Emplois disponibles pour :
Adjointe administrative


Notre client, une firme comptable, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administrative en audit.

Responsabilités

La candidate retenue sera appelée à exercer les fonctions suivantes :

Préparer des états financiers (saisie de données, mise en page, mise à jour, relecture, ajout de contenu, traitement, suivi, importation ou saisie manuelle des balances de vérification, écritures de régularisation);
Communiquer avec des représentants des gouvernements;
Transmettre la version électronique des déclarations;
Assembler les déclarations de revenu de sociétés, partenariats et fiducies;
Faire des comptes rendus afin d’assurer que les échéances mensuelles sont respectées;
Autres tâches générales de bureau au besoin.

Qualifications

Bilingue (anglais et français)
Études postsecondaires en administration
Expérience minimale de cinq ans comme assistante administrative
Expérience de travail au sein d’une firme comptable du secteur public ou d’une autre firme de services professionnels (atout majeur)
D’excellentes aptitudes pour la dactylographie
Bonnes connaissances de Word et d’Excel
Connaissance de CaseWare
Excellents sens de l’organisation et capacité à mener plusieurs tâches de front
Souci du détail
Capacité à travailler sous pression tout en respectant les délais
Solides habiletés interpersonnelles, notamment pour ce qui de la communication et l’entregent
Extrêmement à l’aise à l’idée de travailler en équipe (exigence essentielle)
En mesure d’offrir de la flexibilité pour travailler des heures supplémentaires au besoin.
Afin de répondre aux besoins croissants de notre client, nous cherchons présentement un(e) adjoint(e) administratif/ve junior qui pourra se joindre à son équipe.

La personne occupant ce poste est responsable d’exécuter des tâches administratives et des tâches de confiance parfois confidentielles qui exigent une très bonne connaissance des procédures et des précédents organisationnels, et ce, de façon autonome.

Responsabilités

Accueil des client·e·s à la réception et des appels téléphoniques;
Préparation des salles de réunion et des aires communes;
Transmission et assemblage de documents fiscaux;
Communication diverse avec les gouvernements;
Production de documents de formation;
Coordination d’événements et dîners divers;
Préparation d’analyses et de rapports avec Excel;
Rédiger et corriger divers documents administratifs, organigrammes, etc.;
Participation à des projets spéciaux;
Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de l’associé.

Exigences et aptitudes requises

DEC ou DEP en secrétariat;
Au moins 2 ans d’expérience au sein d’un environnement professionnel;
Excellente maîtrise du français (oral et écrit);
Bonne maîtrise de l’anglais (écrit);
Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
Faire preuve d’un bon esprit d’équipe;
Exécuter le travail avec minutie;
Faire preuve de débrouillardise et d’autonomie;
Capacité d’adaptation.
Notre client, un cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, désire joindre à son équipe un coordonnateur d'adjointes juridiques.

Relevant du chef du service vous avez la principale responsabilité de diriger une équipe d’adjoints juridiques de jour (réservistes) et planifier les ressources nécessaires pour accomplir les travaux de soir et de week-end.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:
• Planifier les remplacements des adjoints juridiques
• Organiser les travaux remis au service en tenant compte des échéances
• S’assurer de la qualité du travail accompli par les membres du service
• S’assurer que les échéances sont respectées
• Contribuer aux travaux remis au service lors de surplus
• Mentorer les nouveaux adjoints et leur fournir une formation pratique
• Organiser la formation continue pour les membres du service
• Favoriser un esprit d'équipe et de coopération
• Collaborer avec le chef du service dans la réalisation de divers projets

QUALIFICATIONS RECHERCHÉES:
• DEC en bureautique
• excellente maitrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
• excellente connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• minimum d'expérience comme adjointe administrative
• minimum de cinq ans d’expérience dans la supervision et la formation de personnel - atout
• capacité d’adaptation et de bien gérer le stress
• entregent et diplomatie
• esprit d’initiative
• souci du détail
• bon sens de l’organisation
Vous êtes polyvalent(e), très rigoureuse dans votre travail, vous avez une orthographe irréprochable ? Vous êtes celui/celle qu'il nous faut !

