les services du cabinet, son personnel clé, ses clients ainsi que ses systèmes et procédures internes. De la sorte, le spécialiste, production de documents, pourra exécuter efficacement ses fonctions; le cas échéant, il discutera de ses besoins de formation supplémentaire avec son chef d'équipe.

Tout spécialiste, production de documents, doit maîtriser les compétences fondamentales suivantes :
- Vitesse de frappe d'au moins 60 mots à la minute et exactitude requise
- Connaissance poussée des systèmes Microsoft Word, Outlook, Excel et PowerPoint ainsi que de tout autre système de base qu'utilise le cabinet
- Capacité d'effacer le formatage de documents et de reformater ceux-ci en fonction du style du cabinet
- À même de régler les problèmes qui se trouvent dans des documents, avec ou sans le soutien des TI
- Excellentes manières au téléphone
- Excellentes compétences en matière de communication; esprit d'équipe
- Souci du détail
- Souple et fiable
- Peut prendre des initiatives
- Reste calme sous pression et peut respecter des échéanciers serrés
- Consciencieux, d'abord facile et enthousiaste
- Peut rapidement inspirer confiance, jouit du respect et de la confiance de ses pairs.

Autres exigences:
- Excellentes compétences linguistiques en français et anglais, à l'oral comme à l'écrit
- Très bonne connaissance des services de soutien
- Volonté d'améliorer ses propres compétences et celles de ses collègues
- Déterminé à faire en sorte que les services du meilleur calibre soient offerts et maintenus.

Vous êtes autonome et rêvez de travailler un temps plein en 3 jours? Ce poste vous permettra de le faire!