Emplois disponibles pour :
Adjointe administrative

Notre client, un cabinet d'avocats international spécialisé en litige, est à la recherche de son alter ego! Vous êtes adjointe juridique spécialisée en litige? Les délais et procédures n'ont pas de secret pour vous et vous désirez faire carrière dans ce domaine? Sautez sur l'occasion!

Responsabilités principales :
• Préparer les procédures usuelles en litige.
• Procéder à la transcription des lettres ou de procédures dictées.
• Gérer les délais litigieux, effectuer le calcul et les inscriptions à l’agenda.
• Assurer un suivi des délais avec les avocats.
• Réviser les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures
juridiques et à l'usage grammatical.
• Effectuer l’ouverture, le classement papier et électronique, le suivi et l’organisation des dossiers.
• Gérer les appels téléphoniques et les communications par courriel et autres.
• Organiser et coordonner les rencontres entre les avocat(e)s et les clients.
• Préparer les dossiers des clients (correspondance, pièces justificatives, etc.).
• Prêter main-forte à l'organisation des interrogatoires pour en faciliter le déroulement efficace.
• Organiser les déplacements d'affaires des avocat(e)s, fixer les rendez-vous, réserver ce qui peut être requis lors de voyages d'affaires, etc.
• Entrer des données dans divers systèmes, qu'il s'agisse de facturation, d'entrée de temps ou autre.
• Participer ou assister à la recherche de conflits d'intérêts, si requis.

Qualifications requises :
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec profil juridique.
• Expérience de 3 à 5 ans en tant qu’adjoint(e) juridique en litige.
• Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué.
• Bilinguisme requis (français, anglais) à l’oral et à l’écrit; grammaire impeccable dans les deux langues, idéalement.
• Excellentes aptitudes d'utilisation de la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point et Outlook.
• Connaissance de la terminologie juridique ainsi que des règles de procédure.
• Familiarisation avec le droit des assurances, un atout.
• Orientation clientèle, esprit d'équipe et de collaboration au quotidien; tact et discrétion.
• Flexibilité et capacité de gérer plusieurs dossiers en simultané; dynamisme.
• Professionnalisme et aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles.
• Grande capacité d’apprentissage, proactivité et sens de l'initiative.

Vous connaissez la procédure à suivre, ne râtez surtout pas le délai!
Vous êtes junior et aimeriez mettre à contribution votre expérience en droit corporatif afin d'élargir vos connaissances et de vous spécialiser dans le domaine ?
Notre client est justement à la recherche d'une adjointe juridique junior en droit corporatif afin de seconder trois parajuristes.

Tâches administratives :

• Gestion des envois par messager.
• Production de la correspondance à transmettre aux clients.
• Réception et distribution de courriels aux membres du département.
• Ouverture, fermeture et transfert de dossiers.
• Vérification de la fourniture du CRAC (Centre de Recherches et d’Analyses sur les Corporations).
• Suivis auprès des clients suivant l’envoi de projets de mandats.
• Recherche de livres de minutes et de dossiers.
• Rappels et suivis auprès des avocats, comptables, etc.
• Préparation des étiquettes et des chemises.
• Impression des projets de compte des parajuristes.
• Assistance au commis de facturation lors de période achalandée.
• Classement général.

Tâches corporatives :

• Distribution aux parajuristes des lettres d’instructions des comptables.
• Virtualisation des livres de procès-verbaux et des documents reçus.
• Préparation des mandats de maintenance annuelle.
• Mise à jour des lois et doctrines du département.

La personne recherchée devra être :

• Bilingue
• Débrouillarde et minutieuse

Ce poste vous allume ? Faites vite et envoyez-moi votre curriculum vitae !
Notre client, un cabinet d'avocats de moyenne envergure, est à la recherche d'une adjointe juridique spécialisée en fiscalité pour seconder trois avocats, à proximité du métro Peel.

Vous aurez à:

• Produire divers documents, lettres, formulaires et notes.
• Préparer les dossiers clients et en assurer un suivi rigoureux.
• Être capable de gérer les priorités.
• Recevoir les appels des clients, prendre les messages, acheminer les appels.
• Effectuer la facturation et les feuilles de temps.
• Organiser et assurer le suivi dans le classement des documents et des dossiers.

Vous possédez 5 à 7 ans d'expérience dans un poste similaire et maîtrisez l'anglais et le français sur le bout des doigts ?

Envoyez-nous votre curriculum vitae dès maintenant !
Notre client, un cabinet d'envergure internationale situé en plein coeur du centre-ville de Montréal, a présentement deux opportunités à combler, soit un poste d'adjointe juridique en fusions et acquisitions et un poste en valeurs mobilières.

