Emplois disponibles pour : Adjointe administrative




Un cabinet d’avocats, de taille moyenne, situé à proximité du métro Peel est actuellement à la recherche d’une spécialiste en production de document.
Il s’agit d’une ouverture dans un cabinet d’avocats situé à proximité du métro Peel.
C’est un poste permanent, 35h/sem.
Salaire ouvert selon expérience.

Ce poste fait partie des Services de soutien juridique/CPD. On s’attend de la personne qui l’occupe qu’elle fournisse un soutien centralisé pour tous les besoins documentaires et administratifs. De plus, on s’attend à ce qu’elle offre un service à la clientèle exceptionnel en tout temps aux équipes de secrétariat, d’avocats, de parajuristes et de stagiaires. Le poste est sous la direction de la superviseure des Services de soutien juridique du bureau de Montréal.

Responsabilités générales

• Soutien dans le cadre des clôtures ou du dépôt de documents dans divers domaines de pratique
• Tâches administratives, comprenant le traitement de texte, la rédaction de correspondance et de documents, le dépôt manuel ou électronique de documents, y compris l’inventaire de boîtes, le soutien dans la création, la modification, la révision, la numérisation ou la finalisation de documents, la transcription, la préparation et la révision de présentations, le tout en s’assurant que la mise en page correspond aux normes du cabinet
• Soutien comptable comprenant la saisie des heures de travail, la préparation ou la finalisation des comptes selon les modèles du cabinet
• Organisation des préparatifs de voyage et des itinéraires, au besoin
• Gestion de l’horaire des réunions, réservation des salles et autres besoins particuliers
• Contribution à des projets spécialisés, au besoin
• Communication entre le personnel, les avocats et les adjointes en ce qui a trait aux exigences de travail
• Soutien de dépannage chaque fois qu’il est possible pour des documents problématiques ainsi que trucs et astuces sur les logiciels du cabinet à tous les employés
• Programmes de formation continue et de développement professionnel afin d’améliorer ses connaissances et ses compétences
• Collaboration étroite entre les Services de soutien juridique et les autres services administratifs afin que tous travaillent ensemble comme une seule équipe
• Soutien spécifique au domaine de pratique (litige, immobilier, corporatif ou autre), au besoin
• Supervision et coordination de la production des livres de clôtures au bureau de Montréal, de concert avec la superviseure du Centre d’affaires et le préposé aux livres de clôture
• Respect des politiques, des procédures et des pratiques exemplaires du cabinet et des Services de secrétariat et promotion de celles-ci auprès des autres membres du cabinet
• Leadership dans l’apprentissage des technologies et des pratiques actuelles, ainsi que des nouvelles; utilisation de leur plein potentiel et promotion auprès des autres membres du cabinet

Exigences du poste


Le candidat choisi détient un certificat ou un diplôme en secrétariat et une expérience d’au moins cinq ans dans le domaine. De l’expérience pertinente dans un environnement juridique est un atout. Le candidat doit être un utilisateur avancé de la suite Microsoft Office 2007 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Visio, Access) et Adobe. Le candidat doit être prêt à faire des heures supplémentaires si nécessaire.

Compétences

Posséder de solides compétences à l’oral et à l’écrit (français et anglais).
• Posséder un grand sens de l’organisation et d’excellentes compétences interpersonnelles et en service à la clientèle.
• Posséder d’excellentes compétences en résolution de problème et en résolution de conflit.
• Être un coéquipier productif et polyvalent, qui peut gérer plusieurs priorités.
• Un excellent jugement, la capacité d’établir des priorités, l’attention au détail, la discrétion et le professionnalisme sont des qualités essentielles pour ce poste.
• Vouloir prendre en charge des projets et être capable de travailler à la fois seul et en équipe.
• Demeurer à jour sur les pratiques exemplaires à observer et s’y conformer quotidiennement.
• Assister à toutes les sessions de formation nécessaires à la croissance et au développement professionnel.
• Posséder une grande faculté d’adaptation

