Emplois disponibles pour :
Adjointe administrative

Vous êtes réputée pour être le bras gauche et le bras droit de votre patron ? Voici une super belle opportunité pour vous !

Notre client, un cabinet d'avocats situé proche du métro Bonaventure, est à la recherche d'une adjointe de direction pour l'un des associé sénior du cabinet.

La personne gèrera l'ensemble des aspects administratifs liés à la pratique de l'associé.


Responsabilités principales :
- Offrir un niveau de soutien administratif de haut calibre à un associé sénior qui gère un grand
volume de dossiers juridiques en litige;
- Gérer l'agenda, les appels, les courriels et la correspondance de l'associé;
- Créer, classer (physiquement et électroniquement), suivre et organiser les dossiers;
- Vérifier s'il existe des conflits d'intérêts lors de l'ouverture d'un nouveau dossier, conformément
aux procédures internes;
- Organiser et coordonner les réunions entre l'associé et ses clients;
- Organiser les voyages d'affaires et les rencontres de l'associé; prendre les dispositions
nécessaires;
- Préparer les présentations PowerPoint en vue des allocutions et des séminaires présentés à
l'industrie et à d'autres organisations;
- Maintenir un registre des conférences données par l'associé et de celles auxquelles il a participé
afin de faciliter la mise à jour de son dossier virtuel sur le site Web du Barreau du Québec;
- Transcrire des mémorandums, des lettres et des rapports;
- Préparer les allocations de dépenses;
- Saisir des données dans divers systèmes pour la facturation, l'entrée de temps, etc.;
- Gérer la distribution des projets de facture aux avocat(e)s qui travaillent dans les dossiers;
- Réviser et corriger les projets de facture afin de s'assurer que les entrées de temps sont
conformes aux instructions particulières de chacun des clients (formulation, facturation en bloc,
etc.);
- Offrir une assistance sur les bonnes pratiques en ce qui a trait aux entrées de temps (formulation,
facturation en bloc) aux responsables des dossiers, aux autres adjoint(e)s et aux étudiant(e)s;
- Fournir une assistance aux responsables du crédit et du recouvrement du cabinet et travailler en
étroite collaboration avec eux;
- Créer et mettre à jour des tableaux qui répertorient les frais de défense et ceux des fournisseurs
tiers;
- Réclamer des paiements auprès des assureurs et effectuer les paiements aux fournisseurs tiers;
- Générer des bordereaux, des tableaux et des rapports trimestriels aux clients;
- Mettre à jour les calendriers et en sauvegarder des copies (sous forme de tableaux), généralement à l'aide du logiciel Excel;
- Effectuer le suivi des délais de présentation de rapports avec l'équipe d'avocat(e)s;
- Fournir une assistance/un soutien supplémentaire aux avocat(e)s ou aux adjoint(e)s, au besoin;

Qualifications requises :
- Détenir un diplôme en secrétariat, un DEC en bureautique jumelé à une spécialisation en
droit/litige ou toute autre combinaison de formation et d'expérience pertinente et équivalente;
- Détenir un minimum de 10 années d'expérience à titre d'adjoint(e) juridique ou administratif/ve
comprenant des responsabilités liées à la facturation et à la facturation électronique;
- Être bilingue (anglais et français) tant à l'oral qu'à l'écrit; faire preuve d'excellentes aptitudes en
communication en anglais (communication avec des clients européens de langue anglaise) et
posséder une grammaire impeccable en français et en anglais;
- Avoir une connaissance avancée des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
- Être doté(e) d'une grande aptitude à gérer la pression et le stress inhérents au travail;
- Le professionnalisme, la confidentialité, le tact et la discrétion constituent des attributs requis
pour ce rôle;
- Capacité marquée à fournir un soutien quotidien hautement efficace à un associé sénior;
- Rigueur, souci du détail et sens aigu de l'organisation;
- Connaître le litige, la terminologie juridique et le droit de l'assurance représentent des atouts
certains.

L'horaire de travail est de 9 h à 17 h (heures supplémentaires à l'occasion).
Salaire très compétitif selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.
Notre client, un célèbre cabinet d'avocats situé à Montréal cherche à pourvoir un poste d’adjoint(e) en litige civil. La personne retenue pourrait également être appelée à soutenir des avocats œuvrant dans différents secteurs. Son sens de l’organisation et des priorités lui permettent de gérer plusieurs dossiers simultanément. Polyvalente et ouverte d’esprit, elle aime travailler en équipe et contribuer significativement au succès de son équipe de travail.