Responsabilités clés :

• Rédiger et modifier des lettres, des conventions, des contrats et tout autre document dicté ou préparé dans les logiciels Word, Excel, Powerpoint ou Outlook.
• Reformater, numériser, imprimer, photocopier et télécopier divers documents.
• Préparer des documents de comparaison avec le logiciel Workshare Compare.
• Effectuer les entrées de données dans InterActioné.
• Travailler en collaboration avec les avocat(e)s dans certains projets de développement des affaires.
• Effectuer la gestion du calendrier Outlook à l’occasion.
• Effectuer les entrées de temps dans le logiciel CMS.
• Préparer les projets de compte (prebills) et les factures mensuelles.
• Préparer les livres de clôture électroniques.
• Imprimer divers documents provenant des salles de données virtuelles “data rooms”.

Qualifications :

• Attestation en secrétariat, en secrétariat juridique ou experience équivalente.
• Excellente maîtrise des deux langues officielles, parlées et écrites.
• Bonne connaissance de la suite MS Office (formation offerte à l'interne).
• Capacité à accomplir des tâches pour plusieurs personnes simultanément avec un minimum de supervision.
• Respect des échéances et capacité à travailler sous pression.
• Souci du détail, éthique professionnelle et intégrité.

Vous êtes prête pour du changement et cherchez à relever de nouveaux défis ? Ces postes sauront vous combler !

Envoyez-nous votre curriculum-vitae dès maintenant !
Notre client, un des cabinets les plus réputés du centre-ville de Montréal, cherche à combler un poste d'adjointe juridique en litige commercial pour supporter 2 jeunes avocats dans leur pratique.

Responsabilités clés :

• Rédiger et modifier des lettres, des conventions, des contrats et tout autre document dicté ou préparé dans les logiciels Word, Excel, Powerpoint ou Outlook.
• Préparer des procédures en litige.
• Reformater, numériser, imprimer, photocopier et télécopier divers documents.
• Préparer des documents de comparaison avec le logiciel Workshare Compare.
• Effectuer les entrées de données dans InterAction.
• Travailler en collaboration avec les avocat(e)s dans certains projets de développement des affaires.
• Effectuer la gestion du calendrier Outlook à l’occasion.
• Effectuer les entrées de temps dans le logiciel CMS.
• Préparer les projets de compte (prebills) et les factures mensuelles.
• Préparer les livres de clôture électroniques.
• Imprimer divers documents provenant des salles de données virtuelles “data rooms”.

Compétences requises :

• Attestation en secretariat juridique ou experience connexe.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais, parlé et écrit.
• Bonne connaissance du logiciel MSOffice (formation offerte à l'interne).
• Capacité à accomplir des tâches pour plusieurs personnes simultanément avec un minimum de supervision.
• Respect des échéances et capacité à travailler sous pression.
• Souci du détail, éthique professionnelle et intégrité.

Notre client est facilement accessible en transport en commun (Métro Bonaventure) et offre des conditions de travail très compétitives !

Si vous êtes bilingue, passionnez et avez le goût d'avancer dans une compagnie offrant une belle philosophie, ce poste est pour vous, envoyez-nous votre curriculum vitae sans plus tarder !
Notre client, une compagnie d'envergure nationale bien implantée et spécialisée dans le commerce de détails, est à la recherche d'un(e) technicien(ne) à l'administration pour un mandat temporaire de 6 mois. Votre rôle sera d'assister l'équipe dans la préparation et le traitement de leurs dossiers corporatifs et litigieux.

Tâches et responsabilités :

• Obtenir l'information requise de diverses sources.
• Communiquer et effectuer le suivi avec les divers intervenants.
• Rédiger, réviser, préparer, mettre à jour, traduire et/ou faire traduire divers documents (lettres, mémos, contrats, baux, résolutions, etc.) et gestion de la transmission des différents documents avec le service du courrier.
• Mettre sur pied un système de tenue des dossiers et assurer l'organisation, la mise à jour et le classement des documents juridiques.
• Faire l'ouverture et la codification des réclamations et réquisitions de paiements (factures d'honoraires, prêts aux détaillants, allocation des produits de vente de propriétés) et effectuer les paiements.
• Assurer le suivi rigoureux des dossiers, notamment des marques de commerce et des litiges, incluant de fréquents contacts avec nos prestataires de services et nos partenaires d'affaires.
• Monter des présentations Powerpoint, tableaux Excel, rapports variés. Modifier des fichiers existants selon les demandes.