Une belle entreprise située à Montréal recherche une adjoint(e) exécutif(ve) pour assister la directrice générale sur les éléments suivant :

RESPONSABILITÉS ET FONCTIONS

• Rédige et révise les textes nécessaires aux représentations de son supérieur
• Gère la correspondance et l’agenda de la directrice générale, du président et faire les suivis
• Collabore aux travaux des divers comités sous sa responsabilité
• Assure le suivi des dossiers et fait les recherches nécessaires
• Coordonne les activités, les rencontres et les suivis du conseil d’administration et des comités qui en découlent
• Collabore étroitement avec les membres du CA
• Prépare les documents et le matériel nécessaires à la tenue des réunions du CA et des comités
• Fait les suivis nécessaires après chaque réunion du CA et des comités qui en découlent
• Convoque les rencontres, y assiste, prend des notes et rédige les procès-verbaux
• Gère les activités du secrétariat (responsabilité partagée avec l’adjointe administrative)
• Fait la révision linguistique des textes rédigés par le personnel de la permanence
• Collabore à la mise à jour du contenu sur le site Web
• Fait la réception des appels téléphoniques et assure l’approvisionnement en fournitures de bureau
• Organise, planifie et maintient à jour le système de classement
• Rédige les procédures administratives et en coordonne la mise à jour régulière en conformité avec le plan d’organisation
• Informe les membres et les dirige au besoin

EXIGENCES

• Expérience de 5 ans comme adjoint administratif ou l’équivalent
• Expérience dans le médical
• Expérience pertinente en rédaction, et comme réviseur linguistique un atout
• Expérience avec les outils Web et la suite Office; connaissance approfondie de Word
• DEC en techniques de bureautique ou équivalent
• Expérience dans le domaine associatif
• Maitrise parfaite de la langue française orale et écrite; anglais fonctionnel

CONNAISSANCES ET APTITUDES

• Habiletés relationnelles
• Sens développé du travail d’équipe
• Grande disponibilité, y compris pour des séjours de quelques jours à l’extérieur du bureau à quelques reprises durant l’année
Notre client, une société immobilière de renommée mondiale située au centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe administrative-comptabilité.

Description des tâches :

-Gérer les appels et les distribuer aux ressources appropriées
-Gérer le routage des e-mails et la correspondance reçue
-Préparer, rédiger et éditer des courriels, en français et en anglais
-Répondre aux demandes de locataires
-Participer à différentes réunions et suivre les projets en cours
-Réconcilier les comptes loyers location
-Bordereaux de dépôt
-Comptes créditeurs et débiteurs


Qualifications requises:

-Bilinguisme (français / anglais)
-Maîtrise de Microsoft Office
-Dynamisme et autonomie
-Bonne communication
-Expérience en immobilier et / ou en comptabilité (un atout)
-Maîtrise de HOPEM, logiciel de gestion immobilière (un atout)

Avantages:

-Parking gratuit pour les employés
-Accessible en transport en commun

Si vous vous reconnaissez dans cette annonce, n'hésitez pas à nous envoyer votre CV!
Vous avez le souci du détail, vous prenez des initiatives et vous aimez apprendre ? Ce poste est fait pour vous !

Notre client, un cabinet d'avocat de grande renommée est à la recherche technicie(ne) à l'ouverture des dossiers, au département des brevets pour un mandat de 12 mois.

Son rôle:

- Procéder à l’ouverture des clients et des dossiers dans la base de données interne
- Compléter les formulaires de demande d’ouverture de dossiers et de nouveaux clients dans le système financier en utilisant la plate-forme interne;
- Maintenir à jour l’information relative aux clients et aux dossiers dans la base de données .
- Les compétences et l'expérience requises

Qualifications:

- Diplôme collégial ou l’équivalent en secrétariat ou dans un autre domaine pertinent, ou diplôme universitaire;
- Bilinguisme (écrit et parlé);
- Très grande minutie;
- Aptitude à traiter avec les gens;
- Disponibilité pour travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail;
- Orientation vers le service à la clientèle;
Connaissance approfondie des logiciels Word, et Outlook.
Notre client, un cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal est à la recherche d'une adjointe aux talents juridiques, pour seconder deux Directrices.