N'hésitez pas à m'envoyer votre CV si ce poste vous intéresse!
Vous êtes polyvalente et aimez le travail diversifié? Un cabinet d’avocats de taille moyenne est à la recherche d’une adjointe désirant s’impliquer au niveau des ressources humaines, de la direction générale et du soutien administratif en général. Le poste est situé à proximité du métro Square Victoria et de la Gare centrale.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
•Assister la directrice générale dans ses tâches quotidiennes;
•Aider à la coordination des procédures administratives;
•Assister dans la gestion de projets spéciaux et/ou évènements;
•Créer des chiffriers Excel, y insérer des formules, faire les entrées de données et s’assurer de l’exactitude de celles-ci;
•Rédiger des communiqués internes, produire des rapports et communiquer avec les clients et/ou fournisseurs;
•Effectuer la gestion de certaines lettres aux clients (envois par courrier, télécopieur, courrier électronique, copies, numérisation, classement, etc.);
•Corriger des factures et s’assurer de l’intégrité des corrections dans différents systèmes logiciels;
•Contribuer activement aux opérations de gestion des ressources humaines;
•Aider à la planification et mise en place de certaines activités de formation;
•Faire le suivi et rappel nécessaires dans les dossiers;
•Offrir un service à la clientèle professionnel et courtois;
•Exécuter d’autres tâches connexes au soutien administratif.

EXIGENCES
•Excellente maîtrise du français et de l’anglais (orthographique et grammatical);
•Attestation d’études collégiales (AEC), bureautique, comptabilité ou l’équivalent;
•Habilité à travailler avec les chiffres ou des chiffriers Excel;
•Un minimum d’une (1) année d’expérience à un poste similaire;
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et excellentes habiletés d’apprentissage de nouveaux logiciels.
Il s’agit d’un poste permanent, du lundi au vendredi.
Salaire ouvert selon expérience.
Notre client, un cabinet d'avocats en pleine expansion situé au centre-ville de Montréal, est à la recherche d'adjointes administratives ou juridiques afin de devenir réservistes.
En échange de la formation qui vous apportera "une corde de plus à votre arc", vous devez avoir de bonnes grammaires en français et en anglais et être forte en informatique surtout au niveau du logiciel Word.

Vous vous considérez dynamique et allumée? Ce poste constituera un beau défi!

Salaire ouvert selon expérience & gamme complète d'avantages sociaux.
Vous êtes une adjointe administrative possédant une solide expérience et vous désirez mettre du piquant dans votre vie? Devenez adjointe juridique et découvrez le monde du droit.

Vous préférez la diversité?
Faites partie d’une équipe d'adjointes qui ont le privilège de côtoyer différents avocats et d’assumer plusieurs responsabilités en fonctions des assignations qui changent régulièrement au sein du même cabinet.

Vous préférez la stabilité?
Joignez-vous aux différents départements, en fonction de vos intérêts, vos forces et vos ambitions. Travaillez de concert avec des avocats juniors, intermédiaires ou seniors! Vous participerez au suivi des délais et procédures en cas de litige entre deux parties, vous serez la gestionnaire de l’agenda et des voyages de votre avocat, vous pourrez agir à titre de spécialiste de la suite Office pour la mise en page de document, le traitement de texte et la facturation. Plusieurs autres tâches vous attendent, en fonction du type de droit qui vous intéresse.

Les critères essentiels pour obtenir ce type de poste ?
Avoir une EXCELLENTE grammaire tant en français qu’en anglais.
Posséder de l’expérience à titre d’adjointe administrative pendant au moins 2 ans.
Avoir travaillé dans une compagnie Montréalaise.
Maîtriser la suite Ms Office.

*Si c’est 4 critères ne sont pas présents dans votre CV, votre candidature ne sera malheureusement pas retenue.

Dans un milieu aussi diversifié, tout le monde y trouve son compte! Il ne faut pas « juger » avant d’avoir rencontré leurs spécialistes en ressources humaines qui font tout leur possible pour vous assurer une belle carrière.
Poste de commis/hôte, environ 24 heures/semaine, permanent, horaire variable.

Votre principal rôle consiste à la gestion des salles de conférences, plus précisément:

- Accueillir les clients avec le sourire;
- Installer les équipements demandés par les clients;
- Gérer tout ce qui à trait au traiteur (les commandes, l'accueil, l'installation, le rangement);
- Assurer le service d'eau, et l'installation des tâbles (nappes, pichets, vaisselles...);
- Préparer les salles pour les clients suivants;
- S'occuper du vestiaire;
- Faire l’inventaire du frigo/savon et autres, au besoin.

Tâches au besoin / remplacement:

- Prendre les messages sur la boîte vocale et retourner les appels;
- Faire les réservations de salon et d'équipements;
- Faire la facturation au besoin.

Exigences:

- Expérience en tant qu'hôtes et/ou commis dans un milieu corporatif;
- Bilinguisme parfait (anglais, français);
- Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel, Powerpoint et Outlook);
- Flexibilité et souplesse au niveau des horaires;
- Orientation client;
- Très bon services à la clientèle;
- Efficacité, politesse, professionnalisme.
Notre client est à la recherche d'une adjointe administrative au sein d’une compagnie située au centre-ville de Montréal (métro Peel ou Bonaventure).