Profil recherché :

• Technique juridique.
• Au moins un an d’expérience en tant que soutien administratif dans un environnement légal, idéalement en tant qu’adjoint(e) dans un cabinet.
• Bilinguisme français/anglais ou anglais très courant indispensable.
• Orthographe irréprochable en français et anglais.
• Rigueur et organisation.
• Vivacité d’esprit.

Ce poste est fait pour vous, vite, envoyez-nous votre curriculum vitae !
Notre client, un organisme à but non lucratif de grande envergure et situé près du métro Rosemont, est à la recherche d'une nouvelle adjointe administrative pour combler un poste permanent.

Description des tâches :

• Traiter la correspondance et le courrier entrant.
• Compléter et maintenir à jour les questionnaires, tableaux, chiffriers électroniques, graphiques, registres ou autres documents administratifs requis pour la prise de décisions relatives à l'organisation.
• Produire des documents de toute sorte et veiller à sa diffusion aux différentes clientèles.
• Relancer les fournisseurs concernant la facturation à ajuster.
• Participer à l’élaboration et tenir à jour le système de classement des documents ou dossiers.
• Préparer et assurer le suivi des bons de commande, réquisitions, budgets, comptes de dépenses, feuilles de temps, vacances et autres documents du genre (manuel et/ou informatique).
• Transmettre les avis, enregistrer les requêtes.
• Appliquer avec discernement les règles, normes et procédures et veiller au suivi des échéanciers.
• Exécuter des travaux d'écriture reliés à la comptabilité, aux statistiques, au budget, à l'approvisionnement, etc.
• Fournir des renseignements d'ordre général au téléphone ou au comptoir afin d'orienter ou d'informer les clientèles internes et externes.
• Préparer le matériel des réunions ou conférences et procéder à la convocation des participants et préparer l'ordre du jour.
• Participer à des réunions et production du procès-verbal.
• Réviser les documents émis par le personnel de son unité administrative.
• Toutes autres tâches connexes

Expériences et exigences du poste :

• Secondaire V professionnel (DEP) en secrétariat.
• Quatre (4) années d’expérience à un poste en secrétariat ou expérience similaire.
• Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais, aptitude à la communication et aux relations interpersonnelles, sens de l'organisation et de la planification.
• Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques.

Ce poste vous intéresse, envoyez-nous votre curriculum vitae dès maintenant !
Soucieux de s'adapter aux changements rapides de la demande croissante du marché du travail, notre client, un établissement renommé du domaine institutionnel, offre un milieu de travail sain, situé dans le quartier Rosemont où le savoir-faire et les compétences de ses employés sont mis en valeur.

Nous cherchons présentemment une adjointe administrative au département des ressources humaines pour un mandat de 3 à 6 mois.

Vous avez un excellent français écrit et oral ? Vous avez une première expérience réussit dans les ressources humaines ? Vous êtes sûrement la personne recherchée !

Principales responsabilités :

• Gérer l'agenda et les courriels de la directrice RH.
• Organiser les comités de direction et préparer la documentation.
• Regarder les ordres du jour lors des rencontres et préparer les documents nécessaires (ex : tableau, graphique, formulaire, etc.).
• Être en charge de la dotation des cadres : Préparer les documents pour les entrevues, convoquer les candidats, appeler pour les tests psychométriques et l'accueil des candidats.
• Assister la directrice dans toutes ses tâches connexes : rédiger les comptes rendus, envoi des avis de convocations etc.
• Français écrit et oral impeccable
• Connaissances intermédiaires de la suite Office
• Discrétion et adaptabilité sont de forts atouts.

Salaire entre 22 $ et 29 $/heure selon expérience et semaine de 35 heures.

Envoyez-nous votre curriulum vitae le plus rapidement possible !
Vous désirez travailler au sein d'une équipe dynamique et professionnelle ?

Notre client, un petit cabinet d'avocats qui compte cinq succursales au Québec, est à la recherche d'une adjointe juridique senior en litige de construction afin de seconder un Associé senior qui excelle dans le domaine pour leur bureeau sur la Rive-Nord de Montréal, plus précisément à Boisbriand.

À QUOI RESSEMBLE UNE JOURNÉE TYPIQUE ?

Parmi vos responsabilités, vos tâches incluront notamment :

• Ouverture et fermeture de dossiers (électronique et physique).
• Préparation de diverses procédures judiciaires usuelles en litige (mise en demeure, endos, demande introductive d’instance, transaction, inscription par défaut, protocole d’instance, inscription pour instruction et jugement, état des frais, bordereau d’exécution, etc.).
• Calculer les délais des procédures et faire les inscriptions à l’agenda des avocats.
• Préparer et tenir à jour les dossiers clients (correspondance, pièces justificatives, etc.).
• Assurer la communication avec les divers intervenants dans les dossiers.
• Retranscription de dictées.
• Gérer les agendas des avocats et assurer le respect des échéanciers dans leurs dossiers.
• Faire la facturation des clients.
• Fournir de l'aide aux autres adjointes de l’équipe, au besoin.

