Emplois disponibles pour :
Adjointe administrative

Notre client, un cabinet d'avocats spécialisé en PI, situé au centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe exécutive pour seconder l'Asssocié Directeur et le groupe Litige.

Nous recherchons une candidate expérimentée, bilingue et professionnelle. L'expérience en cabinet d'avocats ou plus spécifiquement en litige serait simplement un atout.

RESPONSABILITÉS :
• S’occuper des affaires professionnelles et personnelles de l’associé principal du cabinet de Montréal et toute tâche connexe
• Assister l’associé principal dans divers projets d’envergure
• Collaborer de près avec les autres membres de l’équipe de litige
• Travailler à la préparation et au dépôt de documents pour le client et la cour 
• Veiller au respect et à la gestion des échéances pour les dépôts et de toutes autres contraintes de temps 
• Voir aux tâches administratives générales, y compris à la compilation des heures de travail, à la préparation des factures et à la gestion des dossiers 
• Répondre aux clients et à toute autre partie 
• Certaines tâches pourraient être modifiées ou d’autres pourraient vous être assignées

QUALIFICATION:
• Posséder un diplôme dans le domaine juridique ou une combinaison d’éducation et d’expérience pertinente
• Posséder 5 à 10 ans d’expérience au sein de services professionnels, de l’expérience antérieure dans le domaine du litige et une bonne connaissance des cours fédérale et du Québec sera considéré comme un atout 
• Avoir d’excellentes compétences interpersonnelles et de bonnes aptitudes à communiquer en français et en anglais, y compris la capacité à travailler directement avec les clients et le personnel de tout niveau ;
• Posséder un grand souci du détail, un sens de l’organisation exceptionnel et être proactif ;
• Avoir une maîtrise approfondie de MS Office et apprendre rapidement à se servir de nouveaux logiciels et technologies.

Vous rêvez d'être adjointe de direction dans le milieu juridique? Envoyez-nous votre CV sans plus tarder!
Notre client, basé en plein centre-ville de Montréal, est à la recherche d’une commis comptable/adjointe administrative bilingue pour assister l’équipe de direction dans la gestion quotidienne de l’entreprise.

Principales responsabilités :
- Entrée de données comptables.
- Maintenir divers tableaux Excel.
- Classement de documents administratifs et comptables.
- Numérisation de documents (Dépenses refacturables, avis de cotisation, factures).
- Participer au processus de fin de mois et de fin d’année.
- Maintenir et effectuer un suivi rigoureux des payables et des recevables.
- Rédaction, mise en page et correction de documents divers (rapport, lettres, présentations, etc.).
- Saisie et mise à jour d’informations dans le CRM de Microsoft (contacts, opportunités, fiches de projets).
- Logistique administrative de bureau (accueil des clients, etc.).
- Exécution de toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises :
- DEC/AEC en techniques administratives et/ou comptabilité.
- 2 à 3 années d’expérience sur un poste équivalent.
- Maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Atouts : connaissance de QuickBook Online et du CRM de Microsoft.
- Bilinguisme requis : français et anglais à l’oral et à l’écrit.
- Autonomie, rigueur, polyvalence et dynamisme dans la réalisation quotidienne des fonctions.
- Bonne compréhension et connaissance des principes généraux en comptabilité.
Notre client, basé à Saint-Hyacinthe, recherche une adjointe administrative pour son VP finance.

Tâches:
• Gestion du calendrier de la vice-présidente;
• Gestion, suivi et classement des communications et des dossiers des vice-présidents;
• Préparation des documents liés au conseil d’administration, comité exécutif et autres sous-comités relevant du conseil d’administration;
• Assurer la communication entre les vice-présidents et leurs directeurs;
• Préparation et coordination de rencontres et d’événements;
• Préparation de présentations Power Point;
• Rédaction de lettres, communiqués et autres types de documents;
• Coordination des voyages d'affaires.
• Coordination du dossier des vacances et absences des employés;
• Conciliation de cartes de crédits corporatives et préparation de comptes de dépenses;
• Traitement des factures du département;
• Coordination avec les intervenants pour la maintenance de l'immeuble;
• Toutes autres tâches connexes demandées par le supérieur immédiat.