Vos responsabilités clés :

• Coordonner efficacement le suivi des dossiers, des échéanciers et des agendas.
• Préparer et assister les avocat(e)s à la rédaction d’actes de procédures, conventions et divers documents juridiques, et correspondances.
• Assurer l’ouverture, le suivi, la mise à jour, la fermeture et l’archivage des dossiers physiques et informatiques.
• Effectuer de la recherche juridique dans différentes banques de données informatiques (Soquij, Cidreq, plumitif, etc.).
• Transcrire les documents dictés (dictaphone).
• Assurer l’assistance auprès des clients.
• Participer activement au processus de facturation.
• Saisir les feuilles de temps, préparer les comptes de dépenses mensuels, ainsi que toutes autres tâches administratives connexes.

Aptitudes et qualités recherchées :

• Posséder un minimum de trois années d’expérience en litige civil.
• Anglais fonctionnel à l’écrit et à l’oral.
• Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office. Connaissance du logiciel Maître un atout.
• Polyvalence et ouverture d’esprit.
• Sens de l’organisation et des responsabilités.
• Capacité à travailler sous pression.
• Esprit d’équipe.
Notre client, situé à Ville Mont-Royal, est présentement à la recherche d'un(e)
adjoint(e) juridique bilingue en litige et transactions commerciales.

À quoi ressemble une journée typique ?

Vous travaillerez en étroite collaboration avec un associé et une avocate en litige et en transactions commerciales. Ce faisant, vous vous joindrez à une équipe d’avocats et d’ajointes juridiques reconnus pour leur professionnalisme, dynamisme et leur esprit de collaboration.

Parmi vos responsabilités, vos tâches incluront notamment:

• Préparer et modifier divers documents juridiques.
• Préparer des procédures usuelles en litige, dont des demandes en justice, injonctions et autres procédures.
• Préparer des transactions commerciales.
• Assurer une gestion efficace des délais.
• Réviser les documents et la correspondance pour vérifier s'ils sont conformes aux procédures juridiques et à l'usage grammatical, tant en français qu’en anglais.
• Fixer les rendez-vous et les dates de réunions des avocats de l’équipe.
• Préparer les dossiers clients (correspondance, pièces justificatives, etc.).
• Effectuer l'ouverture, le classement papier et électronique, le suivi et le classement des dossiers.
• Assurer le suivi des dossiers et de la correspondance.
• Fournir de l'aide aux autres adjointes de l’équipe, au besoin.

Avez-vous le profil ?

• DEP en secrétariat avec profil juridique.
• Expérience minimale de 3 ans à titre d’adjointe juridique en litige commercial.
• Bilinguisme essentiel (français et anglais), parlé et écrit.
• Bonne connaissance de la Suite Microsoft Office.
• Excellente organisation du travail et gestion de priorités.
• Excellentes relations interpersonnelles.
• Excellent service à la clientèle.
• Minutie, rigueur et souci du détail.
• Initiative et autonomie.
Notre client, un cabinet d'avocats situé au centre-ville de Montréal, cherche à pourvoir un poste d’adjointe pour se joindre à son équipe en droit du travail et de l’emploi. La personne retenue se démarque par sa rigueur et son sens de l’organisation et des priorités qui lui permettent de gérer plusieurs dossiers simultanément. Polyvalente et ouverte d’esprit, elle aime travailler en équipe et contribuer significativement au succès de son équipe de travail.

Vos responsabilités clés :

• Préparer, réviser et assister les professionnels dans la rédaction de divers documents, lettres et formulaires en droit du travail.
• Communiquer avec les clients et les intervenants aux dossiers, faire les suivis et prendre les actions appropriées.
• Assurer l’ouverture, le suivi, la mise à jour, la fermeture et l’archivage des dossiers.
• Transcrire les documents dictés dans les deux langues officielles.
• Maintenir et faire le suivi de l’agenda de l’avocat.
• Participer activement à la facturation, saisir les feuilles de temps, préparer les comptes de dépenses mensuels, ainsi que toutes autres tâches administratives connexes.

Aptitudes et qualités recherchées :

• Posséder un minimum de deux années d’expérience en tant qu’adjointe juridique.
• Excellent sens de l’organisation et des priorités.
• Esprit d’équipe et ouverture d’esprit.
• Jugement, débrouillardise et rigueur.
• Capacité à travailler sous pression.
• Anglais fonctionnel à l’écrit et à l’oral.
Localisé dans une incroyable bâtisse, les bureaux sont facilement accessibles par transport en commun (Métro Crémazie) et en voiture. De nombreux avantages sont offerts : une jeune équipe dynamique, un régime d’assurance collective, un régime de retraite (REER/RPDB), un programme de vacances compétitif et des journées personnelles pour des imprévus. Une salle d'exercice est disponible sur place pour tous nos employés ainsi qu’une salle de jeux avec une table de pool et babyfoot.