AVEZ-VOUS LE PROFIL ?

• DEP en secrétariat juridique ou formation ou expérience équivalente.
• Expérience minimale de trois (3) ans dans le domaine juridique, idéalement en litige.
• Parfaite maîtrise du français.
• Aisance dans l’environnement informatique, notamment avec la suite Office et Outlook.

VOS NOMBREUX AVANTAGES :

• Salaire concurrentiel.
• Avantages sociaux compétitifs.
• Excellentes conditions de travail.
• Environnement stimulant et agréable.
• Plusieurs activités reconnaissance des employés au cours de l’année.

Vous désirez vous rapprocher de la maison tout en poursuivant votre passion ?
Cette opportunité est faite sur mesure pour vous !
Notre client, situé dans le quartier de Rosemont-Petite-Patrie, est à la recherche d’une adjointe administrative possédant de l’expérience dans le domaine médicale ou fortement intéressée par celui-ci.

Tâches et responsabilités du poste :

• Gérer les appels pour la prise de rendez-vous du département d’acupuncture.
• Accueillir et informer les nouveaux patients du fonctionnement de la clinique et recueillir les renseignements nécessaires à l'ouverture de leur dossier.
• Produire l’horaire des patients pour chaque professeur.
• Produire l'horaire maître ainsi que l'horaire de l'utilisation des locaux en collaboration avec la personne responsable de la coordination du département de l’acupuncture.
• Tenir à jour des statistiques sur l'achalandage de la clinique et des cliniques externes.
• La liste d'attente des patients, préparer et remettre les dossiers pour la consultation.
• S'assurer de l'acquittement des frais reliés aux traitements, tenir un registre de sa caisse et faire les dépôts à la Direction des ressources financières.
• Assurer la gestion hebdomadaire des déchets biomédicaux, tenir à jour et préparer l'envoi des déchets biomédicaux pour la clinique.
• Préparer, nettoyer et désinfecter les instruments et le matériel de la clinique.

Vous êtes la personne idéale pour ce poste si vous êtes :

• Titulaire d’un DES ou DEP dans une spécialisation appropriée.
• Posséder 6 ans d’expérience pertinente.
• Maitriser la suite MS Office.
• À l’aise avec la comptabilité de base.
• Bilinguisme français et anglais (écrit/oral).
• Capable de travailler en équipe et de bien gérer le stress.
• Capable de faire preuve d’initiative, d’empathie et de diplomatie.

Vous vous reconnaissez dans ce type d'emploi ? vous cherchez de nouveaux défis ? Envoyez nous votre curriculum vitae !
Reconnu pour son côté novateur et orienté vers l'avenir, notre client, un établissement renommé dans le domaine institutionnel, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour la création d'un nouveau projet.

Soucieux de s'adapter aux changements rapides de la demande croissante du marché du travail, notre client offre un milieu de travail sain, situé dans le quartier Rosemont où le savoir-faire et les compétences de ses employés sont mis en valeur.

Votre rôle en tant qu’adjoint(e) administratif(ve) consistera à effectuer divers travaux de secrétariat général. Plus spécifiquement, vous aurez à assister le Secrétaire général dans la préparation des divers documents administratifs pour le comité d'administration ainsi que dans le suivi des processus et procédures.

Nous recherchons avant tout une personne maître de l'organisation et de la planification, ayant une grande rigueur et une excellente gestion des priorités.

Conditions offertes :

• Quatre semaines de vacances après un an.
• Régime de retraite des plus avantageux.
• Régime d’assurances collectives.
• Un milieu de travail convivial et programme d'aide aux employés.

Principales responsabilités :