C'est pour une durée d'1 an pour commencer, avec possibilité de permanence, mais pas de promesse.

Sous la direction de la directrice principale, programmes des avocats et agents salariés (bureaux de Montréal et Québec) et de la directrice adjointe, recrutement et programmes étudiants (bureaux de Montréal et Québec), l’adjoint(e), talents juridiques est chargé(e) d’assister l’équipe de coordonnatrices relativement au soutien aux programmes des étudiants, parajuristes et avocats/agents salariés, y compris le recrutement, l’orientation, la formation et l’évaluation.

Les fonctions:
- Fournir tout soutien administratif nécessaire aux fins de nos programmes des étudiants, parajuristes et avocats/agents salariés, tel que :
Relevés de dépenses, petite caisse et demandes de chèque;
Entrées de données (Access, système de gestion de la formation, etc.);
Préparation et fusion de documents (lettres, cocardes, formulaires d’entrevues, etc.);
Mise à jour de divers documents et listes;
Organisation de rencontres, réservation de salles et commande de repas;
Photocopies et numérisations;
Classement;
Toute autre tâche connexe.
- Aider aux processus d’arrivée et de départ (pochettes d’arrivée, communications, horaires d’orientation, etc.).
- Aider à l’organisation des divers événements, activités de recrutement et de formations reliés aux programmes sous la responsabilité de l’équipe.

Les compétences et l’expérience requises:
Minimum de cinq (5) années d’expérience à titre adjoint(e) administratif(ve);
Bilinguisme – anglais et français (oral et écrit);
Très bonnes connaissances informatiques (Outlook, MS Word, MS Excel, MS PowerPoint) et volonté de maîtriser de nouveaux logiciels;
Grande rigueur et souci du détail;
Discrétion;
Sens de l’organisation et de la gestion des priorités;
Autonomie, sens des responsabilités et rapidité d’exécution;
Esprit d’équipe et capacité de travailler sous pression;
Attitude positive, axée sur le service à la clientèle
Expérience de travail au sein d’un cabinet d’avocats ou d’un autre cabinet de services professionnels (atout).
Notre client, un cabinet d'avocats au métro McGill recherche de bonnes adjointes administratives pour être formées comme adjointes juridiques.

Responsabilités:
- rédiger, transcrire et réviser une variété de documents
- faire la mise en page de documents complexes
- saisir des données dans divers base de données
- communiquer et faire le suivi avec les clients
- gérer les appels, courriels, rendez-vous et contacts des avocats
- gérer les dossiers physiques et virtuels
- préparer la facturation, les feuilles de temps
- accomplir toute tâche administrative connexe

Compétences:
- formation en secrétariat ou techniques de bureautique
- minimum de 5 à 7 ans d’expérience pertinente
- excellentes habiletés orales et écrites en français et anglais
- connaissance approfondie de la suite Microsoft Office
- bon jugement et esprit d’initiative
- grand sens de l’organisation
- capacité de gérer les priorités
- aptitude à travailler sous pression et avec les échéances serrées
- esprit d’équipe
- minutie et souci du detail
- fiabilité et assiduité

Le domaine juridique vous intrigue? Vous avez un bon bagage comme adjointe administrative et de bonnes grammaires dans les deux langues surtout? Ce poste vous permettra de rajouter une corde à votre arc!
Notre client, un cabinet d'envergure nationale au métro Bonaventure, est à la recheche d'un spécialiste à la production de documents, pour le département litige - construction.

Au menu, beaucoup de dictaphone et de traitement de textes, autant en anglais qu'en français. Vous serez également responsable de la mise en page des documents sur Word.