Responsabilités :

• Préparer les documents pour des demandes de brevets à être déposées au Canada et à l’International.
• Communiquer régulièrement avec les clients pour le suivi des dossiers de demandes de brevets.
• Assister à toutes les étapes des demandes de brevets canadiens, américains et internationaux.
• Préparer la correspondance de routine qui découle du dépôt d’une demande de brevet.
• Faire le suivi des échéanciers.
• Tenir à jour la base de données des dossiers.
• Toutes autres tâches connexes.

Qualifications :

• Titulaire d’un diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques juridiques ou une formation équivalente.
• Bilingue français / anglais.
• Un an d'expérience dans le domaine de la propriété intellectuelle.
• Avoir le souci du détail et être minutieux.
• Être en mesure de gérer de multiples priorités d’une manière organisée.
• Fournir des réponses professionnelles et en temps opportun aux clients internes et externes.
• Démontrer de hautes normes de respect, d’intégrité et de rigueur dans la performance de son travail.
• Être dynamique et aimer travailler avec un minimum de supervision ainsi qu’en équipe.
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office.
• Posséder un sens élevé de la planification, des priorités et de l’organisation.
• Faire preuve d’une capacité à travailler sous pression.
• Capacité de prendre des initiatives.

Conditions du poste :

• Temps plein.
• Salaire ouvert selon expérience.
• Gamme d'avantages sociaux.

Vous vous reconnaissez dans ce profil ? Qu'attendez-vous pour nous contacter ?
Notre client, un cabinet d'avocats, situé en plein coeur du centre-ville de Montréal, recherche une adjointe juridique en droit des affaires.

Votre rôle et vos responsabilités :

À titre d’adjoint(e) juridique attitré(e) au secteur droit des affaires, la personne titulaire du poste aura comme principales responsabilités :

• Assister les avocats en droit des affaires et immobilier.
• Préparer la documentation usuelle, lettres d’offres, contrats, résolutions, avis et effectuer des versions comparées.
• Effectuer la relecture et la correction de documents.
• Assurer la gestion de l’agenda, des déplacements et des dossiers.
• Communiquer avec la clientèle et autres avocats.
• Accomplir différentes tâches administratives incluant la facturation.

Le profil recherché :

• Diplôme en secrétariat, secrétariat juridique ou une formation équivalente.
• Entre 3 et 5 ans d’expérience essentielle en secrétariat juridique (spécialisé en droit des affaires et/ou droit immobilier, un atout).
• Bilinguisme parlé et écrit requis (français et anglais).
• Maîtrise de la suite Microsoft Office.
• Orientation client.
• Capacité élevée de production documentaire.
• Sens des responsabilités et de l’organisation.
• Dynamisme et débrouillardise.
• Esprit d’équipe et d’initiative.

Les avantages :

• Programme de rémunération très concurrentiel.
• Couverture d’assurance collective payée par l’employeur.
• Régime de retraite simplifié avec cotisation de l’employeur.
• Programme d’aide aux employés (PAE).
• Multitudes d’activités et d’événements organisés par les comités sociaux.
Vous êtes passionnée par les ressources humaines? Vous aimeriez seconder l'équipe d'une très grande entreprise dans leurs tâches? Ce poste vous conviendra certainement!

Responsabilités du poste :

• Assurer un support administratif au Service des RH : accueil et orientation des visiteurs, réception et transfert des appels, réservation de salles de réunion/entrevue.
• Procéder au paiement des factures dans le système de comptabilité financière Oracle.
• Assurer la gestion des dossiers confidentiels des employés.
• Effectuer les commandes de papeterie.
• Assurer la distribution du courrier et faire des envois postaux.
• Assurer la liaison avec les différents fournisseurs pour le maintien des outils informatiques (ex : photocopieurs, etc.).
• Attribuer les accès dans le SharePoint RH et mettre à jour les listes d’utilisateurs.
• Autres tâches connexes.

Exigences du poste :

• Diplôme Secondaire 5.
• Bilingue (francais – anglais).
• 2 à 5 ans d’experience dans un poste connexe.
• Bonne connaissance d’Excel et Word.
• Connaissance d’Oracle est un atout Connaissance d’Oracle (un atout).
• Expérience en tant que réceptionniste ou autre expérience connexe (un atout).
Saint-Laurent

Plus d'information
Notre client, une entreprise française située au centre-ville de Montréal, est à la recherche d'un assistant commercial.