• Proposer les projets d’ordres du jour, vérifier la conformité des projets de résolution et préparer toute la documentation requise aux diverses réunions du conseil d’administration et de ses comités.
• Transmettre les avis de convocation par voie électronique et déposer les documents, et ce, dans les délais prescrits.
• Effectuer les réservations de salles, d’équipements/matériels et de services de traiteur pour les différentes séances du conseil d’administration et de ses comités et en assurer la préparation.
• Assister aux séances de divers comités et du conseil, en rédiger les procès-verbaux en respectant les règles de gouvernance et les extraits de résolutions.
• Assurer la mise à jour du Manuel des règles de gestion (règlements, politiques, procédures et autres) et le suivi nécessaire tant à l’externe qu’à l’interne.
• Assurer le suivi des dossiers d’affaires juridiques notamment en termes de demandes d’accès à l’information et des plaintes ou litiges d’ordre institutionnel.
• Soutenir le secrétaire général pour toute question de nature administrative telle la rédaction de lettres, notes de service, procéduriers, rapports, révision de documents, etc.
• Classer la correspondance et les divers documents.
• Établir et assurer le suivi des divers calendriers des opérations du Secrétariat général et en préparer les plans de travail annuels.
• S’assurer du respect des calendriers de travail, faire la relance et rappeler les échéances.
• Préparer des formulaires, des tableaux ou des chiffriers pour différents suivis.
• Gérer l’agenda du Secrétariat général, fixer et prendre des rendez-vous tant à l’interne qu’à l’externe et en préparer les plans de travail annuels.
• Trier et analyser le courrier et en faire le suivi, noter les échéances.
• Faire le suivi budgétaire du Secrétariat général.
• Toutes autres tâches connexes.

Exigences du poste :

• Détenir un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme études professionnel (DEP) avec option appropriée.
• Détenir un minimum de six (6) années d'expérience pertinente à l’emploi.
• Excellente maîtrise du français à l’écrit et à l’oral, plus particulièrement, au niveau de la rédaction et de la correction de texte.
• Habileté en matière de prise de notes.
• Détenir une expérience auprès des instances légales ou de gouvernance.
• Bonne connaissance des règles protocolaires.
• Maîtrise de la Suite Office.

Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 9h à 17h.
Salaire offert selon l'échelle salariale en place : entre 21 $ à 26 $/heure, selon expérience.

Vous désirez travailler dans un milieu paisible dans l'Est de Montréal, je vous invite à nous faire parvenir votre curriculum vitae dès maintenant !
Nous recherchons, pour notre client, une résidence de retraite située à Pointe Claire, une adjointe administrative pour un mandat temporaire de 5 mois.

Description du poste :

• Accueillir et diriger les résidents, visiteurs, fournisseurs, employés etc.
• Recevoir les appels téléphoniques et les acheminer aux personnes concernées.
• Fournir les renseignements sur la résidence et, au besoin, faire visiter au client potentiel les lieux aux fins de location et faire signer le bail si nécessaire
• Surveiller l’entrée et la sortie du personnel et des résidents et les accès selon les procédures et règlements.
• Tenir un registre des événements du complexe dans un journal quotidien.
• Effectuer des tâches de classement, de copie, d’ordonnancement etc.
• Faire le suivi des payes, commande des fournitures de bureau et autre matériel.
• Préparer la correspondance et des documents tels horaires, tableaux, calendriers, documentation etc.
• Traduire des documents pour répondre aux besoins d’une clientèle bilingue.
• Toute autre tâche connexe.

Exigences du poste :

• Secondaire V général (DES) ou professionnel (DEP) dans une discipline orientée vers le travail de bureau (ex. : bureautique, comptabilité, etc.).
• Expérience minimum de 6 mois requise.
• Bonne connaissance de la bureautique et capable de converser convenablement en français et en anglais.
Pointe-Claire

Plus d'information
Souhaitez-vous rejoindre une belle compagnie à taille humaine, ayant à coeur le bien être de ses employés ?

Voici un beau poste d'adjointe juridique en droit autochtone pour un cabinet d'avocats situé au centre ville de Montréal !

Description des tâches :

• Prendre les appels et et assurer le suivi des courriers/courriels.
• Rédiger la correspondance, que ce soit lettres et courriels, etc.
• Ouvrir les dossiers, mettre à jour et fermer les dossiers.
• Organiser et planifier les rendez-vous et les déplacements.
• Faire la tenue d’agenda et suivre les délais légaux applicables aux différentes étapes du dossier.
• Rédiger des procédures judiciaires et autres documents connexes (15 % des tâches).
• Toutes autres tâches connexes.

Exigences :

• Détenir un diplôme en secrétariat juridique ou expérience équivalente.
• Détenir un minimum de 3 ans d'expérience en tant qu'adjointe juridique et ayant de bonnes connaissances en litige.
• Excellente maîtrise écrite et orale des langues françaises et anglaises.
• Autonomie, sens de l'initiative.
• Faire preuve de rigueur.
• Être en mesure de gérer les priorités.

Salaire compétitif selon l'expérience et gamme complète d'avantages sociaux.
Vous souhaitez travailler dans un environnement stimulant en plein coeur du centre-ville de Montréal? Vous êtes bilingue (français et anglais) et avez une grammaire impeccable? Vous disposez d'une expérience pertinente en facturation, idéalement acquise dans une entreprise de services professionnels ?

Notre client, un cabinet d'avocat réputé dans son domaine est à la recherche d'une adjointe à la facturation.

