Emplois disponibles pour :
Adjointe administrative

Notre client, un grand cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une spécialiste à la production de documents pour travailler la fin de semaine, experte sur la suite MsOffice.

Il incombe au spécialiste, production de documents, d'offrir aux avocats des services intégrés, professionnels, exacts et efficients. Le spécialiste devra connaître à fond tous les progiciels qui servent à produire les documents du cabinet, notamment Word, PowerPoint, Excel et Outlook. Il devra donner des conseils sur la présentation des documents et les solutions de reformatage; il sera également appelé à gérer la banque des précédents du cabinet afin que tous les documents soient conformes au style du cabinet et à ce qu'ils soient mis à jour systématiquement en fonction des directives que donnent les services juridiques. L'équipe des Services de production de documents suivra de près le bon déroulement des tâches; elle surveilla la charge de travail de ses membres en veillant à ce que les exigences de chaque secteur soient remplies; enfin, elle offrira des services « à la carte » pour faire en sorte que les délais impartis soient toujours respectés.

Les principales responsabilités associées à ce poste sont les suivantes :

Production de documents:
- Produire, formater et modifier de la correspondance, des documents, des rapports, des pièces jointes et d'autres textes qui proviennent de diverses sources, voir à ce que le style du cabinet soit appliqué uniformément à ces textes et, ce faisant, respecter les systèmes/procédures du cabinet
- Produire et modifier des présentations PowerPoint, des organigrammes, des textes pour multipostage, des feuilles de calcul Excel et des graphiques
- Utiliser efficacement les systèmes de manière à mener les tâches à bien en respectant les priorités
- Corriger les épreuves et vérifier les documents pour en supprimer toute faute; voir à ce qu'ils soient conformes au style du cabinet et, le cas échéant, surligner les pièces jointes avant de les transmettre aux adjoints à la pratique
- Au besoin, communiquer avec les avocats, les chefs d'équipe, les adjoints à la pratique et l'administration relativement à la production de documents
- Indiquer aux utilisateurs des services à quelle étape le travail en est rendu
- Veiller à ce que les documents soient produits dans les délais impartis, selon les normes optimales
- Travailler à définir les niveaux de service en suivant les directives du chef de l'équipe des Services de production de documents
- Soutenir et aider les autres membres de l'équipe en partageant ses connaissances sur les systèmes et en veillant à ce que les compétences de chacun soient améliorées
- Au besoin, aider les autres spécialistes de la production de documents à s'acquitter de leurs tâches, à l'échelle nationale et locale

Autres fonctions et responsabilités:
- Communiquer avec les utilisateurs des services et s'enquérir de leurs exigences
- Vérifier régulièrement les charges de travail au centre de production de documents et aider ses collègues en modifiant au besoin les priorités, de façon à éviter tout retard
- Aider les membres du centre de production de documents ou les adjoints à la pratique dans les temps morts et toutes les fois où cela est nécessaire
- Veiller à ce que le niveau de service soit maintenu par l'équipe quel que soit le quart de travail
- Au besoin, travailler efficacement avec d'autres groupes juridiques ou de soutien
- Participer aux séances de formation régulières pour être parfaitement au fait des systèmes
- S'acquitter de toute autre fonction selon les demandes formulées par les responsables d'équipe des groupes de pratique et des Services de production de documents ou le directeur des Services nationaux de soutien juridique

Principales exigences:
Il incombe au spécialiste, production de documents, de tenir à niveau ses compétences et de se familiariser avec les services du cabinet, son personnel clé, ses clients ainsi que ses systèmes et procédures internes. De la sorte, le spécialiste, production de documents, pourra exécuter efficacement ses fonctions; le cas échéant, il discutera de ses besoins de formation supplémentaire avec son chef d'équipe.

Tout spécialiste, production de documents, doit maîtriser les compétences fondamentales suivantes :
- Vitesse de frappe d'au moins 60 mots à la minute et exactitude requise
- Connaissance poussée des systèmes Microsoft Word, Outlook, Excel et PowerPoint ainsi que de tout autre système de base qu'utilise le cabinet
- Capacité d'effacer le formatage de documents et de reformater ceux-ci en fonction du style du cabinet
- À même de régler les problèmes qui se trouvent dans des documents, avec ou sans le soutien des TI
- Excellentes manières au téléphone
- Excellentes compétences en matière de communication; esprit d'équipe
- Souci du détail
- Souple et fiable
- Peut prendre des initiatives
- Reste calme sous pression et peut respecter des échéanciers serrés
- Consciencieux, d'abord facile et enthousiaste
- Peut rapidement inspirer confiance, jouit du respect et de la confiance de ses pairs.