Mission :

• Traitement et suivi commercial / administratif des commandes et des clients en collaboration avec l’équipe commerciale locale ou du siège.
• Communication à la clientèle des informations relatives à la vente : devis, facture, délais, informations techniques sur les produits.
• Prospection et vente des produits.

Principales tâches :

• Réalisation des opérations de gestion courante du bureau (règlement factures, saisie des dépenses etc.) en lien avec le cabinet comptable.
• Prospection de nouveaux clients par courriel ou téléphone.
• Renseignement et information des clients sur les produits, au téléphone ou par courriel.
• Prise en compte de la demande des clients.
• Traiter les demandes en lien avec l'équipe commerciale locale ou du siège, rédige les devis, communique les délais de livraison et assure la gestion des commandes.
• Préparer des offres commerciales pour des clients.
• Assistance de l’équipe commerciale locale ou du siège :
• Saisir les propositions commerciales, mettre à jour les dossiers avant les rencontres entre les commerciaux et les clients et assurer le suivi des clients.
• Actualiser les bases de données (tableau de prévisions des ventes, des commandes, CRM, etc.) afin de suivre les objectifs de la direction commerciale.
• Peut être amené à prendre les rendez-vous et aider à la préparation des réunions et déplacements des commerciaux.
• Participation aux actions de promotion : il/elle est amené(e) à participer aux réunions commerciales (salons, relations commerciales, etc.).
• Suivi des éléments de paiement de commandes : recevoir et traiter les factures et les transmettre au service concerné du client (service financier, comptabilité, contentieux, etc.).

Liens hiérachiques et autorités :

• Vous serez sous l’autorité du siège social en France.

Compétences et qualifications :

• Aptitude à travailler d’une manière autonome et à prendre des initiatives mesurées.
• Avoir des aptitudes à la communication, et être à l’écoute des clients.
• Bonne présentation.
• Bonne écoute.
• Sens de l’organisation, rigueur, sens des responsabilités.
• Bonne Maitrise des outils bureautiques (Pack Office).
• Parfaitement bilingue français/anglais (lu, parlé, écrit) = OBLIGATOIRE.
• Expérience souhaitée : 5+ années dans un poste similaire.
Notre client, un cabinet comptable très renommé situé dans le vieux port de Montréal, est à la recherche d'une adjointe administrative.

Voici les responsabilités :

• Gérer les agendas.
• Fixer, confirmer et coordonner les réunions et conférences téléphoniques. • Gérer les déplacements.
• Gérer la facturation des clients des Associés (édition et envoi des factures, suivi des paiements avec relance téléphonique).
• Préparer des offres de service et des appels d’offres.
• S’occuper du traitement de texte, de la mise en page, révision, finalisation et production de correspondance, rapports, relevés, factures, formulaires, présentations et autres documents.
• Faire le suivi des dossiers en cours et maintenir les informations à jour dans les bases de données.
• Interagir avec des employés et cadres de tous niveaux à l’intérieur et à l’extérieur de la firme.
• Répondre à toute autre demande administrative ou bureautique des associés responsables.

Votre profil :

• DEC ou DEP en secrétariat ou bureautique.
• Posséder entre 7 et 10 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Maitrise de la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook).
• Excellent bilinguisme à l’oral et à l’écrit en anglais et en français.
• Capacité à travailler sous pression et à établir des priorités.
• Fortes compétences organisationnelles et interpersonnelles.
• Souci de la qualité du travail, attention au détail.
• Diplomatie, discrétion.
• Initiative, gestion des priorités.
• Capacité à adapter sa communication selon l’audience.
• Excellent service à la clientèle et joueur d’équipe.

Ce poste vous intéresse, vous souhaitez plus d'informations sur les avantages offerts ? N'hésitez pas à communiquer avec nous.
Notre client, une compagnie oeuvrant dans le domaine de la construction, et actuellement en pleine expansion, est à la recherche d’un commis de bureau.

Principales tâches :

• Répondre aux appels d’offres municipales et en faire le suivi.
• Préparer divers types de documents, tels que des soumissions commerciales.
• Assurer le suivi particulier des commandes d’un client majeur.
• Effectuer diverses tâches administratives.

Qualités requises :

• Être une personne minutieuse, fiable et responsable.
• Avoir le sens de l’organisation et des priorités.
• Capacité à travailler en équipe.

Exigences du poste :

• Collégial (DEC) terminé.
• 3 ans d'expérience minimum dans un poste similaire.
• Bilinguisme oral français et anglais et excellente grammaire en français.
• Connaissance de Word et Excel (niveau intermédiaire), Adobe Acrobate.