Vos responsabilités:
• Préparation des projets de compte (prebills).
• Vérification de l’exactitude des informations (primes ou rabais accordés, taxes, etc.), révision et correction.
• Préparation et envoi des factures mensuelles.
• Résolution de problèmes reliés à la facturation (transferts d’entrées de temps, déboursements, taux erronés, amendement de comptes, etc.).
• Numérisation des factures.
• Classement électronique des factures et tous documents connexes.
• Suivi et mise à jour des instructions concernant la facturation des clients.
• Production de rapports sur demande.

Vous bénéfierez d'un salaire avantageux établi selon votre expérience et d'une gamme complète d’avantages sociaux.

Mettez à profit vos compétences et rejoignez dès maintenant une équipe dynamique!
Vous aimez relever des défis et cherchez à vous épanouir dans un cabinet d'avocats doté d'une culture d'entreprise exceptionnelle et reconnu dans son domaine ?

Notre client, situé en plein coeur du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe pour travailler au sein de ses services linguistiques.

Vous avez un minimum de 2 ans d'expérience à titre d'adjointe? Vous maîtrisez le traitement de texte, vos grammaires en français/anglais sont impeccables et vous avez des connaissances avancées sur la suite MsOffice?

Vous relèverez du Gestionnaire aux Services linguistiques et aurez pour principales responsabilités de:
- Créer et modifier des documents par le biais du traitement de texte, de la numérisation ou autres méthodes;
- Assurer la pleine satisfaction de la clientèle interne, principalement des traducteurs et des réviseurs;
- Participer à des projets de traduction en assurant le traitement préalable de certains documents;
- Veiller à la vérification de certains documents avant leur livraison aux clients;
- Remplacer à l’occasion les autres Adjointes, Services linguistiques avec la gestion des documents à traduire et la facturation des fournisseurs externes.

Vous bénéfierez d'un salaire avantageux établi selon votre expérience et d'une gamme complète d’avantages sociaux.

Mettez à profit vos compétences et rejoignez dès maintenant leur équipe!
Vous désirez acquérir davantage d'expérience dans le domaine administratif, notre cliente désire joindre à son équipe une adjointe administrative junior détenant environ un à trois d'expérience pertinente!

Vos responsabilités:
- préparer et saisir à l'ordinateur des lettres et des documents juridiques ainsi que faire le suivi des dossiersm tout en respectant les délais exigés;
- fixer les rendez-vous et les dates des réunions et des conférences du supérieur;
- établir et tenir des systèmes de classement/ numérisation, selon les principes établis pour la gestion des documents et des procédures juridiques, et contrôler fréquemment la sécurité des documents confidentiels;
- exécuter, s'il y a lieu, d'autres tâches générales de bureau, notamment les feuilles de temps et la facturation.

Vos qualifications:
- 1 à 3 ans d'expérience comme adjointe administrative junior;
- Bilinguisme, oral et écrit, surtout à l'anglais;
- Connaissance de la suite MsOffice.

C'est le moment de parfaire votre expérience au sein d'une société bien établie dans le centre-ville de Montréal!
Notre client, un petit cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, désire joindre à son équipe un commis au soutien administratif.

Vos responsabilités:
•Procéder à l’ouverture des dossiers;
•Effectuer les recherches requises pour la détection des conflits d’intérêt;
•Assurer la gestion des mesures de sécurité applicables aux dossiers;
•Remplacer la commis à la facturation lors de ses congés;
•Gérer les achats auprès de différents fournisseurs;
•Effectuer les remplacements lorsque requis à la réception (accueil et réception des appels téléphoniques);
•Offrir un support aux adjointes pour le traitement des feuilles de temps;
•Accomplir diverses autres tâches de nature générale et administrative selon les besoins.

Le profil recherché:
•Diplôme en secrétariat juridique ou comptabilité;
•Expérience en milieu de services professionnels (un atout);
•Bilinguisme (français et anglais) à l’oral et à l’écrit;
•Maîtrise de la suite Microsoft Office;
•Souci du détail;
•Rapidité d’exécution;
•Orientation client et professionnalisme.

Nos avantages:
•Programme de rémunération concurrentiel;
•Couverture d’assurance collective payée par l’employeur;
•Régime de REER collectif avec cotisation de l’employeur;
•Équipe dynamique et environnement de travail collégial

Vous désirez joindre une équipe dynamique et vous aimez les tâches variées? Ce poste rentre dans vos cordes!
Vous êtes passionnée par les ressources humaines? Vous aimeriez seconder l'équipe d'une très grande entreprise dans leurs tâches? Ce poste vous conviendra certainement!