Qualifications:
• Diplôme d’études collégiales ou toute formation équivalente;
• Plus de 5 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire;
• Discrétion et souci élevé de confidentialité de l’information;
• Disponibilité et flexibilité;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrit et parlé;
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
• Démontre une forte autonomie, de l'initiative, de l'entregent et un sens élevé de discernement;
• Sens des priorités et débrouillardise;
• Sens de l’organisation élevé.
Saint-Hyacinthe

Plus d'information
Notre client, une entreprise qui lie innovation à la haute technologie médicale au métro Square Victoria, est à la recherche d'une adjointe de direction pour seconder la PDG.

Sous la supervision de la présidente-directrice générale, l’adjointe de direction coordonne l’ensemble des activités de la PDG. Elle accorde un soutien pour les tâches administratives et assure le lien entre la PDG et son équipe d'une part, et entre celle-ci et son CA, d'autre part. Elle veille à ce que la PDG reçoive tout le soutien nécessaire à l'accomplissement de ses fonctions protocolaires et politiques.

Nous recherchons une candidate proactive, dynamique et sur qui la PDG pourra toujours compter!

Tâches:
o Participer à la planification et l’organisation du travail en fonction des échéanciers et de son agenda, y incluant la gestion des courriels (rendez-vous, repas, réunions, voyages, déplacements, conférences) et effectuer les suivis;
o Assurer le soutien administratif des différents comités (Conseil d'administration, comité exécutif et comité scientifique);
• Planification de la logistique des réunions et envoi de la documentation;
• Envoi des invitations et suivi du quorum;
• Rédaction de l’ordre du jour;
• Prise de notes et rédaction des procès-verbaux (en français).
o Accorder un soutien administratif à la PDG;
• Correspondance, prise d'appels et montage de présentations;
• Interaction avec les niveaux seniors des organisations externes;
• Soutien à la gouvernance;
• Rédaction, mise en page, révision de documents, suivi de dossiers
• Préparation du calendrier annuel.
o Accorder un soutien aux chargés de projets.

Qualifications requises:
o Diplôme universitaire dans une discipline jugée pertinente ou toute autre formation et/ou expérience pertinente;
o Posséder un minimum de cinq (5) années d'expérience pertinente dont une expérience dans le secteur des technologies médicales - un atout;
o Connaissance du secteur des technologies médicales et intérêt pour celui-ci - un atout;
o Connaissance des orientations des organismes subventionnaires fédéraux et provinciaux et des différents programmes et règles de financement et du fonctionnement et des exigences du milieu de la recherche - un atout;
o Bonne connaissance du milieu universitaire et de ses règles administratives - un atout;
o Capacité à saisir les enjeux, à mener plusieurs dossiers en parallèle et à respecter des échéanciers;
o Grande autonomie, capacité d’adaptation et résistance au stress;
o Créativité, proactivité, rigueur et esprit d'équipe;
o Fortes habiletés en relations interpersonnelles (tact et diplomatie);
o Excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais);
o Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Work, PowerPoint, etc.)

Le domaine vous allume? Ce poste vous comblera!
Notre client, basé au centre-ville de Montréal, cherche à pourvoir le poste d’adjoint(e) à la direction et à l’administration (comptabilité et secrétariat). Sous la responsabilité de la directrice générale, la personne titulaire du poste aura comme mandat de l’assister et de prendre en charge l’ensemble des activités administratives liées à la comptabilité et le suivi des dossiers de remises gouvernementales et de subventions.