Production de documents:
- Produire, formater et modifier de la correspondance, des documents, des rapports, des pièces jointes et d'autres textes qui proviennent de diverses sources, voir à ce que le style du cabinet soit appliqué uniformément à ces textes et, ce faisant, respecter les systèmes/procédures du cabinet
- Produire et modifier des présentations PowerPoint, des organigrammes, des textes pour multipostage, des feuilles de calcul Excel et des graphiques
- Utiliser efficacement les systèmes de manière à mener les tâches à bien en respectant les priorités
- Corriger les épreuves et vérifier les documents pour en supprimer toute faute; voir à ce qu'ils soient conformes au style du cabinet et, le cas échéant, surligner les pièces jointes avant de les transmettre aux adjoints à la pratique
- Au besoin, communiquer avec les avocats, les chefs d'équipe, les adjoints à la pratique et l'administration relativement à la production de documents
- Indiquer aux utilisateurs des services à quelle étape le travail en est rendu
- Veiller à ce que les documents soient produits dans les délais impartis, selon les normes optimales
- Travailler à définir les niveaux de service en suivant les directives du chef de l'équipe des Services de production de documents
- Soutenir et aider les autres membres de l'équipe en partageant ses connaissances sur les systèmes et en veillant à ce que les compétences de chacun soient améliorées
- Au besoin, aider les autres spécialistes de la production de documents à s'acquitter de leurs tâches, à l'échelle nationale et locale

Tout spécialiste, production de documents, doit maîtriser les compétences fondamentales suivantes :
- Vitesse de frappe d'au moins 60 mots à la minute et exactitude requise
- Connaissance poussée des systèmes Microsoft Word, Outlook, Excel et PowerPoint ainsi que de tout autre système de base qu'utilise le cabinet
- Capacité d'effacer le formatage de documents et de reformater ceux-ci en fonction du style du cabinet
- À même de régler les problèmes qui se trouvent dans des documents, avec ou sans le soutien des TI
- Excellentes manières au téléphone
- Excellentes compétences en matière de communication; esprit d'équipe
- Souci du détail
- Souple et fiable
- Peut prendre des initiatives
- Reste calme sous pression et peut respecter des échéanciers serrés
- Consciencieux, d'abord facile et enthousiaste
- Peut rapidement inspirer confiance, jouit du respect et de la confiance de ses pairs.

Autres exigences:
- Excellentes compétences linguistiques en français et anglais, à l'oral comme à l'écrit
- Très bonne connaissance des services de soutien
- Volonté d'améliorer ses propres compétences et celles de ses collègues
- Déterminé à faire en sorte que les services du meilleur calibre soient offerts et maintenus
Salaire ouvert selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.

Vous adorez le traitement de textes et être pro sur Word? Ce poste vous satisfera!
Notre client, un grand cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe administrative pour travailler pour le départemenet du droit notarial.

Nous recherchons une candidate bilingue, qui détient de l'expérience comme adjointe et qui est une joueuse d'équipe.

Ce seront surtout des tâches administatives:
- Facturation
- Rédaction / Dictaphone
- Lettres
- Ouverture / fermeture des dossiers
- Courriels, courrier

Vous désirez percer dans le monde juridique? Ce poste vous pemettra d'être formé!
Notre client, un grand cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal est à la recherche d'une adjointe pour seconder une adjointe plus senior qui seconde un Associé.

Nous recherchons une candidate bilingue, apte à aider l'adjointe juridique principale, au niveau de diverses tâches administratives, dont la rédaction, facturation, la gestion des courriels, etc.

On vous considère comme une personne adaptable, serviable et discrète? C'est vous que nous recherchons!
Notre client, une société d'assurance située à St-Hyacinthe, est à la recherche de son adjoint(e) aux ventes. Il sera responsable de la gestion de comptes et devra entretenir d’excellentes relations d’affaires avec nos partenaires en plus d’offrir un service hors pair afin de promouvoir le maintien du bloc d’affaires et d’atteindre les objectifs de vente. Contrat d’un an.