Responsabilités du poste :

• Assurer un support administratif au Service des RH : accueil et orientation des visiteurs, réception et transfert des appels, réservation de salles de réunion/entrevue.
• Procéder au paiement des factures dans le système de comptabilité financière Oracle.
• Assurer la gestion des dossiers confidentiels des employés.
• Effectuer les commandes de papeterie.
• Assurer la distribution du courrier et faire des envois postaux.
• Assurer la liaison avec les différents fournisseurs pour le maintien des outils informatiques (ex : photocopieurs, etc.).
• Attribuer les accès dans le SharePoint RH et mettre à jour les listes d’utilisateurs.
• Autres tâches connexes.

Exigences du poste :

• Diplôme Secondaire 5.
• Bilingue (francais – anglais).
• 2 à 5 ans d’experience dans un poste connexe.
• Bonne connaissance d’Excel et Word.
• Connaissance d’Oracle est un atout Connaissance d’Oracle (un atout).
• Expérience en tant que réceptionniste ou autre expérience connexe (un atout).
Saint-Laurent

Plus d'information
Située à Ville St-Laurent, cette grande entreprise de réputation mondiale est à la recherche d'une adjointe exécutive bilingue. Le poste est temporaire mais de belles opportunités pour le futur peuvent s'offrir à vous.

Description:

• Offrir un soutien administratif aux membres exécutifs ainsi qu’à l’équipe.
• Gérer l’agenda et les réunions au calendrier.
• Répondre au téléphone, filtrer les appels, transmettre les appels aux personnes concernées ou prendre les messages.
• Gérer les communications électoniques entrantes et sortantes.
• Organiser les conférences téléphoniques.
• Coordonner les demandes de voyage et les rapports de dépenses connexes.
• Créer les demandes de remboursement de frais.
• Effectuer les procès verbaux de réunions et les faire parvenir aux participants.
• Réserver les salles de conférence.
• Créer des tableaux en Excel, rédiger et corriger des lettres en Word.
• Créer des présentations PowerPoint.
• Traiter les documents confidentiels pour le département.
• Effectuer toutes autres tâches connexes demandées par son gestionnaire.

Exigences:

• Diplôme d’études collégiales ou professionnelles en secrétariat, ou combinaison équivalente de formation et d’expérience.
• Cinq années d’expérience comme adjointe administrative, expérience comme adjointe exécutive serait un atout.
• Excellent sens de l’organisation et de la planification.
• Capacité à faire plusieurs choses à la fois.
• Minutie, bon esprit d’équipe, souplesse, tact, diplomatie et capacité à travailler dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide.
• Initiative, autonomie et désir d’apprendre.
• Capacité à gérer son temps efficacement ; personne autonome et responsable.
• Discrétion rigoureuse.
• Habileté à interagir avec des intervenants de différents niveaux.
• Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office (incluant : Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
• Expérience dans la création de présentation PowerPoint.
• Excellentes capacités à communiquer en français et en anglais, oralement et par écrit.

Si vous souhaitez vous joindre à une firme de renommée chez qui vous pourriez évoluer dans votre carrière, n'hésitez pas à communiquer rapidement avec nous.
Saint-Laurent

Plus d'information
Notre client, un cabinet d'avocats réputé dans le domaine, qsitué en plein coeur du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe pour travailler au sein du service linguistique.

On vous considère spécialiste au niveau du traitement de texte? Vous avez des grammaires impeccables, vous êtes ''techno" et à l'aise sur la suite MsOffice? Nous recherchons une joueuse d'équipe qui saura se joindre à une équipe d’adjointes qui collaborent avec une équipe de professionnels.

Principales responsabilités :

• Apporter à divers documents de nature complexe les modifications demandées en anglais ou en français;
• Effectuer la mise en page de documents volumineux (en utilisant notamment les styles, les renvois, les signets, la numérotation hiérarchisée) et créer et modifier des tableaux ainsi que des graphiques (en utilisant les fonctions avancées de Word, Excel et PowerPoint);
• Participer à quelques tâches administratives du service au besoin (notamment ouvrir et classer les dossiers, répondre aux demandes ponctuelles des membres du service).

Exigences :

• DEC en bureautique ou expérience équivalente.
• Maîtrise des fonctions avancées de Word XP et bonnes connaissances de PowerPoint et Excel.
• Connaissances de Workshare Professional, Acrobat, Outlook, SAP et MultiTrans, un atout.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit.
• Grande disponibilité en dehors des heures normales de travail.
• Faire preuve d’aptitude à travailler en équipe.
• Avoir la capacité de travailler sous pression.
• Démontrer une grande capacité à apprendre rapidement.
• Être autonome.
• Faire preuve de minutie et de flexibilité.
• Avoir le sens de la planification et de l’organisation.