Compétences recherchées :
-Maîtrise des techniques comptables et financières.
-Connaissance des normes comptables.
-Maîtrise des outils informatiques en comptabilité, base de données, gestion et finance.
Plus spécifiquement la personne embauchée aura à :
•Effectuer la tenue de livres, la saisie des données dans le système comptable et les conciliations bancaires et en assurer le suivi (dépôts, facturation, comptabilité clients/fournisseurs, trésorerie, petite caisse, consignation et achat des œuvres).
•Produire des états financiers mensuels, fermer des livres, faire les déclarations fiscales et sociales.
•Aider à la préparation de la fin de d’année financière, pour la vérification annuelle.
•Assurer l’administration des ventes mensuellement
•Faire l’état des stocks et des achats, tenir l’inventaire
•Récolter et fournir les informations pour l’opération, auprès du service de paye.
•Gérer et faire le suivi des contrats de services de la corporation concernant les biens mobiliers, le bail, les contrats d’assurances, les permis, etc.
•Participer à l’élaboration et au suivi des budgets, liés aux demandes de subventions, en collaboration avec les membres de l’équipe qui déposent une demande, auprès des différents paliers de gouvernement.
•Assister les gestionnaires dans l’envoi aux membres et invités lors des événements (expositions, activités).
•Gérer l’Agenda de la direction et l’Agenda de la corporation, la boîte courriels info@ et les boîtes téléphoniques accueil et direction et faire le suivi des dossiers auprès de la direction et des personnes concernées.
•Assurer la gestion de l’information et l’archivage des documents.
•Effectuer toutes autres tâches connexes.

Qualifications requises
-Diplôme universitaire, ou collégial, en comptabilité ou administration (avec profil comptable).
Expérience requise
-Un minimum de 5 ans d’expérience dans un poste similaire.

Aptitudes
•Excellente maîtrise du français et de l’anglais parlé et écrit (bilinguisme exigé).
•Excellente maîtrise des principaux outils informatiques et grande aptitude pour la gestion de bases de données : logiciels de comptabilité (Simple comptable – Sage 50), Suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), environnement Windows et Internet et Ethernet (moteurs de recherche, Google, Sales Forces, MailChimp, Evenbrite, etc.)
Habiletés professionnelles et personnelles
•Cette personne est également reconnue pour son excellent sens de l’organisation, ses habiletés à communiquer, son aptitude à travailler en équipe et sa capacité à gérer les priorités et, occasionnellement, à travailler sous pression.
Notre client, une clinique située près du quartier Ahuntsic, est à la recherche d’une adjointe administrative qui sera sous la responsabilité de la directrice de l’administration.
Sans se limiter à la généralité de ce qui précède, elle est responsable de :
- Détenir les dossiers client jusqu’à la fin du séjour du client
- Aisance de travailler en équipe pour réaliser certains mandats
- Un sens élevé de confidentialité
- Toutes tâches de secrétariat nécessaires
- Prendre en charge tous les dossiers clients qui lui sont attitrés, les rencontrer et effectuer les suivis auprès de ces derniers de façon diligente
- Planifier le calendrier des chirurgies de ses clients
- Numériser les documents et répondre aux demandes par courriel
- Effectuer les demandes d’autorisation aux provinces pour ses clients et en effectuer le suivi
- Assurer la relève de la réceptionniste
- Participer activement à l’amélioration continue des processus et méthodes
- Facturation des clients
- Toutes autres tâches connexes à son poste

Exigences :
- Expérience minimum de 3 ans dans un poste similaire, (domaine médical un atout)
- Bilinguisme
- Maîtrise de la suite Office
- Connaissance du logiciel Medesync (un atout)
- Capacité d’offrir un excellent service à la clientèle
- Forte habileté de communication interne et externe
- Capacité et facilité d’adaptation aux changements
- Minutie et discrétion
Nous avons présentement 2 opportunités permanents dans un grand cabinet d'avocats au centre-ville de Montréal. Notre client est à la recherche de 2 adjointes juridiques litiges:
- un poste d'Adjointe juridique de soutien à l'étage
- un poste d'Adjointe juridique de relève pour des remplacements


Vous assisterez les avocat(e)s et les adjoint(e)s du groupe corporatif dans l’exécution de toutes les tâches connexes à celles de l’adjoint(e) juridique. Vous devez être parfaitement bilingue, organisée et avoir le sens de l’initiative.
Vous devrez offrir un service de haute qualité et posséder de solides aptitudes en matière de relations interpersonnelles. Ce poste requiert de la précision et un sens aigu du souci du détail.

