Emplois disponibles pour :
Adjointe administrative

Un poste au sein du gouvernement canadien vous intéresse; nous pouvons vous aider !

Nous avons plusieurs postes à combler: support administratif; service à la clientèle, magasinier, acheteur, support informatique, réception-expédition, électricien, architecture, etc.

Veuillez nous contacter et nous serons heureux de vous indiquer la marche à suivre. Il y a définitivement un poste qui comblera vos attentes !
Un cabinet d'avocats très bien réputé à Montréal et situé en plein coeur du centre-ville, est présentement à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour joindre son équipe d’avocats au sein de la section droit des sociétés et du commerce afin d'y jouer un rôle très important dans la réalisation du travail administratif.

De façon plus précise, vos tâches seront les suivantes :

• Assurer l’arrivée des nouveaux avocats.
• Procéder à l’ouverture des dossiers clients / mandats.
• Préparer et assurer le suivi des rapports de dépenses.
• Assurer les suivis nécessaires auprès des clients internes et externes.
• Rédiger et éditer la correspondance ainsi que certains documents de communication dans les deux langues officielles dont des lettres, notes de service, courriels, etc.
• Gérer les agendas.
• Organiser et coordonner la logistique des déplacements (avion, hôtel, voiture, restaurant) et/ou des réunions (salle de conférence) ainsi que préparer le matériel nécessaire à ces fins.
• Réviser les entrées de temps.
• Effectuer des tâches cléricales et administratives connexes.

Vous êtes la personne idéale si vous avez le profil suivant :

• Expérience minimale de deux (2) ans dans un poste similaire en milieu professionnel.
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou Diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique.
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais, parlé et écrit.
• Très bonne connaissance des outils informatiques de la Suite Microsoft Office.

Aptitude personnelle et professionnelle :

• Bonne habileté d’organisation, de planification et de méthodologie.
• Souci d’offrir un excellent service à la clientèle.
• Autonomie, rigueur et sens de l’initiative.
• Gestion efficace des priorités et habileté à travailler sous pression.
• Bon jugement et capacité à travailler en équipe.
• Habileté à évoluer dans un environnement professionnel.

Cette description de poste vous intéresse, alors n'hésitez pas à nous envoyer votre curriculum vitae dès maintenant !
Nous recherchons activement, pour un de nos clients, une sécretaire administrative en charge des soumissions.

Notre client est situé tout près de la gare d'Anjou. Si vous cherchez une entreprise familiale, avec de belles valeurs, nous avons un poste permanent à combler. Si vous avez un minimum de 5 ans d'expérience dans un rôle pertinent, nous voulons vous rencontrer !

Voici les tâches à accomplir :

• Répondre aux appels d’offres municipales et en faire le suivi.
• Préparer divers types de documents, tels que des soumissions commerciales.
• Assurer le suivi particulier des commandes d’un client majeur.
• Effectuer diverses tâches administratives (gestion des échanciers, la tenue de registres et de la base de données, production des rapports, etc.).

Nous recherchons quelqu'un de minutieux, fiable et qui sera rapidement autonome.

Vous êtes le candidat idéal si :

• Vous avez au moins 5 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Vous êtes bilingue.
• Vous avez un niveau intermédaire de la suite Office.
• Si vous connaissez le logiciel de comptabilité Avantage se serait un atout.

Ce poste vous intéresse, alors n''hésitez pas à nous faire parvenir votre curriculum vitae dès maintenant !
Nous sommes à la recherche d'un commis comptable d'expérience pour une entreprise familiale situé à Anjou.

Nous recherchons une personne plutôt polyvalente pour aider le service de comptabilité et le service inventaire.
Cette personne devra être disponible pour du long terme.

Voici les tâches associés au poste :

• Gérer les produits et les inventaires.
• S'occuper des comptes fournisseurs et comptes clients de l'entreprise.
• Gérer les entrées des factures dans le système mais aussi le paiement des factures.
• Faire les comptes payables et les comptes recevables.
• Traiter la paie au besoin.
• Toutes autres tâches administratives connexes.

Nous cherchons une personne avec les qualifications suivantes:

• Un minimum de 5 ans d'expérience dans un domaine pertinent.
• Une maitrîse d'Excel.
• Bilinguisme ( français- anglais) écrit et parlé.