Description de tâches :
- Traiter les questions et/ou demandes de renseignements de nos partenaires ainsi que celles reçues par les représentants aux ventes;
- Assister et soutenir les représentants aux ventes dans les soumissions dans le but d’atteindre les objectifs de vente;
- Participer à l’implantation de nouveaux groupes à partir du processus de la réception des documents jusqu’à la livraison de la trousse administrative qui ne requière pas de déplacement et effectuer les suivis des émissions de contrats;
- Former l’administrateur du régime sur les procédures administratives et le portail Extranet, par téléphone, et effectuer les suivis;
- Préparer les renouvellements, analyser les conditions de renouvellement dans le but de pouvoir les justifier auprès des intermédiaires et effectuer les suivis;
- Apporter le soutien aux autres membres de l’équipe;
- Assister l’équipe des ventes du service de l’assurance collective et maintenir de saines relations avec nos partenaires en effectuant, à la demande du supérieur immédiat, toutes autres tâches connexes;
- Participer à la formation et à l’intégration des nouveaux employés;
- Participer à la résolution de problèmes informatiques, lorsque requis.

COMPÉTENCES
- Détenir un DEC (obligatoire);
- Bilinguisme requis (Anglais / Français);
- Expérience minimale de 3 années en assurance collective;
- Maîtrise de la suite Microsoft Office 2010, dont un niveau intermédiaire en Excel;
- Être à l’aise pour calculer des notions mathématiques;
- Aptitude à transiger avec les courtiers (bonnes relations interpersonnelles);
- Excellent service à la clientèle;
- Esprit d’analyse, de résolution de problèmes et du sens de l’urgence;
- Aptitude à travailler dans un milieu multitâche;
- Capacité d’adaptation aux changements;
- Professionnalisme;
- Permis en assurance collective (ou engagement de le compléter dans les neuf mois suivant l’embauche).
Notre client, une entreprise renommée, basée entre Ville-Saint-Laurent / Lachine, est à la recherche d'un administrateur / coordonnateur aux ventes.

Description de tâches :
- Soutien essentiel à l'équipe des ventes
- Service à la clientèle
- Maintenir et mettre à jour les listes de produits pour toutes les bannières dans leurs programmes spécifiques (ECCnet, Vendor Board, extranet, etc.)
- Maintenir la distribution Matrix document centralisé et la publication
- Maintenir les calendriers et la publication
- Coordination de l'expédition des échantillons
- Maintenir la description de tous les produits dans le système
- Maintenir des listes de prix pour tous les différents clients
- Mettre à jour les formulaires de commande, retourner le livre d'inventaire des formulaires et organiser l'impression avec l'agent des achats et la mise à jour de la distribution
- Mettre à jour les listes de prix et la publication
- Maintenir la distribution des feuilles de calcul / maquettes pour l'équipe des ventes
- Traduction de documents pour la force de vente
- Préparer le calendrier d'orientation pour les nouveaux employés de vente embauchés

Qualifications requises :
• Expérience dans le commerce de détail et / ou les cosmétiques
• Minimum 2-3 ans d'expérience dans un poste similaire
• Une expérience dans les ventes et / ou le marketing est recommandée
• Connaissance des canaux commerciaux
• Maîtrise du français et de l'anglais (oral et écrit)
• Fortes compétences en informatique
• Flexible et multi-tâches
• Orienté en détail

Saint-Laurent

Plus d'information
Notre client, une très grande compagnie située au centre ville de Montréal est à la recherche d'une adjointe administrative pour son directeur immobilier.

Tâches:
- Courrier, agenda, classement, notes de service, présentations PowerPoint
- Contact et coordination avec les divers intervenants: architectes, designers afin de faire les suivis et les budgets
- Préparation de divers évènements
- Rédaction de divers documents et rapports
- Facturation et suivi des paiments.