Responsabilités:
-Rédiger et modifier des lettres, des conventions, des contrats et tout autre document dicté ou préparé dans les logiciels Word, Excel, Powerpoint ou Outlook;
-Reformater, numériser, imprimer, photocopier et télécopier divers documents;
-Préparer des documents de comparaison avec le logiciel Workshare Compare;
-Effectuer les entrées de données dans InterAction;
-Travailler en collaboration avec les avocat(e)s dans certains projets de développement des affaires;
-Effectuer la gestion du calendrier Outlook à l’occasion;
-Effectuer les entrées de temps dans le logiciel CMS;
-Préparer les projets de compte (prebills) et les factures mensuelles;
-Préparer les livres de clôture électroniques;
-Imprimer divers documents provenant des salles de données virtuelles “data rooms”;-•Toute autre tâche administrative légale.


Qualifications:
- Expérience comme adjointe juridique en litige et au sein d'un cabinet d'avocat
- Excellente maîtrise des deux langues officielles, parlées et écrites;
-Bonne connaissance des logiciels PDF Docs et Excel, Powerpoint, Outlook;
-Niveau élevé de connaissance du logiciel WORD;
-Connaissance des logiciels CMS et DM un atout;
-Capacité à accomplir des tâches pour plusieurs personnes simultanément avec un minimum de supervision;
-Respect des échéances et capacité à travailler sous pression;
-Souci du détail, éthique professionnelle et intégrité.
Notre client, un grand cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal est à la recherche d'une adjointe pour travailler au service de la traduction.

Au menu, beaucoup de dictaphone et de traitement de textes, autant en anglais qu'en français. Vous serez également responsable de la mise en page des documents sur Word.

Production de documents:
- Produire, formater et modifier de la correspondance, des documents, d'autres textes qui proviennent de diverses sources, voir à ce que le style du cabinet soit appliqué uniformément à ces textes et, ce faisant, respecter les systèmes/procédures du cabinet
- Utiliser efficacement les systèmes de manière à mener les tâches à bien en respectant les priorités
- Veiller à ce que les documents soient produits dans les délais impartis, selon les normes optimales

Tout spécialiste, production de documents, doit maîtriser les compétences fondamentales suivantes :
- Excellentes compétences linguistiques en français et anglais, à l'oral comme à l'écrit
- Vitesse de frappe d'au moins 60 mots à la minute et exactitude requise
- Connaissance poussée du système Microsoft Word
- Capacité d'effacer le formatage de documents et de reformater ceux-ci en fonction du style du cabinet
- Excellentes compétences en matière de communication; esprit d'équipe
- Souci du détail
- Souple et fiable
- Peut prendre des initiatives
- Reste calme sous pression et peut respecter des échéanciers serrés
- Consciencieux, d'abord facile et enthousiaste
- Peut rapidement inspirer confiance, jouit du respect et de la confiance de ses pairs.
Notre client, un cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe pour travailler aux services linguistiques.

Le cabinet est à la recherche d’une personne très spécialisée en traitement de texte désirant agir à titre d’adjointe au sein des services linguistiques; la personne choisie se joindra à une équipe d’adjointes qui collaborent avec une équipe de professionnels.

Principales responsabilités
- Apporter à divers documents de nature complexe les modifications demandées en anglais ou en français;
- Effectuer la mise en page de documents volumineux (en utilisant notamment les styles, les renvois, les signets, la numérotation hiérarchisée) et créer et modifier des tableaux ainsi que des graphiques (en utilisant les fonctions avancées de Word, Excel et PowerPoint);
- Participer à quelques tâches administratives du service au besoin (notamment ouvrir et classer les dossiers, répondre aux demandes ponctuelles des membres du service).

Exigences
- DEC en bureautique ou expérience équivalente;
- Maîtrise des fonctions avancées de Word XP et bonnes connaissances de PowerPoint et Excel;
- Connaissances de Workshare Professional, Acrobat, Outlook, SAP et MultiTrans, un atout
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
- Grande disponibilité en dehors des heures normales de travail.
- Faire preuve d’aptitude à travailler en équipe;
- Avoir la capacité de travailler sous pression;
- Démontrer une grande capacité à apprendre rapidement;
- Être autonome;
- Faire preuve de minutie et de flexibilité;
- Avoir le sens de la planification et de l’organisation.