Relevant de la directrice, Service clients, l’adjoint(e) assure un rôle de soutien administratif auprès de la direction et collabore à l’exécution générale des mandats en cours en offrant une aide à l’équipe de recherche. Ce poste offre des responsabilités variées dans un environnement stimulant au sein d'une société en pleine croissance.

Rôles et responsabilités
A. SOUTIEN ADMINISTRATIF
• Rédiger, réviser et mettre en page des documents de types variés tels que rapports clients, présentations, lettres, biographies de candidats, organigrammes et communiqués;
• Imprimer et relier les documents destinés aux clients;
• Traduire certains documents, tel que requis;
• Assurer un rôle de soutien administratif auprès de la direction, notamment par la gestion des agendas, la planification des rencontres, les déplacements, etc.;
• Organiser et coordonner des rencontres, des voyages d’affaires et effectuer les réservations requises;
• Transcrire les minutes des réunions du comité consultatif;
• Commander les fournitures et les services requis pour le fonctionnement efficace du bureau et tenir les inventaires à jour;
• Assurer l'entretien des équipements de bureau et, lorsque des réparations sont nécessaires, prendre les dispositions pour qu'elles soient effectuées;
• Classer et organiser les dossiers (physiques et électroniques) en établissant un système d’archivage des dossiers en cours et des dossiers fermés;
• Ouvrir et distribuer le courrier et transmettre les renseignements à l'interne.

B. SERVICES AUX CLIENTS
• Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques, les rediriger ou transmettre les messages;
• Acheminer les documents destinés aux clients par la poste ou prendre les dispositions pour les services de messagerie et faire le suivi approprié pour assurer la bonne réception.

C. RECHERCHE
• Collaborer à l’exécution générale des mandats en cours en offrant une aide à l’équipe de recherche;
• Contribuer à la mise à jour des bases de données afin d'assurer l'intégrité des informations;
• Effectuer diverses recherches en utilisant les outils informatiques appropriés..

Qualifications professionnelles :
• Détenir un minimum de 10 ans d'expérience pertinente dans un poste similaire;
• Avoir rédigé, révisé et corrigé des textes dans un environnement professionnel;
• Avoir certaines connaissances liées au monde des affaires;
• Être apte à effectuer des recherches;
• Maîtriser les langues française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit;
• Posséder des connaissances de niveau expert sur Word et Outlook ainsi que de bonnes connaissances d’Excel et de PowerPoint.

Compétences personnelles :
• Apte à contribuer à l’image de marque de l’entreprise par une présentation professionnelle et une attitude courtoise;
• Sens développé pour le service à la clientèle;
• Curiosité intellectuelle développée;
• Grande discrétion et diplomatie;
• Dynamisme, entregent, esprit d'équipe et flexibilité;
• Souci de la qualité et du détail, ainsi que minutie;
• Esprit méthodique dans la réalisation des tâches;
• Organisation, autonomie et capacité d'effectuer un travail de qualité dans des délais serrés.

La candidate doit être perfectionniste et s’adaptait rapidement à son poste et à son environnement.

Formation académique :
• Formation collégiale en administration des affaires, en technique bureautique, en secrétariat ou toutes autres combinaisons de formation et d’expérience jugée pertinente.

Horaire de 8h à 17h, 40h/semaine.
Un grand cabinet d’avocats de Montréal, réputé pour prendre soin de ses employés, est à la recherche d’adjointes juridiques mobiles. Fini la monotonie et la routine au travail. Optez plutôt pour un emploi diversifié, vous permettant de côtoyer des gens différents de façon régulière et de développer vos compétences dans différents types de droits. Vous pourriez effectivement être déployé au sein du département litige, en droit du travail et en droit des affaires tant côté commercial que corporatif.

De façon générale, vous serez appelé à faire de la gestion d’agenda et de la correspondance, du dictaphone, des suivis de dossiers, de la facturation et de la production de documents. Par la suite, étant donné que chaque type de droit possède ses tâches spécifiques, vos horizons s’ouvriront considérablement.

Les candidats sélectionnés posséderont les compétences suivantes :

-Parfait bilinguisme à l’oral et à l’écrit
-Un diplôme en secrétariat juridique
-Un minium de 6 mois d’expérience en cabinet.
Poste d'adjointe administrative pour un cabinet comptable dynamique. La personne recherchée travaillera en équipe et fournira du support administratif à un groupe de professionnels.

