Emplois disponibles pour :
Adjointe administrative

Notre client, une compagnie dans le domaine de la construction situé à proximité du métro Sauvé, est à la recherche d'une adjointe aux projets.

Tâches:
· Assurer les services administratifs des projets:
- Gérer toute la documentation électronique (documents informatisés) et papier (plans, devis) reliées aux projets de construction;
- S’assurer que tous les documents requis comme les DA, ODC, DIT, DIRECTIVES, ÉCHANTILLONS sont obtenus et classés ou transmis aux sous-traitants:
- Assister aux réunions de chantier et prendre les minutes si requises;
- Préparer les bordereaux de transmission de différents documents techniques aux sous-traitants ou professionnels;
- Préparer les bordereaux de réquisition de MO et matériaux et autres formulaires;
- Assister l’équipe projet dans toutes tâches connexes d’administration.
· Préparations de l’administration des chantiers incluant la création des dossiers papiers et dossiers électronique pour le projet et les cartables de gestion requis;
· Effectuer le suivi des dessins d’atelier et des fiches techniques;
· Gérer les formulaires provenant du Plan qualité, du manuel ISO et du programme de prévention sécurité et assurer le classement;
· Effectue le suivi des rapports quotidiens de chantier;
· Compose et transmet des correspondances aux différents intervenants;
· Assure le suivi quotidien sur notre plateforme réseau, sharepoint et fieldwire;
· A la fin du projet, assurer l’archivage électronique et papier du dossier des projets aux archives.

Les projets de construction n'ont pas de secret pour vous? Vous êtes organisée, forte au niveau de la technologie et êtes en mesure de mener plusieurs projets de front? Ce poste vous permettra de relever plusieurs défis!
Notre client, une compagnie dans le domaine de la construction situé au métro Sauvé, désire joindre à son équipe, une adjointe spécialisée.

À faire:
· L’adjoint est capable de lire un devis afin de pouvoir déterminer les documents de fin de projets, garanties, manuels d’opérations et d’entretien requis;
· L’adjoint prépare les cartables de fin de projet (architecture, structure et civil, etc.) et ajoute les documents de garantie et manuels d’entretien fournis par les sous-traitants, tant au niveau électronique que papier;
· S’occupe des déficiences avec la collaboration du gérant de projets;
· S’occupe, en collaboration avec les équipes projets et la comptabilité, de la réception, suivi, préparation des demandes de paiements des sous-traitants afin de transmettre les dossiers complets à la comptabilité;
· Fait l’envoi des courriels et le suivi, des demandes de documents d’envois de début de chantier, et s’assure de la légitimité et de la complétion de ceux-ci;
· Assure le suivi quotidien sur notre plateforme réseau, sharepoint et fieldwire;

Les documents spécialisés dans le domaine de la construction n'ont pas de secret pour vous? Nous sommes à la recherche de votre expertise!
Notre client, un cabinet d'avocats spécialisé en propriété intellectuelle au métro Bonaventure, est à la recherche d'adjointes administratives qui aimeraient être formées en PI ou qui ont de l'expérience au niveau des brevets.

Nous sommes à la recherche de personnes motivées et enthousiastes, afin de fournir du soutien administratif aux avocats et aux agents de brevets.

Responsabilités:
• Travailler à la préparation, à la modification et au dépôt de demandes de brevets pour les dossiers canadiens et étrangers ;
• Coordonner et gérer l’ouverture de nouveaux dossiers ;
• Veiller au respect des échéances et à la gestion des demandes de prorogation et de toutes autres contraintes de temps ;
• Voir aux tâches administratives générales, y compris à la compilation des heures de travail, à la préparation des factures, à la gestion des dossiers et des courriels ;
• Communiquer avec les clients, l’OPIC et toute autre partie ;
• Certaines tâches pourraient être modifiées ou d’autres pourraient vous être assignées.