Équipe dynamique, près de la gare d'Anjou pour un poste de 35 heures par semaine.
Envoyez-nous votre curriculum vitae!
Vous recherchez de belles opportunités et vous souhaitez relever de nouveaux défis professionnels en ce début de nouvelle année?

Un important organisme à but non lucratif, qui a à coeur de favoriser le développement social et urbain de Montréal, recherche régulièrement des personnes qualifiées en soutien administratif pour des mandats temporaires dont 95% deviennent des postes permanents!

Il dispose de plusieurs sites à Montréal, majoritairement accessibles en transports en commun, mais aussi parfois aux alentours.

Vous pourrez vous épanouir dans un bel environnement, à l'écoute de ses employés et qui favorise la formation, la mobilité ainsi que l'évolution de son personnel.

Vos atouts:
• Vous avez de l'expérience en tant que réceptionniste, préposé administratif ou d'adjoint administratif?
• Vous avez un très bon niveau en français (écrit et parlé), et vous avez de bonnes notions d'anglais?
• Vous êtes diplômé dans votre domaine de compétence?

Vous bénéficierez d'un salaire concurrentiel et d'une belle atmosphère de travail.

Envoyez-nous votre curriculum vitae dès aujourd'hui et rejoignez une équipe où vous vous sentirez valorisé!
Vous avez de l'expérience en tant qu'adjointe administrative et débutez ou rêvez de débuter une carrière dans le domaine juridique?

Ce poste est peut-être pour vous !

Notre client, un petit cabinet d'avocats situé tout près du métro Bonaventure et spécialisé en litige fiscal est à la recherche de sa prochaine adjointe.

À ce poste, vous serez assise à la réception mais uniquement pour accueillir la clientèle, il n'y aura pas de prise d'appels.

Vos principales missions :

• Recevoir et accueillir la clientèle et les diriger dans les salles de conférences au besoin.
• Effectuer le soutien administratif pour 2 avocats spécialisé en litige fiscal.
• Traiter les dossiers clients et effectuer toutes les mises à jour requises.
• Ouvrir les nouveaux dossiers.
• Classer divers documents de nature confidentielles.
• Rédiger les procédures, et divers documents ou lettres, selon les besoins (dictaphone, traitement de texte).
• Gérer la facturation pour les avocats.
• Toutes autres tâches connexes requises.

Compétences recherchées :

• Posséder un DEP ou DEC en secrétariat, atout si juridique.
• Minimum de 1 an d'expérience dans un poste similaire.
• Expérience en litige fiscal sera considéré comme un fort atout.
• Posséder un français impeccable tant à l’écrit qu’à l’oral et un anglais intermédiaire (le bilinguisme sera considéré comme un atout).
• Maîtrise de la Suite Office.
• Habileté à gérer le stress.
• Excellente capacité d’adaptation.
• Bonne résistance au stress.
• Fort esprit d’initiative.

Avantage du poste :

• Poste permanent 35 h / semaine
• Horaire de travail : Du lundi au vendredi de 9h à 17h
• Assurances collectives offertes

Si vous cherchez à évoluer dans un environnement agréable et bienveillant, faites-nous parvenir votre CV au plus vite !
Voici une nouvelle opportunité sur la rive nord !

Vous désirez travailler au sein d'une équipe dynamique et professionnelle ?

Notre client, un cabinet d'avocats qui compte cinq succursales au Québec, est à la recherche d'une adjointe administrative pour rejoindre l'équipe en droit corporatif pour leur bureau situé sur la Rive-Nord, plus précisément à Boisbriand.

Les avantages :

• Salaire concurrentiel.
• Avantages sociaux compétitifs.
• Excellentes conditions de travail.
• Environnement stimulant et agréable.
• Plusieurs activités reconnaissances des employés au cours de l’année.

Les responsabilités :

• Ouvrir et fermer les dossiers (électronique et physique).
• Gérer l'agenda d'avocats.
• Rédiger et transcrire de lettres pour envoi de documents.
• Mettre en page et réviser les documents.
• Tenir à jour la liste des livres de compagnie.
• Suivi des accusés réception des livres de compagnies.
• Faire divers envois et en assurer les suivis.
• Tenir à jour la liste des reliures.
• Retranscrire les dictées.
• Faire la facturation et le classement, la numérisation et toute autre tâche connexe afin d'aider l'équipe.