Responsabilités :

- Rédiger et formater des lettres, des notes de service, des rapports, des calendriers et des présentations, en faire la correction et en assurer le suivi;
- Faire l'entrée de données et en assurer la mise à jour;
- Entrée de feuilles de temps;
- Traiter les demandes de remboursement des dépenses;
- Traiter les demandes générales ayant trait au paiement des fournisseurs;
- Photocopier et numériser des documents;
- Faire du classement;
- Exécuter toute autre tâche générale de bureau.

Compétences nécessaires :

- Connaissance de niveau avancé avec la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
- Bilinguisme, écrit et verbal, excellente grammaire anglaise;
- Diplôme d’étude collégiales ou professionnelles en administration/secrétariat/bureautique;
- Minimum de 3 ans d’expérience en tant qu’adjointe administrative;
- Esprit d’équipe, dynamisme et entregent;
- Sens de l’organisation, souci du détail;
- Expérience dans un cabinet de services professionnels, un atout.
Voici une belle porte d’entrée au gouvernement dans le domaine de la santé. Débuter en temporaire à l’essai pour ensuite être en permanence à titre d’adjoint(e) à la haute direction pour exécuter des travaux complexes pour le Directeur général. La personne choisie effectuera des travaux reliés à :

- La gestion de personnel;
- La «financière»;
- La planification;
- L’organisation du travail;
- Les relations internes/externes;
- Le fonctionnement administratif.

Naturellement, la personne sélectionnée devra maîtriser la suite MS Office et devra avoir la capacité de communiquer avec courtoisie, ainsi qu’avoir une excellente aptitude pour la rédaction. Son autonomie et initiative devront être jumelées à son habileté de prioriser et d’organiser.

9h à 17h ou 8h30 à 16h30.
Horaire de travail : 8h30 à 5h30

Entreprise en pleine expansion dans le domaine du marketing et de la communication stratégique recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) multitâches pour s’occuper de 2 volets, soit :

A- Soutien administratif aux chargées de projets
B- Contribution aux événements.

A- Volet soutien administratif :

- Filtrer les appels, transférer les appels et prendre les messages téléphoniques;- Prise en charge des courriers (FedEx, Purolator, etc.);
- Accueillir les clients à la réception et commander les repas lors des rencontres;
- Achats de fournitures de bureau;
- Maintenir les locaux propres (cuisine, salle de papeterie, etc.);
- Classement.

B-Volet événements :

- Assurer le bon déroulement de projets en collaboration avec les chargées de projets;
- Créer des listes d’invités / participants et les mettre à jour et personnaliser les invitations;
- Recherche de renseignements sur Internet pour les renseignements manquants;
- Rédiger des rapports au besoin;
- Suivis auprès des participants (téléphoniques, par télécopieur et courriel) et répondre aux questions;
- Préparer des documents nécessaires aux différents événements (formulaires d’honoraires et de dépenses, contrats, etc.) et vérifications post événements;
- Compilation des formulaires d'évaluation et les analyser.


Expertise:

- Essentiel Un à - 3 ans d’expérience de travail en tant qu’adjointe administrative
- Essentiel - Maîtriser les logiciels Outlook, Word et Excel ainsi qu'Internet
- Essentiel - Bilinguisme (oral et écrit) avec un niveau de langue d’affaires
- Atout - Connaissance du milieu pharmaceutique, de la santé et ou de la publicité

Général:

- Essentiel - Sens de l'initiative, autonome et organisation
- Essentiel - Capacité de travailler sous pression
- Important - Diplôme secondaire 5
- Important - Souci aigu du service auprès de la clientèle.
Vous êtes intéressée par le domaine juridique mais vous ne possédez la formation? Aucun problème! Un cabinet d’avocat de taille moyenne est actuellement à la recherche de deux adjointes administratives souhaitant se spécialiser dans le domaine de la propriété intellectuelle. Profitez d’une ambiance humaine et chaleureuse au sein d’un cabinet jouissant d’une excellente réputation quant à l’intérêt qu’il porte au bien-être de ses employés!
Sous la supervision immédiate de l’agent de brevet, l’adjointe administrative supporte celui-ci dans les activités reliées aux dossiers de brevets.

DESCRIPTION DES PRINCIPALES

1. Support administratif au professionnel : suivi de la boîte de courriels et de l’agenda du professionnel, réacheminement des courriels aux professionnels responsables, organisation de rencontres, indexation de dossiers, préparation des comptes de dépenses, réservations pour déplacements, transcription de dictées variées, etc.

2. Support administratif - dossiers physiques : coordonner l’ouverture de nouveaux dossiers, insérer des courriels et documents aux dossiers, imprimer et numériser des documents, réacheminer des dossiers aux professionnels responsables, préparer des memoranda, etc.

