Emplois disponibles pour :
Adjointe administrative

Notre client, une compagnie d'evergure nationale basée à Boucherville, est à la recherche d'une adjointe expérimentée.

Relevant directement du Vice-président des Ventes, la personne aura comme principales responsabilités:

- Préparation et suivi de divers documents, notamment la coordination de documents entres les équipes de ventes et les avocats externes;
- Préparation et planification de réunions sur une base régulière;
- Préparation et suivi de rapports mensuels de ventes et marges;
- Préparation de différentes présentations Powerpoint;
- Rédaction de lettres, communiqués et autres types de documents;
- Maintien du fichier central des contrats et ententes pour les clients du département;
- Traduction de documents (occasionnellement);
- Organisation de voyages d’affaires;
- Gestion des vacances, absences ou congés des employés du secteur;
- Remplacement de vacances et des absences des autres adjointes.

EXIGENCES
- Diplôme d’études collégiales en administration ou l'équivalent;
- 4 à 6 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire;
- Maîtrise du français et de l'anglais écrit et parlé;
- Capacité à travailler sous pression;
- Minutie, sens des priorités et débrouillardise
- Disponibilité occasionnelle hors des heures de travail;
- Maîtrise de MS Office (Powerpoint, Excel, Word);
- Connaissance de AS400 (un atout);

Salaire compétitif et gamme complète d'avantages sociaux.

Vous êtes une adjointe d'expérience aimant les défis de tailles ? Nous attendons votre CV !
Notre client, une firme renommée située à
Ville Saint-Laurent, est à la recherche d'un Administrateur de projet.

Description des tâches :

• Fournir un soutien exécutif et administratif de haut niveau au responsable de programme et à l'équipe de gestion de projet pour l'ensemble des tâches tout au long du cycle de vie du projet.
• Fournir un soutien à la planification, au suivi et à l'établissement de rapports de projet pour les équipes de gestion de projet.
• Fournir des projections consolidées, des rapports et des mises à jour sur l’état des projets.
• Gérer les procès-verbaux des réunions, conserver des notes de projet et des enregistrements détaillés.
• Organiser des réunions, des téléconférences, organiser les voyages et l'hébergement et gérer les notes de frais.
• Gère les données du projet (actions, correspondance, produits livrables, etc.).
• Surveiller l’achèvement et la résolution des problèmes.
• Produits livrables du projet d’assurance qualité au besoin.
• Gérer le flux d'informations au sein de l'équipe.

Qualifications :

• Diplôme d'études collégiales et au moins trois (3) années d'expérience connexes.
• Bilingue (français et anglais) / excellentes compétences parlés et écrits.
• Bonnes compétences organisationnelles et interpersonnelles.
• Être attentif aux délais et être capable d'établir des priorités dans un environnement en évolution rapide.
• Souci du détail, souplesse, esprit diplomatique et esprit d'équipe.
• Gestion du temps efficace, autonome et responsable.
• Excellente connaissance fonctionnelle des logiciels Microsoft Windows: Word, Excel, PowerPoint.
• Capacité à prioriser les tâches et à effectuer plusieurs tâches dans un environnement flexible, rythmé et stimulant.
• Techniquement capable d'apprendre de nouveaux logiciels d'entreprise.
• Expérience en gestion de projet et projet MS, un atout.
Saint-Laurent

Plus d'information
Bonjour,

Nous sommes à la recherche d'un commis administratif pour notre client, un cabinet d'avocats de grande envergure situé au centre ville de Montréal, pour travailler à temps partiel, les lundis, mercredis et vendredis.

En étroite collaboration avec les assistantes juridiques et les parajuristes du bureau de Montréal, le (la) titulaire du poste sera appelé(e) à effectuer diverses activités administratives et la gestion de dossiers pour l’équipe.

Rôle et responsabilités du poste :
• Numériser des documents;
• Effectuer l’impression de divers documents;
• Photocopier et assembler des documents;
• Classer les documents et les dossiers, selon le système établi;
• Faire les ouvertures et le suivi des dossiers en cours et rassembler l’information pertinente;
• Préparer les documents relatifs à la facturation;
• Générer des rapports pour l’ajustement des déboursés par les avocats
• Tenir à jour le système de classement, des répertoires et sous-répertoires des dossiers-clients et des dossiers internes;
• Accomplir toute autre tâche cléricale connexe qui peut être demandée, selon les besoins.

Qualifications et expérience requises :

Le candidat idéal possédera :
• Minimum 1 an d’expérience pertinente à l’emploi (une expérience en milieu juridique sera considérée comme un atout majeur);
• D.E.S. (D.E.C. général, un atout);
• Excellentes compétences en communication orale et écrite, autant en français qu’en anglais;
• Bonne connaissance de Microsoft Office;
• Catalogage, indexation et classification des documents;
• Saisie de données;
• Travail clérical général et autres tâches connexes;
• Attitude positive et sérieuse face aux différentes tâches assignées;
• Bonne expérience en service à la clientèle interne;
• Ponctualité, assiduité, minutie et désir d’apprendre;
• Facilité à interagir avec membres d’un même groupe et à travailler en équipe.
Notre client, un cabinet d'avocats de grande envergure est à la recherche d'un spécialiste à la documentation capable de réaliser le traitement de divers documents spécialisés pour son centre administratif de production.

Responsabilités clés :
- Assurer la pleine satisfaction de la clientèle interne, principalement des avocat(e)s et des adjoint(e)s juridiques;
- Créer des documents par le biais de la dactylographie, de la transcription, de la numérisation ou autres méthodes;
- Modifier les documents : mise en page, conversion de styles, indexation, etc.;


Formation et expérience exigées :
- Diplôme d’études en secrétariat ou formation équivalente;
- Minimum de 2 ans d’expérience pertinente.

Qualifications :
- Maîtrise parfaite du français et de l'anglais
- Connaissances avancées des logiciels de bureautique, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
- Excellent service à la clientèle;
- Souci du détail, autonomie et esprit d’équipe.
- Salaire avantageux établi selon l’expérience;
- Révision salariale annuelle compétitive;
- Gamme complète d’avantages sociaux;

Salaire et avantages :
- Travail dans un environnement agréable
- Salaire ouvert selon l'expérience
- Gamme complète d'avantages sociaux
Une entreprise paragouvernementale qui dispose d'une équipe jeune et dynamique est à la recherche d'une candidate pour un support en administration avec des habilités en comptabilité.

