Emplois disponibles pour : Traitement de texte




Un cabinet d’avocats, de taille moyenne, situé à proximité du métro Peel est actuellement à la recherche d’une spécialiste en production de document.
Il s’agit d’une ouverture dans un cabinet d’avocats situé à proximité du métro Peel.
C’est un poste permanent, 35h/sem.
Salaire ouvert selon expérience.

Ce poste fait partie des Services de soutien juridique/CPD. On s’attend de la personne qui l’occupe qu’elle fournisse un soutien centralisé pour tous les besoins documentaires et administratifs. De plus, on s’attend à ce qu’elle offre un service à la clientèle exceptionnel en tout temps aux équipes de secrétariat, d’avocats, de parajuristes et de stagiaires. Le poste est sous la direction de la superviseure des Services de soutien juridique du bureau de Montréal.

Responsabilités générales

• Soutien dans le cadre des clôtures ou du dépôt de documents dans divers domaines de pratique
• Tâches administratives, comprenant le traitement de texte, la rédaction de correspondance et de documents, le dépôt manuel ou électronique de documents, y compris l’inventaire de boîtes, le soutien dans la création, la modification, la révision, la numérisation ou la finalisation de documents, la transcription, la préparation et la révision de présentations, le tout en s’assurant que la mise en page correspond aux normes du cabinet
• Soutien comptable comprenant la saisie des heures de travail, la préparation ou la finalisation des comptes selon les modèles du cabinet
• Organisation des préparatifs de voyage et des itinéraires, au besoin
• Gestion de l’horaire des réunions, réservation des salles et autres besoins particuliers
• Contribution à des projets spécialisés, au besoin
• Communication entre le personnel, les avocats et les adjointes en ce qui a trait aux exigences de travail
• Soutien de dépannage chaque fois qu’il est possible pour des documents problématiques ainsi que trucs et astuces sur les logiciels du cabinet à tous les employés
• Programmes de formation continue et de développement professionnel afin d’améliorer ses connaissances et ses compétences
• Collaboration étroite entre les Services de soutien juridique et les autres services administratifs afin que tous travaillent ensemble comme une seule équipe
• Soutien spécifique au domaine de pratique (litige, immobilier, corporatif ou autre), au besoin
• Supervision et coordination de la production des livres de clôtures au bureau de Montréal, de concert avec la superviseure du Centre d’affaires et le préposé aux livres de clôture
• Respect des politiques, des procédures et des pratiques exemplaires du cabinet et des Services de secrétariat et promotion de celles-ci auprès des autres membres du cabinet
• Leadership dans l’apprentissage des technologies et des pratiques actuelles, ainsi que des nouvelles; utilisation de leur plein potentiel et promotion auprès des autres membres du cabinet

Exigences du poste


Le candidat choisi détient un certificat ou un diplôme en secrétariat et une expérience d’au moins cinq ans dans le domaine. De l’expérience pertinente dans un environnement juridique est un atout. Le candidat doit être un utilisateur avancé de la suite Microsoft Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Visio, Access) et Adobe. Le candidat doit être prêt à faire des heures supplémentaires si nécessaire.

Compétences

Posséder de solides compétences à l’oral et à l’écrit (français et anglais).
• Posséder un grand sens de l’organisation et d’excellentes compétences interpersonnelles et en service à la clientèle.
• Posséder d’excellentes compétences en résolution de problème et en résolution de conflit.
• Être un coéquipier productif et polyvalent, qui peut gérer plusieurs priorités.
• Un excellent jugement, la capacité d’établir des priorités, l’attention au détail, la discrétion et le professionnalisme sont des qualités essentielles pour ce poste.
• Vouloir prendre en charge des projets et être capable de travailler à la fois seul et en équipe.
• Demeurer à jour sur les pratiques exemplaires à observer et s’y conformer quotidiennement.
• Assister à toutes les sessions de formation nécessaires à la croissance et au développement professionnel.
• Posséder une grande faculté d’adaptation

N'hésitez pas à m'envoyer votre CV si ce poste vous intéresse!
Vous êtes polyvalente et aimez le travail diversifié? Un cabinet d’avocats de taille moyenne est à la recherche d’une adjointe désirant s’impliquer au niveau des ressources humaines, de la direction générale et du soutien administratif en général. Le poste est situé à proximité du métro Square Victoria et de la Gare centrale.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
•Assister la directrice générale dans ses tâches quotidiennes;
•Aider à la coordination des procédures administratives;
•Assister dans la gestion de projets spéciaux et/ou évènements;
•Créer des chiffriers Excel, y insérer des formules, faire les entrées de données et s’assurer de l’exactitude de celles-ci;
•Rédiger des communiqués internes, produire des rapports et communiquer avec les clients et/ou fournisseurs;
•Effectuer la gestion de certaines lettres aux clients (envois par courrier, télécopieur, courrier électronique, copies, numérisation, classement, etc.);
•Corriger des factures et s’assurer de l’intégrité des corrections dans différents systèmes logiciels;
•Contribuer activement aux opérations de gestion des ressources humaines;
•Aider à la planification et mise en place de certaines activités de formation;
•Faire le suivi et rappel nécessaires dans les dossiers;
•Offrir un service à la clientèle professionnel et courtois;
•Exécuter d’autres tâches connexes au soutien administratif.