3.Travail dans les dossiers de brevets :

Gestion du compte client :

-correspondances variées avec les clients directs incluant les lettres concernant les nouveaux mandats, la transmission de document concernant les nouvelles demandes (ébauches et documents relatifs au dépôt éventuel d’une demande);
-coordination de la mise à jour des instructions spécifiques au client et à la facturation;
-suivi et gestion des problèmes reliés au compte client;
-obtention de documentation et renseignements suite aux requêtes de certains clients;
-mise à jour du portfolio des brevets (pour certains clients).

Communication avec les correspondants étrangers :

-suivi des dossiers et échéances avec les correspondants étrangers
-correspondances variées avec les correspondants étrangers (obtention de documents, recherche d’information, etc.)

Gestion des dossiers de brevets :

-suivi des échéances et des priorités dans les dossiers incluant les rappels;
-préparation de documents formels pour signatures par les inventeurs/demandeurs;
-préparation de documents en vue de déposer la demande;
-rapport et facturation (clients directs seulement sauf si indiqué) ;
-autres tâches connexes

Travail associé aux dossiers de brevets (sur demande):

-recherche et téléchargement de brevet ou de demande de brevet sur les sites PTO selon les requêtes des agents;
-comparaison des dessins formels;
-lecture d’épreuve des publications et des brevets;
-rédaction et envoi de documents officiels, préparation de documents pour dépôt, suivi des échéances et des priorités dans les dossiers, recherche et téléchargement de brevet ou de demande de brevet sur les sites PTO, comparaison des dessins formels, etc.

4.Clients : correspondances variées avec les clients directs et correspondants, facturation, suivi et gestion des problèmes reliés au compte client.

5.Lecture d’épreuve : lecture d’épreuve de dossiers légaux (opinions, etc) et de demande de brevets.

EXIGENCES DE L’EMPLOI
•Technique administrative ou études connexes
•Excellente capacité de rédaction
•Maîtriser les outils Microsoft
•Bilinguisme parlé et écrit essentiel
•Capacité de traiter multiples dossiers et échéances
•Expérience en milieu juridique et en brevet est un atout
Entreprise œuvrant dans le domaine de l’édition et de la publication, située à Laval, est à la recherche d’un adjoint à l’administration pour seconder le directeur et les représentants des ventes.
C’est un poste permanent de jour et à temps plein (37,5 h par semaine).

Salaire : selon expérience entre 18,00$ et 21,00$ de l’heure

Description du poste :

- Rédaction de memos, lettres ou autres documents reliés aux opérations quotidiennes;
- Ouverture des dossiers clients et mise à jours aux besoins;
- Réception, inscription des bons de commandes et contrats, facturation et suivis mensuels;
- Vérification du contenu du site web et apport des corrections/améliorations nécessaires.

Exigences :

- Détenir un diplôme d’étude collégial (DEC) ou expérience compensatoire;
- Posséder 6 à 9 ans d’années d’expérience comme adjointe;
- Niveau avancé en (Word et Excel);
- Être doué pour les chiffres;
- Bilinguisme écrit et oral, avec force en français;
- Power Point (un atout);
- Connaissance de la comptabilité et de l’environnement Apple un atout.

Aptitudes :

Mettez à profit votre autonomie, initiative, discrétion, sens de l’organisation et responsabilité, ainsi que votre esprit d’analyse.
Département légal/relations de travail

DESCRIPTION DU POSTE :

Notre client est présentement à la recherche d’une adjointe administrative pour son département juridique et de relation de travail. La personne doit être dynamique et ordonnée, faire preuve de grand professionnalisme en rapport, entre autres, avec la nature confidentielle des informations.

Le poste consiste à seconder 2 gestionnaires afin de les aider à remplir leurs tâches quotidiennes de nature administrative et juridique. Le/la candidat(e) doit posséder de solides compétences au niveau organisationnel et au niveau de la gestion. Des aptitudes pour utiliser les nouveaux systèmes informatiques sont également un énorme atout.

Parmi les tâches liées au poste on retrouve notamment :

Préparer et saisir à l'ordinateur des lettres, notes de service, avis et autres documents juridiques ou encore des enregistrements au dictaphone;
Établir et tenir des systèmes de classement, selon les principes établis pour la gestion des documents et des procédures juridiques, et contrôler la sécurité des documents confidentiels;
Exécuter, s'il y a lieu, d'autres tâches générales de bureau, notamment préparer les relevés financiers.