Vos tâches :

- Traiter et créer des dossiers relatifs à des demandes de crédit d'impôt
- Vous assurer que le dossier est complet et conforme aux directives prescrites de la direction
- Faire la mise à jour des tableaux de suivi, des certifications, des amendements, des révocations ou toute autre attestation, selon le cas
- Valider mensuellement des listes d'attestations à transmettre à Revenu Québec pour les mesures fiscales concernées
- Toutes autres tâches que nous serons heureux de discuter avec vous

Exigences :

- Diplôme d’études collégiales en Technique administrative avec spécialisation en comptabilité et en gestion
- Expérience de 2 à 3 ans dans le traitement administratif de dossiers et une expérience en tenue de livre
- Un très bon français parlé et écrit
- Un anglais fonctionnel

N'hésitez pas à nous faire parvenir votre curriculum vitae, ce poste est une très belle opportunité et il offre un salaire très compétitif !
Nous avons une très belle opportunité d'emploi pour vous!

Notre client, une compagnie située sur la Rive Sud à Boucherville, est à la recherche d'une adjointe pour le département des affaires juridiques.

Relevant du chef de la direction des affaires juridiques, le ou la titulaire du poste apportera, 50% du temps un soutien administratif au chef de la direction et 50% du temps, un soutien à l'équipe composée de 5 avocats et de 5 parajuristes.


RESPONSABILITÉS

• Effectuer le support administratif pour le chef de la direction, affaires juridiques, incluant la correspondance, préparation des comptes de dépenses, suivi de la facturation, l’organisation des voyages
• Pour toute l’équipe, effectuer le support administratif tel que l’ouverture de dossiers électroniques, le classement électronique, l’impression de documents, la gestion du courrier, la numérisation des cartables de clôture, les recherches corporatives auprès des juridictions canadiennes et américaines, l’archivage
• Préparer les ententes de confidentialité, ententes d’approvisionnement, les contrats de sûreté et autres documents standards utilisés par le département
• Épauler l’équipe dans leurs différents dossiers
• Effectuer les suivis dans les dossiers et conserver la liste de dossiers de l’équipe à jour
• Travailler sur des projets de documents (apporter les corrections demandées et mise en page)
• Aider à la construction de la banque de modèles et à la standardisation des contrats
• Traduction de documents de l’anglais vers le français
• Être la personne ressource pour le logiciel de gestion de documents

EXIGENCES REQUISES

• Diplôme d’études collégial en Administration ou l’équivalent
• 5 à 10 ans d’expérience dans un cabinet d’avocat ou dans un rôle similaire en entreprise
• Maîtrise la suite MS office
• Bilinguisme, français et anglais, parlé et écrit
• Aptitudes marquées pour les relations interpersonnelles, la communication, l’organisation et la gestion des priorités
• Fait preuve de proactivité et a le souci du détail
• A l’esprit d’équipe, est enthousiaste, polyvalent, discret et professionnel
• La Connaissance du logiciel de gestion de documents ProLaw est un atout

Salaire compétitif ouvert selon expérience et gamme d'avantages sociaux.

Qu'en dîtes-vous ?

Merci !
Notre client, un cabinet d'envergure nationale au métro Bonaventure, est à la recherche d'un spécialiste à la production de documents, pour le département litige - construction.

Au menu, beaucoup de dictaphone et de traitement de textes, autant en anglais qu'en français. Vous serez également responsable de la mise en page des documents sur Word.

Production de documents:
- Produire, formater et modifier de la correspondance, des documents, des rapports, des pièces jointes et d'autres textes qui proviennent de diverses sources, voir à ce que le style du cabinet soit appliqué uniformément à ces textes et, ce faisant, respecter les systèmes/procédures du cabinet
- Produire et modifier des présentations PowerPoint, des organigrammes, des textes pour multipostage, des feuilles de calcul Excel et des graphiques
- Utiliser efficacement les systèmes de manière à mener les tâches à bien en respectant les priorités
- Corriger les épreuves et vérifier les documents pour en supprimer toute faute; voir à ce qu'ils soient conformes au style du cabinet et, le cas échéant, surligner les pièces jointes avant de les transmettre aux adjoints à la pratique
- Au besoin, communiquer avec les avocats, les chefs d'équipe, les adjoints à la pratique et l'administration relativement à la production de documents
- Indiquer aux utilisateurs des services à quelle étape le travail en est rendu
- Veiller à ce que les documents soient produits dans les délais impartis, selon les normes optimales
- Travailler à définir les niveaux de service en suivant les directives du chef de l'équipe des Services de production de documents
- Soutenir et aider les autres membres de l'équipe en partageant ses connaissances sur les systèmes et en veillant à ce que les compétences de chacun soient améliorées
- Au besoin, aider les autres spécialistes de la production de documents à s'acquitter de leurs tâches, à l'échelle nationale et locale

Tout spécialiste, production de documents, doit maîtriser les compétences fondamentales suivantes :
- Vitesse de frappe d'au moins 60 mots à la minute et exactitude requise
- Connaissance poussée des systèmes Microsoft Word, Outlook, Excel et PowerPoint ainsi que de tout autre système de base qu'utilise le cabinet
- Capacité d'effacer le formatage de documents et de reformater ceux-ci en fonction du style du cabinet
- À même de régler les problèmes qui se trouvent dans des documents, avec ou sans le soutien des TI
- Excellentes manières au téléphone
- Excellentes compétences en matière de communication; esprit d'équipe
- Souci du détail
- Souple et fiable
- Peut prendre des initiatives
- Reste calme sous pression et peut respecter des échéanciers serrés
- Consciencieux, d'abord facile et enthousiaste
- Peut rapidement inspirer confiance, jouit du respect et de la confiance de ses pairs.

Autres exigences:
- Excellentes compétences linguistiques en français et anglais, à l'oral comme à l'écrit
- Très bonne connaissance des services de soutien
- Volonté d'améliorer ses propres compétences et celles de ses collègues
- Déterminé à faire en sorte que les services du meilleur calibre soient offerts et maintenus
Salaire ouvert selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.