Exigences professionnelles:
- Bilinguisme, tant à l'oral qu'à l'écrit
- Maîtrise de la suite MsOffice
- Expérience pertinente dans un domaine similaire

Vous détenez de l'expérience en immobilier et vous désirez faire partie d'une entreprise en pleine expansion? Ce poste vous ira à ravir!
Notre client, une entreprise dans le domaine de l'innovation à la haute technologie médicale située au métro Square-Victoria, désire s'adjoindre d'un coordonnateur expérimenté dans la technologie médicale pour seconder la PDG.

Sous la supervision de la présidente-directrice générale, le chargé de projets coordonne l’ensemble des activités de la PDG. Elle accorde un soutien pour les tâches administratives et assure le lien entre la PDG et son équipe d'une part, et entre celle-ci et son CA, d'autre part. Elle veille à ce que la PDG reçoive tout le soutien nécessaire à l'accomplissement de ses fonctions protocolaires et politiques.

Nous recherchons une candidate proactive, dynamique et sur qui la PDG pourra toujours compter!

Tâches:
o Participer à la planification et l’organisation du travail en fonction des échéanciers et de son agenda, y incluant la gestion des courriels (rendez-vous, repas, réunions, voyages, déplacements, conférences) et effectuer les suivis;
o Assurer le soutien administratif des différents comités (Conseil d'administration, comité exécutif et comité scientifique);
• Planification de la logistique des réunions et envoi de la documentation;
• Envoi des invitations et suivi du quorum;
• Rédaction de l’ordre du jour;
• Prise de notes et rédaction des procès-verbaux (en français).
o Accorder un soutien administratif à la PDG;
• Correspondance, prise d'appels et montage de présentations;
• Interaction avec les niveaux seniors des organisations externes;
• Soutien à la gouvernance;
• Rédaction, mise en page, révision de documents, suivi de dossiers
• Préparation du calendrier annuel.
o Accorder un soutien aux chargés de projets.

Qualifications requises:
o Diplôme universitaire dans une discipline jugée pertinente ou toute autre formation et/ou expérience pertinente;
o Posséder un minimum de cinq (5) années d'expérience pertinente dont une expérience dans le secteur des technologies médicales;
o Connaissance du secteur des technologies médicales et intérêt pour celui-ci;
o Connaissance des orientations des organismes subventionnaires fédéraux et provinciaux et des différents programmes et règles de financement et du fonctionnement et des exigences du milieu de la recherche - un atout;
o Bonne connaissance du milieu universitaire et de ses règles administratives - un atout;
o Capacité à saisir les enjeux, à mener plusieurs dossiers en parallèle et à respecter des échéanciers;
o Grande autonomie, capacité d’adaptation et résistance au stress;
o Créativité, proactivité, rigueur et esprit d'équipe;
o Fortes habiletés en relations interpersonnelles (tact et diplomatie);
o Excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais);
o Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Work, PowerPoint, etc.)
Notre client, une entreprise spécialisée dans le domaine de la construction, située au métro Sauvé, recherche une adjointe exécutive, pour seconder le Président ainsi que la Directrice de l'Administration et Ressources humaines.

Tâches:
- Rédaction de lettres en français (pour les avocats, les comptables, etc.)
- Appui dans la finalisation de projets (administration générale du bureau: RH, normes ISO, etc...)
- Correspondances, divers suivis
- Gestion de l'agenda et des RV

Exigences:
- Diplôme en secrétariat ou en lien avec le poste
- Expérience dans le domaine de la construction

Expérience pertinente:
- Doigté de 40 mots/minute et plus
- Maîtrise de la suite MS Office : Word, Excel, Adobe (pdf), Outlook
- Excellent français tant à l’oral qu’à l’écrit, Anglais fonctionnel
- Grandes capacités de rédaction, d'organisation et faire preuve de polyvalence et de débrouillardise
- Expérience en construction- un atout
- Capacité de travailler sous pression dans les périodes achalandées
- Capacité de travailler sur plusieurs dossiers en même temps
- Capacité de s’adapter à un environnement qui bouge constamment