Vous adorez les langues et la mise en page? Vous serez comblée!
Notre client, une entreprise spécialisée dans le domaine de la construction, située au métro Sauvé, recherche une adjointe administrative à la Directrice de l'Administration et Ressources humaines .

Tâches:
- Rédaction de lettres en français (pour les avocats, les comptables, etc.)
- Appui dans la finalisation de projets (administration générale du bureau: RH, normes ISO, etc...)
- Correspondances, divers suivis
- Gestion de l'agenda et des RV

Exigences:
- Diplôme en secrétariat ou en lien avec le poste

Expérience pertinente:
- Doigté de 40 mots/minute et plus
- Maîtrise de la suite MS Office : Word, Excel, Adobe (pdf), Outlook
- Excellent français tant à l’oral qu’à l’écrit, Anglais fonctionnel
- Grandes capacités de rédaction, d'organisation et faire preuve de polyvalence et de débrouillardise
- Expérience en construction- un atout
- Capacité de travailler sous pression dans les périodes achalandées
- Capacité de travailler sur plusieurs dossiers en même temps
- Capacité de s’adapter à un environnement qui bouge constamment

Qu'en dites-vous?
Notre client, un ordre professionnel situé en plein coeur du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe administrative.

L'adjointe aura pour but de fournir du soutien administratif relativement au volet conférenciers du congrès annuel.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Programme scientifique:
1. Responsable de l’ouverture des dossiers et en assurer le suivi.
2. Préparer les lettres de confirmation et contrats des conférenciers.
3. Recueillir et traiter l’information reçut des conférenciers tels que les notes de cours, les besoins audiovisuels et en assurer le suivi.
4. Assurer la liaison avec les conférenciers pour les aspects reliés à la logistique et au déroulement des conférences ; répondre aux questions, prise en charge des conférenciers lors du congrès.
5. Préparer la grille des conférences pour le programme régulier et en faire le suivi.
6. Préparer les réquisitions concernant le règlement des honoraires et des dépenses des conférenciers ainsi que des formulaires d’exemptions.
7. Responsable de mettre en place une base de données pour le programme scientifique et s’assurer de sa mise à jour.
8. Entretenir des communications téléphoniques et assurer le suivi des courriels envoyés par les conférenciers.
9. Assurer le lien entre les conférenciers et le comité.

Programme:
1. Recueillir les informations des dossiers pour la réalisation des feuillets publicitaires, du programme préliminaire et du programme final des Journées dentaires : lecture et correction d’épreuves.
2. Responsable de l’envoi du programme préliminaire aux conférenciers.
3. Faire le suivi de la traduction des textes des conférenciers.

Comité:
1. Participer aux réunions du comité.
2. Suivi des dossiers des conférenciers selon les recommandations du comité.
3. Maintien à jour de la grille des conférenciers et de la grille des propositions reçues.

Congrès:
1. Participer à l’accueil des conférenciers lors de la tenue du congrès annuel.
2. Assurer une permanence au secrétariat lors des conférences.
3. Responsable de commander le matériel pour les conférenciers.
4. Assurer le suivi avec les « sponsors ».

Programme informatique:
1. Responsable de l’entrée de données de l’application mobile pour la section des conférenciers, AGA, événements spéciaux.
2. Monter les informations pour affichage sur les écrans lors de la tenue du congrès.
3. Effectuer toutes autres tâches connexes

Exigences:
▪ Diplôme d’études collégiales option secrétariat ou équivalent (AEC)
▪ Parfaite maîtrise du français et de l’anglais dans ses communications verbales et écrites.
▪ Maîtrise des logiciels MS Office.
▪ Être très à l’aise dans ses communications avec le public.

Expérience:
▪ 3 années et plus d’expérience dans un poste similaire.

Aptitudes:
▪ Posséder un bon sens de l’organisation et des responsabilités.
▪ Excellente capacité à travailler en équipe.
▪ Faire preuve de disponibilité.
▪ Démontrer un esprit d’initiative.
▪ Être en mesure de travailler sous pression.
▪ Faire preuve de discrétion, de loyauté et capacité à gérer l’information en toute confidentialité

Horaire de 8h à 16h.

Vous aimez la coordination et la logistique? Appliquez sans plus tarder!