Ce poste résume bien ce que vous aimez, soit le juridique et le linguistique? Ce poste vous permettra de mettre à profit vos connaissances!
Notre client, un cabinet d'avocats d'envergure nationale désire joindre à son équipe une spécialiste, production de documents en droit immobilier commercial.

Vous êtes à l'aise avec les notions de baux, de louage? Nous recherchons une candidate qui est forte sur le traitement de textes, qui est bilingue et à l'aise avec les logiciels!

Production de documents:
- Produire et modifier des présentations PowerPoint, des organigrammes, des textes pour
multipostage, des feuilles de calcul Excel et des graphiques
- Produire, formater et modifier de la correspondance, des documents, des rapports, des pièces jointes
et d’autres textes qui proviennent de diverses sources, voir à ce que le style du cabinet soit appliqué
- Indiquer aux utilisateurs des services à quelle étape le travail en est rendu
- Veiller à ce que les documents soient produits dans les délais impartis, selon les normes optimales
- Surveiller l’arrivée et enregistrer les demandes de travail dans le système
- Soutenir et aider les autres membres de l’équipe en partageant ses connaissances sur les systèmes
et en veillant à ce que les compétences de chacun soient améliorées

Compétences:
- Vitesse de frappe précise d'au moins 60 mots par minute
- Connaissance de la terminologie juridique et des documents juridiques
- Connaissance avancée de Microsoft Word, Outlook, Excel, PowerPoint et de tout autre système de
base déployé par l'entreprise
- Excellentes compétences linguistiques en français et anglais, à l’oral comme à l’écrit
- Possibilité d’effectuer le formatage et le reformatage des documents dans un style maison
- Possibilité de réparer des documents problématiques soi-même ou avec le soutien du service
informatique
- Solides compétences de transcription de dictée
- Excellente communication téléphonique
- Excellente compétences en communication et pour le travail d’équipe
- Souci du détail
- Flexibilité et fiabilité
- Sens de l'initiative
- Capacité à travailler de manière autonome et avec un minimum de supervision
- Capacité à rester calme sous pression et travailler avec des délais serrés
- Consciencieux, accessible et enthousiaste
- Capable de créer rapidement des liens de confiance et de respect avec les autres.

Les documents volumineux ne vous font pas peur, bien au contraire? Vous êtes une pro en informatique? Ce poste vous permettra de vous surpasser!
Localisé dans une incroyable bâtisse, les bureaux sont facilement accessibles par transport en commun (Métro Crémazie) et en voiture. De nombreux avantages sont offerts : une jeune équipe dynamique, un régime d’assurance collective, un régime de retraite (REER/RPDB), un programme de vacances compétitif et des journées personnelles pour des imprévus. Une salle d'exercice est disponible sur place pour tous nos employés ainsi qu’une salle de jeux avec une table de pool et babyfoot.

Responsabilités :

• Préparer les documents pour des demandes de brevets à être déposées au Canada et à l’International.
• Communiquer régulièrement avec les clients pour le suivi des dossiers de demandes de brevets.
• Assister à toutes les étapes des demandes de brevets canadiens, américains et internationaux.
• Préparer la correspondance de routine qui découle du dépôt d’une demande de brevet.
• Faire le suivi des échéanciers.
• Tenir à jour la base de données des dossiers.
• Toutes autres tâches connexes.

Qualifications :

• Titulaire d’un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques ou une formation équivalente.
• Bilingue français / anglais.
• Un an d'expérience dans le domaine de la propriété intellectuelle.
• Avoir le souci du détail et être minutieux.
• Être en mesure de gérer de multiples priorités d’une manière organisée.
• Fournir des réponses professionnelles et en temps opportun aux clients internes et externes.
• Démontrer de hautes normes de respect, d’intégrité et de rigueur dans la performance de son travail.
• Être dynamique et aimer travailler avec un minimum de supervision ainsi qu’en équipe.
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office.
• Posséder un sens élevé de la planification, des priorités et de l’organisation.
• Faire preuve d’une capacité à travailler sous pression.
• Capacité de prendre des initiatives.

Conditions du poste :

• Temps plein.
• Salaire ouvert selon expérience.
• Gamme d'avantages sociaux.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Qu'attendez-vous pour nous contacter ?
Un poste au sein du gouvernement canadien vous intéresse; nous pouvons vous aider !

Nous avons plusieurs postes à combler: support administratif; service à la clientèle, magasinier, acheteur, support informatique, réception-expédition, électricien, architecture, etc.

Veuillez nous contacter et nous serons heureux de vous indiquer la marche à suivre. Il y a définitivement un poste qui comblera vos attentes !