Qualifications requises :

Un diplôme universitaire ou un diplôme collégial (une formation ou de l’expérience en secrétariat légal est un atout.)
2 à 5 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de la gestion
Le bilinguisme et une excellente grammaire en anglais et en français sont exigés
Une connaissance ÉLABORÉE de Microsoft Office (Word, Excel et Powerpoint) est également exigée.
Excellentes aptitudes de communication
Esprit d’analyse
Attention aux détails
Esprit d’équipe

Ouest de l'île

Plus d'information
Partager |
Sous la supervision du directeur corporatif, ressources humaines, le (la) titulaire du poste aura comme principale responsabilité les tâches suivantes :

- Préparation et suivi de divers documents:
- Gestion de différents rapports et compilation de données;
- Préparation de revues d’affaire;
- Préparation de différentes présentations Powerpoint;
- Rédaction de lettres, de communiqués et autres types de documents;
- Préparation & planification de réunions internes ou externes;
- Organisation de voyages d’affaires;
- Coordination du dossier des vacances, absences et/ou congés pour les employés du secteur concerné;
- Organisation et coordination de certains événements;
- Suivi budgétaire ;
- Assurer le suivi des procédures de contrôle interne pour la facturation et le paiement des factures;
- Mise-à-jour de fichiers;
- Soutien administratif pour l’ensemble de l’équipe;
- Remplacement des vacances et des absences au besoin.

COMPETENCES RECHERCHEES:

- Diplôme d’études collégiales en administration;
- Minimum 4 à 6 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire;
- Maîtrise du français et de l’anglais écrit et parlé;
- Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
- Connaissance de AS400;
- Bon jugement;
- Minutie, sens des priorités & débrouillardise;
- Organisé, méthodique, discrétion et professionnalisme dans l’exécution de ses fonctions;
- Disponibilité.
Entreprise internationale transigeant principalement avec les Etats Unis, recherche un(e) agent(e) administratif(ve) bilingue avec un excellent niveau en anglais pour soutenir le directeur exécutif avec des fonctions d'administration de bureau.

Vous êtes expérimenté dans la manipulation d'un large éventail de tâches en soutien administratif et vous êtes capable de travailler de manière autonome avec peu de supervision?
Vous êtes habile pour interagir avec le personnel de tous les niveaux, dans un environnement en évolution rapide?
Votre description parfaite est : flexibilité, dynamisme, débrouillardise et efficacité, avec un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité ?

Nous avons un poste sur mesure pour vous !

Vos responsabilités:

- Préparer des rapports de dépenses, et des demandes de paiement pour les factures;
- Fournir du soutien à l'adjointe administrative principale;
- Gestion d'agenda et de voyage pour le directeur exécutif;
- Traiter le courrier entrant / sortant sur une base quotidienne;
- Acheter les fournitures de cuisine et de bureau;
- Être responsable de la copie, la duplication et la numérisation des documents;


Les connaissances requises, les compétences et les aptitudes:

- Minimum de 5 années d'expérience de travail dans un environnement corporatif ou financier;
- Avoir un anglais impeccable et un bon français à l’oral;
- Avoir un niveau intermédiaire sur Excel, Word et PowerPoint de base;
- Être capable de faire des recherches sur le Web;
- Détenir un diplôme d'études collégiales (DEP ou AEC) en administration de bureau ou avoir de l'expérience dans des postes similaires ;
- Avoir d’excellentes compétences organisationnelles, être multitâches avec capacité démontrée à établir des priorités et gérer son temps dans un environnement aux délais serrés;
- Avoir un bon jugement, être discret et avoir une attitude courtoise.
Firme bien établie située dans le nord est de Montréal recherche une collaboratrice pour assister le vice président principal en développement des affaires,

Vous devez être autonome et efficace. De plus, vous devez être habile avec les outil de présentation visuelle Power Point.

Responsabilités:

- Agenda et suivi de projets;
- Organisation des réunions;
- Présentation Power Point;
- Rédaction en anglais et français;
- Suivi de projets;
- Aimant le travail d'équipe, discrétion essentielle, et ne pas être snob.

Nous offrons un salaire et avantages sociaux et plan de retraite des plus compétitifs.
Bureau de courtage est à la recherche d’un(e) technicien(ne) pour assister les courtiers dans la préparation des documents d’assurances de dommages. Idéalement vous devriez :

- Avoir 2 années et plus d’expérience en tant qu’assistant(e) chez un courtier d’assurances de dommages
- Avoir de bonnes connaissances des différents produits et fournisseurs en assurances
- Maitriser des logiciels suite office et logiciel reliés à l’assurance
- Avoir des connaissances concernant les assurances auto habitation et entreprises
- Être bilingue à l’orale et à l’écrit
- Avoir d’excellentes grammaires
- Être autonomie, avoir le sens des responsabilités et des priorités;
- Aimer le service à la clientèle

Nous offrons une gamme d’avantages sociaux des plus concurrentielles.

