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Réception

Notre client, un organisme à but non lucratif situé près du métro Square Victoria, est à la recherche d'une secrétaire juridique francophone pour un mandat temporaire d'une durée indéterminée.

Description des tâches :

• Préparer et rédiger la correspondance ainsi que les documents de nature juridique.
• Assurer le suivi des dossiers par le biais de plumitifs et auprès des maîtres des rôles des différentes instances judiciaires.
• Gérer et respecter rigoureusement le calendrier des délais prévus au Code de procédures civiles et en assurer le suivi selon les règles applicables aux procédures juridiques des différents tribunaux.
• Gérer l'agenda des professionnels desservis.
• Assurer le suivi et la compilation des relevés d'assiduité du personnel.
• Assurer la réception des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
• Procéder à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier.
• Effectuer le classement, le déclassement annuel et la gestion des documents de l'unité administrative.
• Assister à des réunions, prendre note des échanges et rédiger des comptes rendus ou des procès-verbaux.
• Toutes autres tâches connexes.

Connaissances générales requises :

• Secondaire V professionnel (DEP) en technique de secrétariat juridique.
• Trois (3) années d'expérience à un poste de secrétaire juridique.
• Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit, aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, sens de l'organistion et de la planification.
• Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques (notamment la suite MS Office Pro).

Horaire de travail : 8h30 à 16h30

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Responsabilités du poste :

• Assurer un support administratif au Service des RH : accueil et orientation des visiteurs, réception et transfert des appels, réservation de salles de réunion/entrevue.
• Procéder au paiement des factures dans le système de comptabilité financière Oracle.
• Assurer la gestion des dossiers confidentiels des employés.
• Effectuer les commandes de papeterie.
• Assurer la distribution du courrier et faire des envois postaux.
• Assurer la liaison avec les différents fournisseurs pour le maintien des outils informatiques (ex : photocopieurs, etc.).
• Attribuer les accès dans le SharePoint RH et mettre à jour les listes d’utilisateurs.
• Autres tâches connexes.

Exigences du poste :

• Diplôme Secondaire 5.
• Bilingue (francais – anglais).
• 2 à 5 ans d’experience dans un poste connexe.
• Bonne connaissance d’Excel et Word.
• Connaissance d’Oracle est un atout Connaissance d’Oracle (un atout).
• Expérience en tant que réceptionniste ou autre expérience connexe (un atout).
Saint-Laurent

Plus d'information
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