EXIGENCES
•Excellente maîtrise du français et de l’anglais (orthographique et grammatical);
•Attestation d’études collégiales (AEC), bureautique, comptabilité ou l’équivalent;
•Habilité à travailler avec les chiffres ou des chiffriers Excel;
•Un minimum d’une (1) année d’expérience à un poste similaire;
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et excellentes habiletés d’apprentissage de nouveaux logiciels.
Il s’agit d’un poste permanent, du lundi au vendredi.
Salaire ouvert selon expérience.
Notre client est à la recherche d'une adjointe administrative au sein d’une compagnie située au centre-ville de Montréal (métro Peel ou Bonaventure).

Relevant de la directrice, Service clients, l’adjoint(e) assure un rôle de soutien administratif auprès de la direction et collabore à l’exécution générale des mandats en cours en offrant une aide à l’équipe de recherche. Ce poste offre des responsabilités variées dans un environnement stimulant au sein d'une société en pleine croissance.

Rôles et responsabilités
A. SOUTIEN ADMINISTRATIF
• Rédiger, réviser et mettre en page des documents de types variés tels que rapports clients, présentations, lettres, biographies de candidats, organigrammes et communiqués;
• Imprimer et relier les documents destinés aux clients;
• Traduire certains documents, tel que requis;
• Assurer un rôle de soutien administratif auprès de la direction, notamment par la gestion des agendas, la planification des rencontres, les déplacements, etc.;
• Organiser et coordonner des rencontres, des voyages d’affaires et effectuer les réservations requises;
• Transcrire les minutes des réunions du comité consultatif;
• Commander les fournitures et les services requis pour le fonctionnement efficace du bureau et tenir les inventaires à jour;
• Assurer l'entretien des équipements de bureau et, lorsque des réparations sont nécessaires, prendre les dispositions pour qu'elles soient effectuées;
• Classer et organiser les dossiers (physiques et électroniques) en établissant un système d’archivage des dossiers en cours et des dossiers fermés;
• Ouvrir et distribuer le courrier et transmettre les renseignements à l'interne.

B. SERVICES AUX CLIENTS
• Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques, les rediriger ou transmettre les messages;
• Acheminer les documents destinés aux clients par la poste ou prendre les dispositions pour les services de messagerie et faire le suivi approprié pour assurer la bonne réception.

C. RECHERCHE
• Collaborer à l’exécution générale des mandats en cours en offrant une aide à l’équipe de recherche;
• Contribuer à la mise à jour des bases de données afin d'assurer l'intégrité des informations;
• Effectuer diverses recherches en utilisant les outils informatiques appropriés..

Qualifications professionnelles :
• Détenir un minimum de 10 ans d'expérience pertinente dans un poste similaire;
• Avoir rédigé, révisé et corrigé des textes dans un environnement professionnel;
• Avoir certaines connaissances liées au monde des affaires;
• Être apte à effectuer des recherches;
• Maîtriser les langues française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Posséder des connaissances de niveau expert sur Word et Outlook ainsi que de bonnes connaissances d’Excel et de PowerPoint.

Compétences personnelles :
• Apte à contribuer à l’image de marque de l’entreprise par une présentation professionnelle et une attitude courtoise;
• Sens développé pour le service à la clientèle;
• Curiosité intellectuelle développée;
• Grande discrétion et diplomatie;
• Dynamisme, entregent, esprit d'équipe et flexibilité;
• Souci de la qualité et du détail, ainsi que minutie;
• Esprit méthodique dans la réalisation des tâches;
• Organisation, autonomie et capacité d'effectuer un travail de qualité dans des délais serrés.

La candidate doit être perfectionniste et s’adaptait rapidement à son poste et à son environnement.

Formation académique :
• Formation collégiale en administration des affaires, en technique bureautique, en secrétariat ou toutes autres combinaisons de formation et d’expérience jugée pertinente.

Horaire de 8h à 17h, 40h/semaine.
Notre client, un petit cabinet d’avocats situé au Vieux Montréal (Métro Square Victoria), est à la recherche d'une secrétaire-réceptionniste permanente.

Vous êtes débrouillarde, souriante, accueillante à la réception, discrète, serviable, proactive, travaillante et vous aimez que les journées se suivent mais ne se ressemblent pas...Ce poste vous comblera!

Tâches :
- Réception et transfert des appels
- Accueil des clients
- Diverses tâches cléricales ou de secrétariat : mises à jour, comptes de dépenses, fax, entrées de temps, archivage, numérisation, courrier, ordre des salles de conférence, facturation, etc.
- Diverses tâches ménagères : arroser les plantes, veiller à ce que les salles de conférence soient toujours propres et en ordre, vider et remplir le lave-vaisselle et s’assurer que la cuisine soit propre, remplir le savon, le café, le sucre, le lait, etc.

Horaire de 8h30 à 17h.
Salaire entre 27-30K selon l'expérience des candidates.