Vous adorez le traitement de textes et être pro sur Word ? Ce poste vous satisfera !
Notre client, un cabinet d'avocats de très grande envergure situé en plein cœur du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe juridique en litige.

Vous aurez pour rôle de d'assister les avocats dans la réalisation de leurs mandats, en exécutant, dans un délai raisonnable, tous les travaux qui lui sont confiés, notamment :

- Transcrire/modifier des lettres, des conventions, des contrats, des procédures, des rapports ou d’autres documents dictés ou manuscrits
- Effectuer les tâches administratives reliées au poste, y compris les entrées de temps, les relevés de dépenses et la facturation
- Prendre en charge l’agenda et en assurer le suivi
- Maintenir le classement à jour, y compris l’indexation des dossiers
- Effectuer des photocopies, des télécopies et toute autre tâche qui lui est confiée

Les compétences et l’expérience requises:
- Minimum de 3 ans d’expérience à titre d’adjoint(e) juridique en litiges
- Excellente maîtrise des grammaires française et anglaise
- Bonne connaissance d’Outlook
- Excellente connaissance de Word et de ses fonctions avancées
- Bonne connaissance de PowerPoint et d’Excel
- Rigueur et souci du détail
- Sens de l’organisation et de la gestion des priorités
- Esprit d’équipe, polyvalence et capacité de travailler sous pression
- Autonomie, esprit d’initiative et rapidité d’exécution
Une entreprise d’une renommée internationale située à Villeray-Saint-Michel-Parc-Extension, souhaite embaucher une adjointe administrative pour son service contentieux.

Principales responsabilités :

• Préparer et saisir à l’ordinateur des lettres et des documents juridiques à partir de textes manuscrits ainsi qu’effectuer leur mise en page.
• Réviser et relire les documents et la correspondance pour vérifier s’ils sont conformes aux procédures établies et à l’usage grammatical.
• Fixer les rendez-vous et les dates des réunions ainsi que les conférences téléphoniques.
• Obtenir les signatures requises sur les documents légaux, faire les suivis et les rappels nécessaires.
• Établir et tenir à jour le système de classement (papier et électronique).
• Procéder à l’archivage des dossiers physiques ainsi que des originaux de contrats, selon les procédures établies.
• Assurer la mise à jour de divers fichiers et banques d'information sur Word et Excel.
• Gérer de manière efficace le courrier reçu et procéder aux envois de courrier (notamment par la poste, par messager ou à l’international).
• Effectuer les photocopies et/ou la numérisation de divers documents.
• Compléter des demandes immeubles et/ou mobiliers, et les demandes TI au besoin.
• Communiquer avec leur fournisseur pour les traductions juridiques.
• Remplacer et/ou aider le personnel de soutien administratif du service lors d’absence et/ou surplus de travail en coordination avec la chef d’équipe.
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par la chef d’équipe.

Exigences :

• Diplôme d’études collégiales en technique de secrétariat ou de bureau.
• Cinq (5) à dix (10) ans d’expérience pertinente.
• Expérience dans le milieu des affaires ou juridique.
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais parlé et écrit.
• Bonnes connaissances des environnements technologiques et des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment : connaissance approfondie du logiciel Word et de ses fonctions avancées (par exemple, styles, numérotation et références automatiques, fonction de révision et tableaux) et excellentes connaissances des logiciels Outlook, Excel et PowerPoint.
• Un bon jugement et un sens du détail.
• Faire preuve d’un professionnalisme exemplaire et d’un excellent esprit d’équipe ainsi qu’avoir une présentation distinguée.
• Être polyvalent et être capable de travailler sur plusieurs projets simultanément ainsi que respecter les échéanciers.
• Bonne capacité à travailler sous pression et gérer son stress.
• Personne dynamique, enthousiaste qui a une grande volonté d’apprentissage.
• Faire preuve d’un sens poussé de l’organisation dans la priorisation des dossiers, d’autonomie, de proactivité.

Si ce poste vous intéresse, n'hésitez-pas à nous contacter !

Notre client situé à Ville Mont-Royal est présentement à la recherche d'un/une Adjoint(e) Juridique Bilingue en litige et transactions commerciales.

À QUOI RESSEMBLE UNE JOURNÉE TYPIQUE?

Vous travaillerez en étroite collaboration avec un associé et une avocate en litige et en transactions commerciales. Ce faisant, vous vous joindrez à une équipe d’avocats et d’ajointes juridiques reconnus pour leur professionnalisme, dynamisme et leur esprit de collaboration.
Parmi vos responsabilités, vos tâches incluront notamment:
• Préparer et modifier divers documents juridiques;
• Préparer des procédures usuelles en litige, dont des demandes en justice, injonctions et autres procédures;
• Préparer des transactions commerciales;
• Assurer une gestion efficace des délais;
• Réviser les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures juridiques et à l'usage grammatical, tant en français qu’en anglais;
• Fixer les rendez-vous et les dates de réunions des avocats de l’équipe;
• Préparer les dossiers clients (correspondance, pièces justificatives, etc.);
• Effectuer l'ouverture, le classement papier et électronique, le suivi et le classement des dossiers;
• Assurer le suivi des dossiers et de la correspondance;
• Fournir de l'aide aux autres adjointes de l’équipe, au besoin.

AVEZ-VOUS LE PROFIL?

• DEP en secrétariat avec profil juridique
• Expérience minimale de 3 ans à titre d’adjointe juridique en litige commercial
• Bilinguisme essentiel (français et anglais), parlé et écrit
• Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office
• Excellente organisation du travail et gestion de priorités
• Excellentes relations interpersonnelles
• Excellent service à la clientèle
• Minutie, rigueur et souci du détail
• Initiative et autonomie
Saint-Laurent

Plus d'information
Notre client, une très grande compagnie située au centre ville de Montréal est à la recherche d'une adjointe administrative pour son directeur immobilier.

Tâches:
- Courrier, agenda, classement, notes de service, présentations PowerPoint
- Contact et coordination avec les divers intervenants: architectes, designers afin de faire les suivis et les budgets
- Préparation de divers évènements
- Rédaction de divers documents et rapports
- Facturation et suivi des paiments.