Autres exigences:
- Excellentes compétences linguistiques en français et anglais, à l'oral comme à l'écrit
- Très bonne connaissance des services de soutien
- Volonté d'améliorer ses propres compétences et celles de ses collègues
- Déterminé à faire en sorte que les services du meilleur calibre soient offerts et maintenus

Salaire ouvert selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.
Horaire de 21h/semaine - le vendredi, samedi et dimanche.





Nous recherchons pour notre client, un cabinet de service financiers situé à Laval, une adjointe administrative dans le cadre d'un poste permanent de 16 à 18h par semaine.

Nous recherchons une personne qui soit capable d'exécuter autant de simples tâches cléricales que des tâches demandant de l'initiative et de l'implication dans la gestion de relations clients. Elle sera en charge de la relation client pour un conseiller financier.

Description du poste :

- Suivis de dossiers, d’agenda et gestion de la relation client, prise des appels, etc.
- Effectuer la correspondance, les photocopies/numérisation et le classement des dossiers/clients.
- Effectuer des transactions pour la clientèle par le biais du système informatique et du centre financier.
- Procéder à l’entrée de données de la clientèle dans les systèmes informatiques.

Compétences et aptitudes requises :
- Excellente capacité de communication à l’oral et à l’écrit
- Excellente connaissance du français (anglais un fort atout)
- Excellent sens du service à la clientèle
- Capable de faire preuve de leadership et de débrouillardise
- Capacité à respecter les délais
- Aptitude à travailler en équipe
- Connaissance des logiciels: Word, Excel, Outlook
- Diplôme d’études secondaires ou l’équivalent exigée
Voici un nouveau poste d'adjointe juridique, au sein d'un très grand cabinet d'avocats situé au centre-ville de Montréal.

Vous aurez à seconder 1 avocat

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS:
Exécuter dans un délai raisonnable tous les travaux qui lui sont confiés par son supérieur, notamment :
• Transcrire/modifier des lettres, des contrats, des procédures, des rapports ou d’autres documents dictés ou manuscrits
• Effectuer les tâches administratives reliées au poste, y compris les entrées de temps, les relevés de dépenses et la facturation
• Prendre en charge l’agenda et en assurer le suivi
• Maintenir le classement à jour
• Effectuer des photocopies, des télécopies et toute autre tâche qui lui est confiée
• Les compétences et l’expérience requises


QUALIFICATIONS REQUISES:
• Minimum de 2 ans d’expérience à titre d’adjoint(e) juridique en litige
• Expérience en droit litige impératif
• Bonne connaissance des logiciels Outlook et Word et de leurs fonctions avancées
• Connaissance des logiciels PowerPoint et Excel, un atout
• Bilinguisme avec une excellente maîtrise des grammaires française et anglaise
• Rigueur et souci du détail
• Bon sens de l’organisation et de la gestion des priorités
• Esprit d’équipe et capacité de travailler sous pression
• Autonomie, esprit d’initiative et rapidité d’exécution
• Sens des responsabilités
• Polyvalence et très grande souplesse
Si vous souhaitez collaborer au succès d'une grande entreprise internationale en assistant son vice- président, ce poste vous conviendra à merveille.

Vous serez impliquée dans la gestion et la coordination de tâches variées dont:

- agendas de travail;
- préparation des réunions;
- rapport et compte rendu du matériel de communication;
- collaboration avec différents partenaires d'affaires;
- suivi de dossiers relatifs à la haute direction;
- organisation de voyages;

Si vous avez la capacité de mener plusieurs dossiers en parallèle, de comprendre les valeurs et les objectifs fondamentaux d'une entreprise et de gérer les priorités, nous serons heureux de vous rencontrer. Vous vous sentirez privilégiée de faire partie d'une entreprise aux bonnes valeurs, offrant un salaire très compétitif ainsi que des avantages sociaux des plus complets:

Exigences du poste:

- Excellent bilinguisme à l'oral et à l'écrit;
- Expérience à titre d'adjointe exécutive;
- Maîtrise de la suite MS Office
- Discrétion et professionnalisme à tous les niveaux

Faites parvenir votre candidature le plus tôt possible!
Notre client, une firme syndiquée situé au centre-ville de Montréal recherche un/une adjointe de direction pour leur comité, en poste permanent, à 32h / semaine.