Les exigences du poste :

• DEP en secrétariat ou formation ou expérience équivalente.
• Parfaite maîtrise du français.
• Bonne maitrise de l'anglais (un atout).
• Aisance dans l'environnement informatique, notamment avec la suite Office et Outlook.
• Prioriser le travail d'équipe.
• Facilité à gérer plusieurs dossiers et demandes simultanément.
• Adaptabilité et capacité à travailler sous pression.

Vous êtes une excellente adjointe administrative et cette description de tâches est ce que vous recherchez, alors envoyez nous votre curriculum vitae très rapidement !
Notre client, un cabinet d'avocats d'envergure, situé en plein coeur du centre-ville de Montréal, est à la recherche d’une adjointe exécutive pour deux associés séniors et réputés du cabinet.

La personne sera responsable d’exécuter les dossiers administratifs comportant certaines tâches plus complexes et parfois confidentielles et qui exigent une très bonne connaissance des procédures et des précédents organisationnels.

Fonctions principales :

• Planifier et organiser le travail des associés en fonction des échéanciers.
• Faire le suivi des dossiers en cours et rassembler les informations pertinentes auprès des clients;
• Relations clients.
• Gérer la correspondance et l’agenda des associés ainsi qu’organiser les déplacements, les rencontres; - Aider à organiser et planifier l’agenda des associés à un niveau personnel (prise de rendez-vous personnels, planification d’évènements et de voyages, etc.).
• Effectuer diverses tâches administratives comme la numérisation, classement de documents dans les dossiers et copies.
• Apporter un soutien dans la rédaction, la mise en forme, la numérisation et la révision de texte et de divers documents.
• Apporter un soutien opérationnel et administratif à l’équipe en place.
• Mettre à jour les contacts des associés.

Exigences :

• Diplôme en secrétariat ou technique de bureau ou toute expérience pertinente.
• Un minimum de 15 ans d’expérience préférablement dans un milieu professionnel ou juridique.
• Avoir un français et un anglais impeccables.
• Sens des affaires et service à la clientèle hors pair.
• Capacité d’organiser et de prioriser son travail avec méthode et précision.
• Excellente maîtrise de la suite Office version 2010.
• Faire preuve d’une grande éthique professionnelle, de discrétion et d’empathie.

Profitez de cette occasion pour mettre à profit votre expertise à la haute direction !
Vous souhaitez travailler dans un environnement stimulant en plein coeur du centre-ville de Montréal? Vous êtes bilingue (français et anglais) et avez une grammaire impeccable? Vous disposez d'une expérience pertinente en facturation, idéalement acquise dans une entreprise de services professionnels?

Notre client, un cabinet d'avocats, réputé dans son domaine, est à la recherche d'une adjointe à la facturation.

Vos responsabilités :

• Préparation des projets de compte (prebills).
• Vérification de l’exactitude des informations (primes ou rabais accordés, taxes, etc.), révision et correction.
• Préparation et envoi des factures mensuelles.
• Résolution de problèmes reliés à la facturation (transferts d’entrées de temps, déboursements, taux erronés, amendement de comptes, etc.).
• Numérisation des factures.
• Classement électronique des factures et tous documents connexes.
• Suivi et mise à jour des instructions concernant la facturation des clients.
• Production de rapports sur demande.

Vous bénéficierez d'un salaire avantageux établi selon votre expérience et d'une gamme complète d’avantages sociaux.

Mettez à profit vos compétences et rejoignez dès maintenant une équipe dynamique!
Notre client, une association dans le domaine médical situé au centre-ville de Montréal, désire joindre à son équipe un agent à la tarification.