Exigences professionnelles:
- Bilinguisme, tant à l'oral qu'à l'écrit
- Maîtrise de la suite MsOffice
- Expérience pertinente dans un domaine similaire

Vous détenez de l'expérience en immobilier et vous désirez faire partie d'une entreprise en pleine expansion? Ce poste vous ira à ravir!
Notre client, une très grande compagnie située au centre ville de Montréal est à la recherche d'une adjointe administrative pour seconder la directrice des ressources humaines.

Nous sommes à la recherche d’une candidate qualifiée, dynamique et polyvalente!

Tâches:
- Soutien administratif à tous les niveaux pour la Directrice des ressources humaines;
- Gestion des demandes d’abonnements aux diverses publications;
- Préparation de divers documents (courriels, mémos, correspondances, invitations, etc.);
- Mise à jour de la base données (CV, contacts, etc.);
- Remplacement des autres adjointes et de la réceptionniste, au besoin.

Exigences
- 2 à 3 années d’expérience au sein d’une entreprise d’envergure;
- Bilinguisme, tant à l'oral qu'à l'écrit;
- Maîtrise de la suite MsOffice et bonne connaissances des réseaux sociaux (Linked In, Facebook, etc.);
- Expérience similaire;
- Détention d'un BAC.
- Tenue corporative

Vous êtes une personne d'équipe, vous aimez les environnements stimulants? Ce poste sera un beau défi!
Nous recherchons actuellement une adjointe juridique d’expérience, maitrisant les
notions de litige avec un anglais fonctionnel. La candidate recherchée devrat être
dynamique, avoir un bon sens de l’organisation et maîtriser parfaitement la
grammaire française. Le poste à combler est pour deux avocats d’expérience.
Spécialisations techniques :
• Essentielles :
o Maîtrise de l’environnement MS Office 2010 et/ou 2013 (Word (niveau
avancé), Excel (de base), power point (niveau intermédiaire)
o D.E.P. en secrétariat, option juridique
o Excellentes grammaires française et anglaise
o Anglais fonctionnel
• Importante:
o Entre 5 et 10 années d’expérience en droits commercial et litige
• Atouts:
o Connaissance logiciel Maître
Description du poste :
Date de début : Dès que possible
Date limite : Jusqu’à ce que le poste soit comblé
Salaire annuel : selon expérience
Mobilité : non
Voici les principales tâches à accomplir :
o Procéder à l’ouverture des dossiers physiques et informatiques.
o Effectuer, par internet, de la recherche juridique dans différentes banques
de données informatiques (Registre foncier, RDPRM, R.E.Q., Stratégis,
etc.).
o Préparer et assister les avocats à la rédaction de contrats, conventions et
divers documents juridiques et correspondances.
o Assurer le suivi des dossiers, des échéanciers et des agendas.
o Transcrire les documents dictés.
o Assurer l’assistance auprès des clients.
o Saisir feuilles de temps et participer proactivement au processus de
facturation.
o Organiser et assurer le suivi dans le classement des documents et des
dossiers.
o Toutes autres tâches connexes
Notre client, un cabinet d'avocats de Montréal, cherche à pourvoir un poste d’adjointe pour se joindre à son équipe en droit immobilier. La personne retenue se démarque par sa rigueur et son sens de l’organisation et des priorités qui lui permettent de gérer plusieurs dossiers simultanément. Polyvalente et ouverte d’esprit, elle aime travailler en équipe et contribuer significativement au succès de son équipe de travail.


Vos responsabilités clés
• Préparer, réviser et assister les professionnels dans la rédaction de contrats, de conventions et de divers documents juridiques, notamment des conventions de prêts et des actes de vente et autres documents reliés aux transactions immobilières.
• Effectuer de la recherche juridique dans différentes banques de données informatiques (Req, Registre foncier, RDPRM, Statégis, etc.).
• Préparer des cahiers de clôture et assurer des suivis avec les clients.
• Communiquer avec les clients et les intervenants aux dossiers, faire les suivis et prendre les actions appropriées.
• Assurer l’ouverture, le suivi, la mise à jour, la fermeture et l’archivage des dossiers.
• Transcrire les documents dictés dans les deux langues officielles.
• Participer activement à la facturation, saisir les feuilles de temps, préparer les comptes de dépenses mensuels, ainsi que toutes autres tâches administratives connexes.

Aptitudes et qualités recherchées
• Posséder un minimum d’une année d’expérience en tant qu’adjointe juridique ou administrative.
• Bilingue à l’écrit et à l’oral.
• Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office. Connaissance des logiciels Maître ParaMaître un atout.
• Esprit d’équipe et ouverture d’esprit.
• Rigueur et sens de l’organisation.
• Capacité à travailler sous pression.
Notre client, un cabinet d'avocats cabinet du centre-ville de Montréal, cherche à pourvoir un poste d’adjointe pour se joindre à son équipe en droit du travail et de l’emploi. La personne retenue se démarque par sa rigueur et son sens de l’organisation et des priorités qui lui permettent de gérer plusieurs dossiers simultanément. Polyvalente et ouverte d’esprit, elle aime travailler en équipe et contribuer significativement au succès de son équipe de travail.


Vos responsabilités clés
• Préparer, réviser et assister les professionnels dans la rédaction de divers documents, lettres et formulaires en droit du travail.
• Communiquer avec les clients et les intervenants aux dossiers, faire les suivis et prendre les actions appropriées.
• Assurer l’ouverture, le suivi, la mise à jour, la fermeture et l’archivage des dossiers.
• Transcrire les documents dictés dans les deux langues officielles.
• Maintenir et faire le suivi de l’agenda de l’avocat.
• Participer activement à la facturation, saisir les feuilles de temps, préparer les comptes de dépenses mensuels, ainsi que toutes autres tâches administratives connexes.
Aptitudes et qualités recherchées
• Posséder un minimum de deux années d’expérience en tant qu’adjointe juridique;
• Excellent sens de l’organisation et des priorités;
• Esprit d’équipe et ouverture d’esprit.
• Jugement, débrouillardise et rigueur
• Capacité à travailler sous pression.
• Anglais fonctionnel à l’écrit et à l’oral.
Entreprise d’une renommée internationale située à Villeray-Saint-Michel-Parc-Extension, souhaite embaucher une adjointe administrative pour son service contentieux.