Stationnement fourni / accessibilité en transport en commun

Possibilité d’avancement
Êtes-vous un Adjoint (e) Administratif doué(e) en gestion des dossiers?
Un chef de file du secteur immobilier localisé à proximité de la station de métro Bonaventure à Montréal est à la recherche d’un professionnel avec un grand sens de l’organisation et de la gestion des priorités, afin d’assurer le suivi en rapport à la gestion des dossiers du personnel et du service.

Mettez en valeur vos connaissances et compétences dans le domaine de l’administration.

Voici les tâches principales :
- Planifier, organiser et faire le suivi des différents comités de gérance et réunions et produire les procès-verbaux ou compte-rendu (français/anglais);
- Assurer le suivi des coûts de projets de construction;
- Agir en tant que responsable en l’absence du directeur et/ou ses subordonnés afin de répondre aux demandes des locataires verbalement ou par écrit.
- Préparer et coordonner les mandats de construction émis par le directeur principal, et assurer le suivi des approbations;
- Faire le suivi d’agenda;
- Préparer les horaires de vacances et en faire la mise à jour;
- Être responsable du contrôle de la petite caisse.

Aptitudes et connaissances et requises :
- Désir marqué de travailler dans un contexte d'amélioration continue de la qualité;
- Bonne capacité à travailler en équipe;
- Diplôme d’études collégiales (DEC) en secrétariat ou l’équivalent;
- 8 à 9 années d’expérience en secrétariat;
- Excellent français et anglais parlé et écrit;
- À l’aise sur Word, Excel, Outlook et PowerPoint;
- Connaissance du logiciel One World (JD Edwards) un atout.
Vous désirez travailler dans un environnement dynamique et vivant? Vous êtes organisé, compétent et voulez mettre à profit votre bilinguisme?
Alors vous serez la personne idéale pour travailler dans une firme d’architecture reconnue et constamment à la tête de projets innovateurs.

Vous aurez les responsabilités suivantes :

- Rédiger de la correspondance administrative des associés;
- Assister les associés dans leurs tâches administratives;
- Rédaction des devis et des divers documents techniques requis par les chargés de projet;
- Mettre à jour les CV et les fiches de projet pour la documentation corporative, les offres de services et les outils de publicité;
- Planifier et assurer les besoins d’accueil pour les réunions;
- Filtrage des appels;
- Effectuer les tâches de graphisme.

Vos responsabilités impliquent que vous sachiez travailler avec les logiciels de Microsoft Office et que vous ayez un minimum de 2 ans d’expériences pertinentes.
Avec plus de 30 ans d’expérience ce chef de file offrant des services de gestion de carrière et de conseils en ressources humaines est à la recherche d’un adjoint(e) administratif / coordonnateur (rice) pour contribuer aux divers projets.
Mettez en valeur vos capacités de travailler avec un minimum de supervision dans un environnement dynamique.

Voici les diverses activités que vous allez réaliser :

- Gérer la logistique des rencontres avec les clients et les différents intervenants impliqués dans les mandats;
- Assister le Vice-président dans les diverses tâches reliées à la recherche de cadres.
- Seconder les professionnels dans l’exécution de leurs tâches administratives soit, préparer, mettre en forme et réviser la documentation destinée aux clients;
- Participer dans les réunions d’équipes et résumer les comptes rendus;
- Entrer les curriculum vitae dans la base de données et assurer la mise à jour;
- Préparer la facturation et acheminer l’information pertinente au service de comptabilité.

Les compétences pour obtenir ce poste :

- Être bilingue tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais);
- Détenir 5 ans d’expérience dans un environnement de travail similaire;
- Maîtriser le logiciels Word, Excel, Powerpoint et Outlook;
- Avoir un sens des priorités et de l’initiative;
- Avoir une très bonne orientation client et aimer le travaille en équipe, afin d’établir des relations professionnelles avec ses co-équipiers;
Lieu : à proximité du Métro Atwater
Salaire : ouvert selon l’expérience.
Courtier en immobilier à St-Léonard recherche un(e) adjoint(e) marketing bilingue qui a un côté créatif sur Photoshop pour monter des graphiques pour des revues spécialisées. En plus des tâches classiques inhérentes dans un poste d’adjoint(e) (correspondance, rapports et présentations), vous allez décider des couleurs et de la mise en page des flyers et autres...