Principales responsabilités :

• Effectuer un travail de support à la conseillère en tarification.
• S’acquitter de multiples suivis de dossiers relatifs aux activités de la direction des Affaires économiques.
• Assurer le suivi de la boîte courriel de la Direction.
• Colliger les demandes de supports des membres et en assurer le suivi.
• Colliger les dossiers de conciliation.
• Assurer le suivi des demandes d’actes non tarifés.
• Colliger les demandes tarifaires et de modifications à l’Entente des associations en vue de discussion lors de comités préparatoires et techniques.
• Assurer les communications écrites et électroniques auprès des différentes instances (membres, associations, RAMQ, MSSS, autres directions, etc.).
• Participer à divers comités, à l’intérieur de la compagnie, avec les Associations affiliées et avec le MSSS et la RAMQ, prendre les notes et assurer les suivis.
• Effectuer la saisie des données tarifaires.
• Sous la direction du directeur, collaborer étroitement avec l’adjointe de direction.
• Effectuer le soutien administratif et clérical de la direction.
• Participer à diverses réunions, prises de notes, suivre les dossiers courants et assurer les suivis nécessaires.

Exigences :

• Diplôme d’études collégiales en bureautique avec spécialisation dans le domaine médical ou tout autre diplôme relié au domaine médical, ou équivalent.
• Minimum de cinq (5) années d’expérience dans un poste ayant des fonctions similaires.
• Connaissance de la terminologie et du domaine médical.
• Maîtrise parfaite du français (oral et écrit).
• Bonne connaissance de l’anglais (oral et écrit).
• Excellente maîtrise des logiciels et outils informatiques de la suite Microsoft Office.
• Connaissance du manuel de facturation des médecins spécialistes de la RAMQ, un atout.

Vous êtes adjointe et vous détenez plusieurs années d'expérience dans le milieu médical ? Ce poste constituera un beau défi pour 2020 !

Salaire ouvert selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.
Qui sera la personne chanceuse qui aura le plaisir de travailler pour une compagnie du tonnerre 24 heures par semaine? Si vous souhaitez vous joindre à une équipe dynamique tout en gardant du temps pour vos activités personnelles, ce poste vous ira à merveille. Ce contrat est pour une période minimale d’un an.

Voici quelques-unes des tâches :
• Être responsable de la création d’avis de viste;
• Être en relation avec les employés temporaires pour traiter leur feuille de temps dans le système Oracle;
• Agir à titre d’intermédiaire entre ces employés et les différents services;
• Effectuer un suivi auprès de la comptabilité pour tout problème de paiement;
• Maintenir l’inventaire de fourniture de bureau et commander si besoin;
• Gérer les courriels avec les fournisseurs;
• Traiter les renseignements confidentiels pour le service.

Vos atouts :
• Diplôme en secrétariat ou expérience pertinente;
• 5 ans d’expérience comme adjoin(e) (département des achats, un bon atout);
• Esprit d’équipe, initiative et diplomatie;
• Très bonne connaissance de MS Office incluant PowerPoint pour les présentations;
• Une connaissance d’Oracle sera un atout;
• Très bon bilinguisme tant à l’oral qu’à l’écrit.
Saint-Laurent

Plus d'information
Notre client, un cabinet d'avocats international spécialisé en litige, est à la recherche de son alter ego! Vous êtes adjointe juridique spécialisée en litige? Les délais et procédures n'ont pas de secret pour vous et vous désirez faire carrière dans ce domaine? Sautez sur l'occasion!

Responsabilités principales :
• Préparer les procédures usuelles en litige.
• Procéder à la transcription des lettres ou de procédures dictées.
• Gérer les délais litigieux, effectuer le calcul et les inscriptions à l’agenda.
• Assurer un suivi des délais avec les avocats.
• Réviser les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures
juridiques et à l'usage grammatical.
• Effectuer l’ouverture, le classement papier et électronique, le suivi et l’organisation des dossiers.
• Gérer les appels téléphoniques et les communications par courriel et autres.
• Organiser et coordonner les rencontres entre les avocat(e)s et les clients.
• Préparer les dossiers des clients (correspondance, pièces justificatives, etc.).
• Prêter main-forte à l'organisation des interrogatoires pour en faciliter le déroulement efficace.
• Organiser les déplacements d'affaires des avocat(e)s, fixer les rendez-vous, réserver ce qui peut être requis lors de voyages d'affaires, etc.
• Entrer des données dans divers systèmes, qu'il s'agisse de facturation, d'entrée de temps ou autre.
• Participer ou assister à la recherche de conflits d'intérêts, si requis.