Principales responsabilités :
• Préparer et saisir à l’ordinateur des lettres et des documents juridiques à partir de textes manuscrits ainsi qu’effectuer leur mise-en-page;
• Réviser et relire les documents et la correspondance pour vérifier s’ils sont conformes aux procédures établies et à l’usage grammatical;
• Fixer les rendez-vous et les dates des réunions ainsi que les conférences téléphoniques;
• Obtenir les signatures requises sur les documents légaux, faire les suivis et les rappels nécessaires;
• Établir et tenir à jour le système de classement (papier et électronique);
• Procéder à l’archivage des dossiers physiques ainsi que des originaux de contrats, selon les procédures établies;
• Assurer la mise à jour de divers fichiers et banques d'information sur Word et Excel;
• Gérer de manière efficace le courrier reçu et procéder aux envois de courrier (notamment par la poste, par messager ou à l’international);
• Effectuer les photocopies et/ou la numérisation de divers documents;
• Compléter des demandes immeubles et/ou mobilier, et demandes TI au besoin;
• Communiquer avec notre fournisseur pour les traductions juridiques;
• Remplacer et/ou aider le personnel de soutien administratif du service lors d’absence et/ou surplus de travail en coordination avec la Chef d’équipe; et
• Effectuer toute autre tâche connexe demandée par la Chef d’équipe.

Exigences :
• Diplôme d’études collégiales en technique de secrétariat ou de bureau;
• Cinq (5) à dix (10) ans d’expérience pertinente;
• Expérience dans le milieu des affaires ou juridique;
• Excellente maîtrise du français et de l'anglais parlé et écrit;
• Bonnes connaissances des environnements technologiques et des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment :
• connaissance approfondie du logiciel Word et de ses fonctions avancées (par exemple, styles, numérotation et références automatiques, fonction de révision et tableaux)
• excellentes connaissances des logiciels Outlook, Excel et PowerPoint;
• Un bon jugement et un sens du détail;
• Faire preuve d’un professionnalisme exemplaire et d’un excellent esprit d’équipe ainsi qu’avoir une présentation distinguée;
• Être polyvalent et être capable de travailler sur plusieurs projets simultanément ainsi que respecter les échéanciers;
• Bonne capacité à travailler sous pression et gérer son stress;
• Personne dynamique, enthousiaste qui a une grande volonté d’apprentissage; et
• Faire preuve d’un sens poussé de l’organisation dans la priorisation des dossiers, d’autonomie, de proactivité.
Notre client, situé au centre-ville de Montréal, est présentement à la recherche d’une adjointe administrative pour l’associé directeur du cabinet. La candidate idéale sera responsable d’exécuter les dossiers administratifs comportant certaines tâches plus complexes et parfois confidentielles, qui exigent une excellente connaissance des procédures et des précédents organisationnels.

Principaux défis de l’emploi :

• Procéder à l’ouverture de nouveaux dossiers et effectuer les demandes nécessaires pour que les recherches de conflits d’intérêts soient effectuées;
• Effectuer les entrées de temps;
• Préparer le processus complet de facturation (impression, envoi et approbation des pro-forma, correction des entrées de temps, suivi nécessaire avec les avocats qui ont travaillé au dossier, obtenir les approbations nécessaires, etc.);
• Apporter un soutien dans la rédaction, la mise en forme, la numérisation et la révision de la correspondance;
• Préparer divers rapports de gestion relativement à la facturation des comptes clients de l’associé directeur;
• Vérifier le rapport des ouvertures de nouveaux clients / dossiers pour s’assurer que les partages dans les dossiers sont bien faits;
• Mettre à jour les contacts de l’associé directeur;
• Apporter un support à l’adjointe exécutive de l’associé directeur et la remplacer à l’occasion;
• Suivi de la formation continue de l’associé directeur.

Qualifications et aptitudes recherchés :

• Diplôme en secrétariat ou technique de bureau ou toute expérience pertinente;
• Un minimum de 5 ans d’expérience préférablement dans un milieu professionnel;
• Maîtriser parfaitement le français et l'anglais (parlé et écrit);
• Excellente connaissance de la suite Office, version 2010;
• Souci du détail et du travail bien fait avec beaucoup de rigueur;
• Capacité d’organiser et de prioriser son travail avec méthode et précision;
• Faire preuve de dynamisme et d’une attitude positive;
• Autonomie, initiative et capacité à travailler en équipe;
• Bonne capacité d’apprentissage pour l’utilisation de divers logiciels;
• Faire preuve d’une grande éthique professionnelle et de discrétion.
Notre client, une excellente institution, située à l'Île-des-Soeurs, est à la recherche d'une adjointe au contenu pédagogique afin d'assister la coordonnatrice dans le travail de mise en page et de révision des contenus pédagogiques.

De plus, elle assiste la coordonnatrice dans la préparation des cours, la vérification ainsi que le contrôle de la qualité des différents cours et examens. Elle fait le classement et toutes autres tâches connexes.

PROFIL RECHERCHÉ :

- DEP en bureautique ou équivalent;
- 2 ans d'expérience minimum;
- Très bonne connaissance des logiciels Word et Powerpoint;
- Connaissance intermédiaire de Windows et de MS Office (Excel et Outlook);
- Facilité dans l'apprentissage de nouveaux logiciels;
- Habileté générale en informatique;
- Intérêt pour les chiffres (un atout);
- Sens de l'organisation et gestion des priorités dans un contexte multitâche dans des délais restreints;
- Excellente maîtrise du français parlé et écrit;
- Niveau intermédiaire de l'anglais parlé et écrit;
- Être axé sur le travail d'équipe, les solutions et le service à la clientèle (interne et externe);
- Habiletés élevées en communication, vulgarisation de l'information et dans les relations interpersonnelles;
- Professionnalisme, autonomie, proactivité, rigueur et souci de la qualité.

CONDITIONS DE TRAVAIL :

- Gamme complète d'avantages sociaux;
- Horaire de travail : 35 heures/semaines;
- Du lundi au vendredi de 8h30 à 16h30.