Qualifications et Compétences:
• Posséder un diplôme d’adjoint administratif ou de l’expérience pertinente ;
• Avoir 2 à 5 ans d’expérience au sein de services professionnels. Toute expérience antérieure dans le domaine de la propriété intellectuelle sera considérée comme un atout ;
• Posséder d’excellentes compétences interpersonnelles et de bonnes aptitudes à communiquer en français et en anglais, y compris la capacité à travailler directement avec les clients et le personnel de tout niveau ;
• Avoir un grand souci du détail, un sens de l’organisation exceptionnel et être proactif ;
• Avoir une maîtrise approfondie de MS Office et apprendre rapidement à se servir de nouveaux logiciels et technologies.

Vous recherchez un nouveau défi et vous rêvez d'être formé dans un nouveau domaine? Saisissez cette chance en or!
Notre client, une compagnie prestigieuse et très reconnue située au métro Square Victoria est à la recherche d'une adjointe pour seconder la Directrice administrative, qui s'occupe également du volet des ressources humaines.

Nous sommes à la recherche d'une candidate parfaitement bilingue ou très forte à l'anglais écrit pour pouvoir aisément traduire des textes en français, par exemple une description de tâches.

Qualifications recherchées auprès de la candidate :
• Belle complicité avec sa patronne
• Beaucoup de travail d'équipe
• Bonne attitude
• Ambitieuse, qui veut faire carrière
• Se présente bien, allure professionnelle
• Beaucoup de jugement et de doigté
• "Techno" côté informatique
• Beaucoup de fini et de tact
• Enthousiaste
• Discrète
• Impliquée

Tâches que la candidate sera amenée à accomplir :
• Rédaction de courriels, notes de service, description de tâches sur Linked In par exemple, politiques de l'entreprise, documents administratifs, etc.
• Gestion d'agenda
• Classement
• Recherche de candidats
• Réception et tri des CV
• Seconder la Directrice dans la logistique et la coordination pour le réaménagement des bureaux
• Formation de nouveaux employés
• Préparation de présentations
• Organisation d'évènements

C'est une compagnie de très grande envergure donc nous recherchons une candidate hors pair qui se présente toujours de façon professionnelle.

Vous êtes à l'aise avec ce genre de culture d'entreprise? Si vous savez faire vos preuves, ce poste vous permettra d'évoluer et de grandir au sein de la compagnie!
Notre client, situé à Lachine, recherche une adjointe aux chargés de projets dans le domaine de la construction, pour un poste permanent.

Responsabilités principales :

• Préparation et suivi des contrats, bons de commande et bons de changement
• Suivi de projet (échéanciers, coordination diverse, préparation des contrats de sous-traitance et des contrats entre l’entrepreneur général et le propriétaire/promoteur, etc.)
• Assister et être le point de contact avec les chargés de projet, contremaîtres de chantier et les sous-traitants
• Contacts direct avec professionnels (ingénieurs-conseils, les architectes et designers), sous-contractants, et clients corporatifs
• Coordination de plans et devis (incluant maintenir à jour une base de données sur nos serveurs et en ligne)
• Préparation de documents de soumission, plans soumis, bons de commande et suivi des approbations
• Créer et maintenir à jour une liste des plans reçus
• Coordination des approbations et des dessins d’atelier soumit
• Coordination et préparation des documents de fin de projet
• Coordination des modifications, prix (facturation progressive pour plusieurs projets) et bons de modification
• Création et suivis de la facturation dans des fichiers Excel élaborés
• Réception des appels pour déficience et suivi des actions prises
• Prise d’appel et gestion d’agenda pour le Vice-Président
• Travail administratif général
• Remplacement à la réception

Qualifications requises :
• Un diplôme en études secondaires
• Expérience en travail de bureau au Canada obligatoire
• Expérience avec Maestro, PlanGrid, MsProject, NavisWorks, BIM un atout mais non nécessaire

Compétences exigées :
• Bilingue écrit et parlé obligatoire
• Capacité à prioriser les tâches dans un environnement en changement continuel
• Excellente maîtrise de la suite Office, particulièrement Excel
• À l’aise avec les nouvelles technologies – nous utilisons et implantons une variété d’outils informatiques tel que PlanGrid, etc.
• Doit s’adapter et apprendre de nouveaux logiciels selon les besoins du poste
• Expérience dans le domaine de la construction un atout mais non obligatoire
• Organisé(e)
• Débrouillard(e)
• Attitude positive et proactive