Qualifications requises :
• Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat ou diplôme d’études collégiales (DEC) en bureautique avec profil juridique.
• Expérience de 3 à 5 ans en tant qu’adjoint(e) juridique en litige.
• Rigueur, souci du détail et sens de l'organisation marqué.
• Bilinguisme requis (français, anglais) à l’oral et à l’écrit; grammaire impeccable dans les deux langues, idéalement.
• Excellentes aptitudes d'utilisation de la suite Microsoft Office, en particulier Word, Excel, Power Point et Outlook.
• Connaissance de la terminologie juridique ainsi que des règles de procédure.
• Familiarisation avec le droit des assurances, un atout.
• Orientation clientèle, esprit d'équipe et de collaboration au quotidien; tact et discrétion.
• Flexibilité et capacité de gérer plusieurs dossiers en simultané; dynamisme.
• Professionnalisme et aptitude à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles.
• Grande capacité d’apprentissage, proactivité et sens de l'initiative.

Vous connaissez la procédure à suivre, ne râtez surtout pas le délai !
Notre client, un cabinet d'envergure internationale situé en plein coeur du centre-ville de Montréal, a présentement deux opportunités à combler, soit un poste d'adjointe juridique en fusions et acquisitions et un poste en valeurs mobilières.

Responsabilités clés :

• Rédiger et modifier des lettres, des conventions, des contrats et tout autre document dicté ou préparé dans les logiciels Word, Excel, Powerpoint ou Outlook.
• Reformater, numériser, imprimer, photocopier et télécopier divers documents.
• Préparer des documents de comparaison avec le logiciel Workshare Compare.
• Effectuer les entrées de données dans InterActioné.
• Travailler en collaboration avec les avocat(e)s dans certains projets de développement des affaires.
• Effectuer la gestion du calendrier Outlook à l’occasion.
• Effectuer les entrées de temps dans le logiciel CMS.
• Préparer les projets de compte (prebills) et les factures mensuelles.
• Préparer les livres de clôture électroniques.
• Imprimer divers documents provenant des salles de données virtuelles “data rooms”.

Qualifications :

• Attestation en secrétariat, en secrétariat juridique ou experience équivalente.
• Excellente maîtrise des deux langues officielles, parlées et écrites.
• Bonne connaissance de la suite MS Office (formation offerte à l'interne).
• Capacité à accomplir des tâches pour plusieurs personnes simultanément avec un minimum de supervision.
• Respect des échéances et capacité à travailler sous pression.
• Souci du détail, éthique professionnelle et intégrité.

Vous êtes prête pour du changement et cherchez à relever de nouveaux défis ? Ces postes sauront vous combler !

Envoyez-nous votre curriculum-vitae dès maintenant !
Notre client, un organisme à but non lucratif situé près du métro Square Victoria, est à la recherche d'une secrétaire juridique francophone pour un mandat temporaire d'une durée indéterminée.

Description des tâches :

• Préparer et rédiger la correspondance ainsi que les documents de nature juridique.
• Assurer le suivi des dossiers par le biais de plumitifs et auprès des maîtres des rôles des différentes instances judiciaires.
• Gérer et respecter rigoureusement le calendrier des délais prévus au Code de procédures civiles et en assurer le suivi selon les règles applicables aux procédures juridiques des différents tribunaux.
• Gérer l'agenda des professionnels desservis.
• Assurer le suivi et la compilation des relevés d'assiduité du personnel.
• Assurer la réception des appels téléphoniques, des courriels et des visiteurs.
• Procéder à la vérification et au paiement de factures, à des transferts budgétaires et au suivi du budget dans le système financier.
• Effectuer le classement, le déclassement annuel et la gestion des documents de l'unité administrative.
• Assister à des réunions, prendre note des échanges et rédiger des comptes rendus ou des procès-verbaux.
• Toutes autres tâches connexes.

Connaissances générales requises :

• Secondaire V professionnel (DEP) en technique de secrétariat juridique.
• Trois (3) années d'expérience à un poste de secrétaire juridique.
• Excellente connaissance du français parlé et écrit, connaissance fonctionnelle de l'anglais parlé et écrit, aptitudes à la communication et aux relations interpersonnelles, sens de l'organistion et de la planification.
• Connaissances des divers logiciels et équipements bureautiques (notamment la suite MS Office Pro).

Horaire de travail : 8h30 à 16h30

Ce poste vous intéresse, envoyez-nous dès maintenant votre curriculum vitae !