Faites-nous parvenir votre curriculum vitae rapidement !
Île-des-Soeurs

Plus d'information
Le secrétaire et directeur aux affaires juridiques d'une entreprise paragouvernementale est à la recherche d'une adjointe pour le seconder dans ses fonctions. À ce poste, vous effectuerez des travaux de préparation, de rédaction et de saisie des documents de nature juridique relatifs aux conventions d'investissements, aux conventions de prêts et de garanties de prêts, aux conventions de sûreté, aux contrats de tous genres, aux protocoles d'entente ainsi qu'aux documents relatifs à la prise de procédures judiciaires.

Tâches principales:

- Effectue les recherches au Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM) afin d’identifier les sûretés en place, leurs rangs et les cessions de rang nécessaires le cas échéant ;
- Prépare les conventions de prêts et les conventions d’hypothèques ;
- Rédige la demande de publication de l’hypothèque au Registre des droits personnels et réels mobiliers (RDPRM) sans oublier de vérifier si l’entreprise fait affaire sous différents noms ;
- S’assure du suivi des nouveaux dossiers et de la perception des honoraires ;
- Reçoit les débours ;
- Informe le personnel et les clients sur l'état des dossiers ;
- Rédige les ordres du jour pour les réunions du CA et de ses comités ;
- Produit le calendrier annuel des réunions du CA et de ses comités ;
- Assure le suivi auprès des intervenants des documents nécessaires aux réunions du CA et de ses comités ;
- Prépare les documents nécessaires aux réunions du CA et de ses comités et les communique aux administrateurs via la plateforme sans papier ;
- Prépare la salle où se déroule les réunions du CA et de ses comités ;
- Rédige les résolutions du CA ;
- Met à jour la liste des membres du CA et de ses comités si nécessaire;
- Informe les employés ainsi que les administrateurs concernant les prochaines réunions du CA et des différents comités ;
- Vérifie l'information nécessaire à la préparation des documents constituant les nouveaux dossiers ;
- Prépare les dossiers pour le secrétariat de la Société, pour la section de l’accès à l’information et pour la gouvernance;
- Assiste le secrétaire et directeur des affaires juridiques ainsi que le conseiller juridique dans la gestion courante des dossiers et le bon déroulement des opérations;
- Collabore à la mise à jour des documents légaux standards.
- Effectue toutes autres tâches connexes ou mandats spéciaux à la demande de son gestionnaire immédiat.

Exigences:

- Diplôme d’études collégiales en bureautique avec spécialisation en juridique ou un diplôme d’études professionnelles en secrétariat juridique.
- Trois (3) à quatre (4) ans d’expérience en secrétariat juridique et en organisation de travail général de bureau ;
- Maîtrise des éléments de base du Registre des droits personnels et réels mobiliers.
- Excellentes connaissances du secrétariat corporatif
- Excellente grammaire française et un bon anglais écrit.

Notre client, une petite entreprise familiale située près de la Gare d'Anjou, est à la recherche d’une candidate principalement responsable des comptes à payer et des soumissions pour se joindre à leur équipe, et ce, à long terme.

Principales tâches :

• Vérifier et acquitter les comptes fournisseurs
• Répondre aux appels d’offres municipales et en faire le suivi
• Préparer divers types de documents, tels que des soumissions commerciales
• Assurer le suivi particulier des commandes d’un client majeur
• Répondre aux appels entrants
• Effectuer diverses tâches administratives

Qualités requises :

• Être une personne minutieuse, fiable et responsable
• Avoir le sens de l’organisation et des priorités
• Capacité à travailler en équipe

Cette entreprise forme une petite équipe de travail dynamique dont l’entraide et l’harmonie est très importante.

Exigences :

• Collégial (DEC) Terminé
• 3 ans d'expérience minimum dans un poste similaire
• Bilinguisme oral français et anglais et excellente grammaire française
• Connaissance de Word et Excel (niveau intermédiaire), Adobe Acrobat
• Connaissance du logiciel de comptabilité AVANTAGE serait un atout

Conditions de travail :

• Nombre d’heures : 35 à 40 heures / semaine
• Statut : permanent, temps plein, jour
• Date prévue d’entrée en fonction : Janvier 2019

Qu'en dites-vous ? Prêt pour un nouveau départ !

Envoyez-nous votre curriculum vitae sans tarder.
Notre client, un des plus grands cabinets d'avocats du centre-ville de Montréal, désire joindre à son équipe une adjointe juridique en brevets.

Vos principales tâches :

- Préparer des documents pour le dépôt de nouvelles demandes auprès de l’Office de la propriété intellectuelle du Canada (OPIC) et d’organismes semblables dans différents pays (cessions, pouvoirs).
- Préparer la correspondance destinée aux clients et correspondants.
- Préparer des requêtes d’examen ou d’autre documentation afférente aux demandes.
- Assurer le suivi des dossiers pour l’obtention de la signature des inventeurs et des successions, le cas échéant.
- Assurer la communication avec les clients pour le suivi des dossiers.
- Effectuer des recherches de brevets (Q-PAT, OPIC ou autres moteurs de recherche).
- Effectuer la vérification des dossiers et le traitement de la correspondance officielle.
- Assurer le suivi quotidien des échéances et s'assurer qu’elles soient respectées.

Les compétences et l’expérience requises :
- Diplôme collégial ou l’équivalent en secrétariat ou dans un autre domaine pertinent.
- Connaissance des règles et procédures de l’OPIC.
- Bilinguisme (écrit et parlé).
- Aptitude à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
- Très grande minutie.
- Aptitude à traiter avec les gens.
- Disponible pour travailler occasionnellement en dehors des heures normales de travail au besoin.
- Attitude positive, axée sur le service à la clientèle.
- Connaissance approfondie des logiciels Word et Outlook.

Salaire ouvert selon expérience & gamme complète d'avantages sociaux.

Qu'en dites-vous ?
À qui la chance ?
Envoyez-moi votre CV sans plus tarder ?
Nous sommes présentement à la recherche d'une adjointe en litige pour une firme d'avocats de grande envergure située au métro Bonaventure.

À ce poste vous serez en charge de soutenir 3 jeunes avocats dans le travail au quotidien.

Salaire ouvert selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.