Description de poste :
- Gérer l'agenda numérique d'une dizaine de personnes
- Gérer la base de données via le logiciel Filemaker
- Gérer le calendrier du grief
- Revoir les documents pour la correction et faire la mise en page
- Faire également de l'archivage numérique et papier
- Répondre au téléphone ponctuellement (Peu d'appels entrants)
- Exceptionnellement, faire de la prise de note pendant les réunions

Compétences requises :
- 5 ans d'expérience minimum
- Savoir utiliser le logiciel Filemaker
- Savoir travailler sur un environnement Mac
- Être excellent en français écrit pour la correction des documents
- Maitrise avancée de Word (mise en page, fusionner des documents)
- Avoir déjà travaillé dans un organisme à but non lucratif (atout)
- Anglais de base, savoir prendre un message

Horaire de travail : 32h / semaine, du mardi au vendredi sur des horaires de jour

Salaire et avantages sociaux compétitifs
Notre client, une entreprise dans le domaine de la construction au métro Sauvé, est à la recherche d'une adjointe aux projets.

Voici l'ensemble des tâches que vous serez amenée à accomplir:
· Assurer les services administratifs des projets:
- Gérer toute la documentation électronique (documents informatisés) et papier (plans, devis) reliées aux projets de construction;
- S’assurer que tous les documents requis comme les DA, ODC, DIT, DIRECTIVES, ÉCHANTILLONS sont obtenus et classés ou transmis aux sous-traitants;
- Assister aux réunions de chantier et prendre les minutes si requises;
- Préparer les bordereaux de transmission de différents documents techniques aux sous-traitants ou professionnels;
- Préparer les bordereaux de réquisition de MO et matériaux et autres formulaires;
- Assister l’équipe projet dans toutes tâches connexes d’administration;
· Préparations de l’administration des chantiers incluant la création des dossiers papiers et dossiers électronique pour le projet et les cartables de gestion requis,
· Effectuer le suivi des dessins d’atelier et des fiches techniques
· Gérer les formulaires provenant du Plan qualité, du manuel ISO et du programme de prévention sécurité et assurer le classement.
· Effectue le suivi des rapports quotidiens de chantier
· Compose et transmet des correspondances aux différents intervenants;
· Assure le suivi quotidien sur notre plateforme réseau, sharepoint et fieldwire
· A la fin du projet, assurer l’archivage électronique et papier du dossier des projets aux archives.
· Autres tâches connexes
Voici un nouveau poste d'adjointe à la facturation au sein d'un grand cabinet d'avocats (centre-ville)

La personne recherchée sera appelée à :

• Préparation des projets de compte (pre-bills);
• Vérification de l’exactitude des informations (primes ou rabais accordés, taxes, etc.), révision et correction;
• Préparation et envoi des factures mensuelles;
• Résolution de problèmes reliés à la facturation (transferts d’entrées de temps, débours, taux erronés, amendement de comptes, etc.);
• Numérisation des factures;
• Classement électronique des factures et tous documents connexes;
• Suivi et mise à jour des instructions concernant la facturation des clients;
• Production de rapports provenant de CMS sur demande.

Connaissances et expérience
• Minimum DEC en comptabilité
• Bilinguisme
• Expérience pertinente, idéalement acquise dans une entreprise de services professionnels

Aptitudes personnelles et professionnelles
• Autonomie et débrouillardise
• Capacité d’analyse
• Service à la clientèle impeccable
• Aptitudes à travailler seul(e) et en équipe.
• Être capable de gérer un gros volume de travail.
• Disponible pour faire du temps supplémentaire à l'occasion

Salaire ouvert selon expérience + Gamme complète d'avantages sociaux.