Requis :
- Bilinguisme parlé et écrit
- Expérience pertinente
- Photoshop en plus de Word et Excel

Salaire selon expérience entre 37 400$ et 41 600$
Horaire de 8h30 – 17h30
Responsabilités et tâches :

Accueillir les visiteurs;
Répondre au téléphone, transférer les appels ou prendre des messages;
Trier et distribuer le courrier entrant et organiser la livraison du courrier sortant;
Préparer les bordereaux d’expédition pour les envois par service de messagerie;
Préparer des lettres, des notes de service et des rapports ;
Envoyer des documents par télécopieur;
Effectuer le classement des documents;
Commander les fournitures de bureau;
Réserver les salles d'exposition pour les réunions;
Faire des appels de recouvrement, tel que demandé par le gérant du crédit;
Aider avec la facturation, dans les audits de fin d'année et lors de la prise d’inventaire

Qualifications minimales requises :

DEC en secrétariat
Un minimum de deux (2) années d’expérience comme Adjointe administrative ou Réceptionniste dans le secteur privé
Connaissance d’Outlook et MS Office
Bonnes techniques de communication
Bilinguisme (à l’oral et à l’écrit)
Personne discrète et organisée
Responsabilités :

Coordonner la production imprimée au sein du service
Suivi de projets graphiques
Brochures, catalogues, promotions, etc.

Exigences :

DEC en marketing ou graphisme
3 années d’expérience pertinente dans un service marketing
Excellentes aptitudes pour coordonner les productions imprimées avec les fournisseurs externes (agences, infographes, imprimeurs)
Bon esprit d’équipe et de support aux ventes
Bonne capacité d’analyse, de planification, d’organisation et de suivi (personne très disciplinée)
Minutie et sens du détail
Capacité de travailler sous pression et avec courts délais
Capacité d’utiliser les logiciels informatiques Microsoft office (Word et Excel)
Bilinguisme (à l'oral et à l'écrit)
Responsabilités du poste :

Gestion des salles de montre : gestion de la mise en marché des produits dans les salles de montre : aménagement des planchers / marchandisage ; plan de planchers, affichage, présentoirs, introduction de nouveaux produits et gestion des discontinués;

Aide à la conception de présentoirs : contacts avec les fournisseurs ; négociation de prix, approbation des démos, suivi des productions et des livraisons, gestion des procédures et évaluation des sites; gestion de « l’Image » dans les salles de montre, uniformité des établissements, implantation du plan directeur, contact avec les responsables sur une base régulière;

Aide à l’élaboration des kiosques pour les différentes expositions : aide à développer le " lay out" et les présentoirs. Coordonne les activités événementielles ;

Aide à la coordination de projets marketing

Qualifications requises :

3 ans d’expérience dans un poste similaire
Connaissance de MS Office – dessin CAD (un atout)
Bilinguisme (à l’oral et à l’écrit)
Minutie (sens du détail)
Capacité d'analyse, de planification, d’organisation et de suivi (très discipliné)

Les responsabilités reliées à ce poste sont, entre autres:

Vérifier les commandes entrantes :

OCS (Order Cover Sheet)
Faire suivi avec les représentants des ventes
Signaler tout problème au directeur des ventes, au coordonnateur ou au superviseur
Faire suivi sur le développement

Nouveaux comptes:

Répondre au téléphone
Envoyer des notes aux représentants
Faire suivi jusqu'à l'ouverture

Communication avec les représentants:

Rappels
Rapports
Comptes de dépenses

Rapports de ventes

Entrer les rapports dans l'ordinateur et les donner au Directeur des ventes
Classer les rapports

Qualifications :

Un minimum de 2 ans d’expérience comme Adjointe dans un Service des ventes
Maîtrise d’Excel – Access (atout)
Bilinguisme (à l’oral et à l’écrit)

Métro McGill Société dans le domaine de la mode recherche une personne bilingue (anglais écrit et parlé obligatoire) et habile en entrée de données afin de remplir un mandat de 6 à 9 mois au sein de son équipe dynamique.

Le (la) mandataire répondra directement du chef de service de la gestion de configuration de produits et fera de la saisie d’information sous formes de chiffres via le progiciel de gestion intégré JD Edwards. Votre rôle s’étend aussi à la validation des entrées de données, ainsi que la conservation des dossiers dans le système.

Vitesse de frappe demandée : 45mots/min minimum!!!!!
Venez mettre en pratique vos connaissances des outils de bureautique MS Excel, Access et AS400.
Seuls les candidats ayant un minimum de 6 mois d’expérience en entrée de données avec un progiciel de gestion intégré tel que JDE, ainsi qu’un diplôme d’études secondaires, seront retenus.
Salaire offert : 16 à 18$/h avec possibilité de travailler jusqu’à 35h/semaine