Qu'en dîtes-vous ?
Notre client, situé au centre-ville de Montréal recherche actuellement une adjointe juridique d’expérience, maitrisant les notions de litige avec un anglais fonctionnel. La candidate recherchée devrat être dynamique, avoir un bon sens de l’organisation et maîtriser parfaitement la grammaire française. Le poste à combler est pour deux avocats d’expérience.
Spécialisations techniques :

• Essentiels :
o Maîtrise de l’environnement MS Office 2010 et/ou 2013 (Word (niveau
avancé), Excel (de base), PowerPoint (niveau intermédiaire)
o D.E.P. en secrétariat, option juridique
o Excellentes grammaires française et anglaise
o Anglais fonctionnel

• Important :
o Entre 5 et 10 années d’expérience en droits commercial et litige

• Atouts :
o Connaissance logiciel Maître

Description du poste :

Date de début : Dès que possible
Date limite : Jusqu’à ce que le poste soit comblé
Salaire annuel : selon expérience
Mobilité : non

Voici les principales tâches à accomplir :

o Procéder à l’ouverture des dossiers physiques et informatiques
o Effectuer, par internet, de la recherche juridique dans différentes banques
de données informatiques (Registre foncier, RDPRM, R.E.Q., Stratégis,
etc.)
o Préparer et assister les avocats à la rédaction de contrats, conventions et
divers documents juridiques et correspondances
o Assurer le suivi des dossiers, des échéanciers et des agendas
o Transcrire les documents dictés
o Assurer l’assistance auprès des clients
o Saisir feuilles de temps et participer proactivement au processus de
facturation
o Organiser et assurer le suivi dans le classement des documents et des
dossiers
o Toutes autres tâches connexes

Autres exigences :
o Autonomie, sens de l’organisation, minutie et rigueur
o Bon esprit d’équipe
o Aptitudes à gérer le stress et les priorités
** Since this position requires a high level of French proficiency, the following details are described in French. **

Notre client, un cabinet de grande envergue proche du métro Bonaventure, est à la recherche de plusieurs adjointes administratives désireuses de se former en juridique.

Responsabilités:
- rédiger, transcrire et réviser une variété de documents
- faire la mise en page de documents complexes
- saisir des données dans divers base de données
- communiquer et faire le suivi avec les clients
- gérer les appels, courriels, rendez-vous et contacts des avocats
- gérer les dossiers physiques et virtuels
- préparer la facturation, les feuilles de temps
- accomplir toute tâche administrative connexe

Compétences:
- excellentes habiletés orales et écrites en français et anglais
- formation en secrétariat ou techniques de bureautique
- minimum de 3 ans d’expérience pertinente
- connaissance approfondie de la suite Microsoft Office
- bon jugement et esprit d’initiative
- grand sens de l’organisation
- capacité de gérer les priorités
- aptitude à travailler sous pression et avec les échéances serrées
- esprit d’équipe
- minutie et souci du detail
- fiabilité et assiduité

Le domaine juridique vous intrigue? Vous avez un bon bagage comme adjointe administrative et êtes parfaitement bilingue? Ce poste vous permettra de rajouter une corde à votre arc!
Notre client, une société en télécommunication située à Laval, est à la recherche d'une adjointe administrative profil comptabilité, à temps partiel (25/30h par semaine).

Description des tâches:

- Gérer les appels et les distribuer aux ressources appropriées
- Gérer le routage des courriels et la correspondance reçue
- Préparer, rédiger et éditer des courriels, en français et en anglais
- Participer à différentes réunions et suivre les projets en cours
- Comptes créditeurs et débiteurs.
- Facturation
- Paie

Qualifications requises:

- Anglais un atout
- Maîtrise de Microsoft Office
- Dynamisme et autonomie
- Bonne communication
- Connaissance du logiciel comptable SAGE50
- Expérience en comptabilité
- Facilité d'adaptation et esprit d'initiative

Salaire ouvert suivant expérience.

Qu'en dîtes-vous?
Voici un nouveau poste de commis à la facturation pour le département corporatif d'un cabinet de moyenne envergure situé proche du métro Peel.

Relevant de la Directrice des services corporatifs, la personne assumera les responsabilités suivantes :

· Réception des projets de compte des parajuristes
· Vérification et modification des projets de comptes
· Préparation des factures et des lettres
· Préparation des notes de crédit et des radiations
· Préparation des réquisitions de chèques pour le département
· Fermeture des dossiers

Exigences du poste :

· Expérience en facturation pour des professionnels (avocats, comptables) exigée
· Bilinguisme oral et écrit requis (français / anglais)
· Expérience avec le logiciel Maître (fort atout)

Avantages :

· Horaire de travail flexible
· Salaire ouvert selon expérience
· Gamme complète d'avantages sociaux.
Notre client, une entreprise dans le domaine de l'innovation à la haute technologie médicale située au métro Square-Victoria, désire s'adjoindre d'un coordonnateur expérimenté dans la technologie médicale pour seconder la PDG.

Sous la supervision de la présidente-directrice générale, le chargé de projets coordonne l’ensemble des activités de la PDG. Elle accorde un soutien pour les tâches administratives et assure le lien entre la PDG et son équipe d'une part, et entre celle-ci et son CA, d'autre part. Elle veille à ce que la PDG reçoive tout le soutien nécessaire à l'accomplissement de ses fonctions protocolaires et politiques.

Nous recherchons une candidate proactive, dynamique et sur qui la PDG pourra toujours compter!

Tâches:
o Participer à la planification et l’organisation du travail en fonction des échéanciers et de son agenda, y incluant la gestion des courriels (rendez-vous, repas, réunions, voyages, déplacements, conférences) et effectuer les suivis;
o Assurer le soutien administratif des différents comités (Conseil d'administration, comité exécutif et comité scientifique);
• Planification de la logistique des réunions et envoi de la documentation;
• Envoi des invitations et suivi du quorum;
• Rédaction de l’ordre du jour;
• Prise de notes et rédaction des procès-verbaux (en français).
o Accorder un soutien administratif à la PDG;
• Correspondance, prise d'appels et montage de présentations;
• Interaction avec les niveaux seniors des organisations externes;
• Soutien à la gouvernance;
• Rédaction, mise en page, révision de documents, suivi de dossiers
• Préparation du calendrier annuel.
o Accorder un soutien aux chargés de projets.

Qualifications requises:
o Diplôme universitaire dans une discipline jugée pertinente ou toute autre formation et/ou expérience pertinente;
o Posséder un minimum de cinq (5) années d'expérience pertinente dont une expérience dans le secteur des technologies médicales;
o Connaissance du secteur des technologies médicales et intérêt pour celui-ci;
o Connaissance des orientations des organismes subventionnaires fédéraux et provinciaux et des différents programmes et règles de financement et du fonctionnement et des exigences du milieu de la recherche - un atout;
o Bonne connaissance du milieu universitaire et de ses règles administratives - un atout;
o Capacité à saisir les enjeux, à mener plusieurs dossiers en parallèle et à respecter des échéanciers;
o Grande autonomie, capacité d’adaptation et résistance au stress;
o Créativité, proactivité, rigueur et esprit d'équipe;
o Fortes habiletés en relations interpersonnelles (tact et diplomatie);
o Excellentes habiletés de communication, tant à l’oral qu’à l’écrit (français et anglais);
o Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Work, PowerPoint, etc.)
Notre client, un cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, désire joindre à son équipe un coordonnateur d'adjointes juridiques.

Relevant du chef du service vous avez la principale responsabilité de diriger une équipe d’adjoints juridiques de jour (réservistes) et planifier les ressources nécessaires pour accomplir les travaux de soir et de week-end.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:
• Planifier les remplacements des adjoints juridiques
• Organiser les travaux remis au service en tenant compte des échéances
• S’assurer de la qualité du travail accompli par les membres du service
• S’assurer que les échéances sont respectées
• Contribuer aux travaux remis au service lors de surplus
• Mentorer les nouveaux adjoints et leur fournir une formation pratique
• Organiser la formation continue pour les membres du service
• Favoriser un esprit d'équipe et de coopération
• Collaborer avec le chef du service dans la réalisation de divers projets

QUALIFICATIONS RECHERCHÉES:
• DEC en bureautique
• excellente maitrise du français et de l’anglais (oral et écrit)
• excellente connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)
• minimum d'expérience comme adjointe administrative
• minimum de cinq ans d’expérience dans la supervision et la formation de personnel - atout
• capacité d’adaptation et de bien gérer le stress
• entregent et diplomatie
• esprit d’initiative
• souci du détail
• bon sens de l’organisation
oici un nouveau poste d'adjointe administrative pour seconder la DRH d'un cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal.

Relevant de la directrice, ressources humaines, la personne titulaire de ce poste offrira notamment un support à la directrice ainsi qu’à l’ensemble du service des ressources humaines et assumera un large éventail de tâches reliées aux ressources humaines, y compris les relations avec les employés.

Responsabilités principales:
- Préparer et assurer le suivi de correspondances et documents liés aux activités RH
- Assurer le suivi des divers programmes; sécurité et santé, mieux-être, reconnaissance, etc.
- Participer à la mise à jour, la traduction et la communication des politiques et procédures, formulaires, guides, etc.
- Maintenir à jour la section RH de l’intranet ainsi que les calendriers des activités RH
- Agir à titre de liaison avec les fournisseurs
- Participer activement à divers projets, événements spéciaux, formations et initiatives
- Effectuer toutes autres tâches connexes

Compétences et aptitudes:
- 7-10 ans d’expérience au sein d’un service RH ou dans un domaine connexe
- Excellentes habiletés orales et écrites en français et anglais
- Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office, principalement Word et Excel
- Haut niveau de professionnalisme et de discrétion
- Bon jugement et esprit d’initiative
- Grand sens de l’organisation et capacité de gérer les priorités
- Rigueur, minutie et souci du détail
- Fiabilité et assiduité

Nous recherchons une candidate débrouillarde, allumée, qui possède plus de sept ans d'expérience en ressurces humaines au sein d'un cabinet de professionnels.

Qu'en dites-vous?
À qui la chance de faire partie de cet organisme gouvernemental à un poste permanent d'adjoint(e) de direction. À ce poste, vous assisterez le président dans ses activités quotidiennes.

Description de tâches:

- Gestion de l’agenda du président et chef de la direction : fixe et confirme les rendez-vous, les rencontres et les déplacements, s’assure de sa présence aux divers événements locaux et internationaux, anticipe la rédaction de discours si nécessaire ou d’un message à publier et assure la coordination avec la direction des communications et les directions générales
- Assure la liaison avec les gestionnaires de la Société et d'autres ministères ou organismes, au nom du président et chef de la direction, s’assure du suivi des échéanciers
- Organise les déplacements du président et chef de la direction, en respectant les politiques et règles en vigueur
- Développe des outils de gestion et des méthodes de travail (procédures, échéanciers, etc.) visant l’amélioration et l’efficacité de la gestion du bureau de la présidence
- Exécute des recherches, compile des données et prépare des documents à la demande du président et chef de la direction
- Effectue le suivi de la correspondance et de la rédaction des lettres du président du conseil d’administration
- Effectue le traitement des comptes de dépenses du président et chef de la direction et en assure le suivi
- Révise les documents soumis par les directions pour autorisation et signature du président et chef de la direction, ainsi que tout document destiné au ministre
- Répond au téléphone, détermine la nature des affaires à traiter, établit les priorités et fournit l’aide appropriée

Qualifications:

- Expérience pertinente comme adjointe administrative;
- Expérience à l'exécutif un bon atout;
- Excellent français écrit et grande aptitude à la rédaction française;
- Très bonne connaissance de Word et de Powerpoint;
- Anglais fonctionnel;
- Personne proactive et dynamique;

Si vous vous reconnaissez dans ces qualifications, nous serons très heureux de discuter de ce poste avec vous!
Un poste au sein du gouvernement canadien vous intéresse; nous pouvons vous aider!

Nous avons plusieurs postes à combler: support administratif; service à la clientèle, magasinier, acheteur, support informatique, réception-expédition, électricien, architecture, etc...

Veuillez nous contacter et nous serons heureux de vous indiquer la marche à suivre. Il y a définitivement un poste qui comblera vos attentes!