Ce poste vous intéresse, faites-nous parvenir votre curriculum vitae le plus rapidement possible.
Saint-Laurent

Plus d'information
Vous recherchez à travailler dans un cabinet à valeur humaine ? Notre client a le bien-être de ses employés à coeur. Un beau salaire c'est bien, mais de beaux bureaux et se sentir choyer et heureux au travail c'est encore mieux !

Aujourd'hui ce beau cabinet d'avocats situé en plein coeur du centre-ville est à la recherche d'un(e) adjoint(e) juridique en litige commercial pour un groupe de jeunes avocats dynamiques.

Vous serez appelé(e) à assister l’équipe en place et en assumant les responsabilités suivantes :

- Préparer des documents juridiques
- Assurer un suivi rigoureux des dossiers et échéances
- S’assurer de l’efficacité de l’organisation du travail qui lui incombe
- Réviser les documents et la correspondance
- Gérer les priorités
- Effectuer les entrées de temps, le suivi des dépenses et la facturation
- Assurer la gestion efficace des agendas
- Communiquer avec les clients lorsque requis

Compétences recherchées :
- Posséder un minimum de trois (3) à cinq (5) années d’expérience pertinente en litige
- Bilinguisme parlé et écrit (français et anglais)
- Connaissance approfondie des logiciels Word, Excel, Outlook et PowerPoint
- Autonomie et initiative
- Esprit d’équipe
- Capacité à travailler sous pression

Salaire offert : entre 42 000 et 60 000 $ par / année
Gamme complète d'avantages sociaux
Facilement accessiblement en transport en commun - station Bonaventure
Notre client, une entreprise de renommée située à Ville Saint-Laurent, est à la recherche d’une téléphoniste pour un poste à temps partiel soit de 3 jours par semaine (18 heures par semaine). À ce poste, vous partagerez votre horaire avec deux autres collègues qui seront affectées aux mêmes tâches que vous.

Responsabilités du poste :

• Assurer un support administratif au Service des RH : accueil et orientation des visiteurs, réception et transfert des appels, réservation de salles de réunion/entrevue.
• Procéder au paiement des factures dans le système de comptabilité financière Oracle.
• Assurer la gestion des dossiers confidentiels des employés.
• Effectuer les commandes de papeterie.
• Assurer la distribution du courrier et faire des envois postaux.
• Assurer la liaison avec les différents fournisseurs pour le maintien des outils informatiques (ex : photocopieurs, etc.).
• Attribuer les accès dans le SharePoint RH et mettre à jour les listes d’utilisateurs.
• Autres tâches connexes.

Exigences du poste :

• Diplôme Secondaire 5.
• Bilingue (francais – anglais).
• 2 à 5 ans d’experience dans un poste connexe.
• Bonne connaissance d’Excel et Word.
• Connaissance d’Oracle est un atout.
• Expérience en tant que réceptionniste ou autre expérience connexe (un atout).
Saint-Laurent

Plus d'information
Voici une opportunité de rêve à Laval !
Vous êtes polyvalente et autonome ? Vous recherchez un nouveau défi ?
Notre client est à la recherche de sa nouvelle adjointe administrative !
Leurs bureaux sont situés à Laval (à 10 min du métro Montmorency) !

Voici un résumé de vos tâches:

- Accueillir les visiteurs avec courtoisie;
- Prendre des appels entrants et les acheminer aux bonnes personnes ;
- Traiter la correspondance (poste régulière, poste prioritaire, messagers, courriels et télécopies);
- Faire la réception des factures et chèques et assurer la distribution efficace aux personnes appropriées;
- Tenir les listes téléphoniques à jour;
- Effectuer certaines tâches de secrétariat telle rédaction de lettres et classement électronique des documents internes;
- Gestion des fournitures de bureau.

Les compétences recherchées:

- Une personnalité dynamique et engageante
- Vous parlez très bien anglais et francais
- Un diplôme d’études collégiales ou professionnelles en secrétariat ou autre domaine connexe
- Expérience avec un système téléphonique multi-lignes
- 3 à 5 ans en soutien administratif
- Des aptitudes avec les outils informatiques, tels que la suite Office
- Notions de comptabilité ( un atout)

Si vous vous reconnaissez, n'hésitez pas à postuler pour travailler dans un environnement jeune et dynamique !
Notre client, un petit cabinet d'avocats situé dans le Vieux-Montréal, est à la recherche d'un(e) adjoint(e) pour assister un avocat senior dans le domaine du droit disciplinaire et en médiation.

Description des tâches :

- Rédaction de la correspondance par lettre ou courriel
- Rédaction de certaines procédures
- Communication avec les clients et fournisseurs
- Tenir l’agenda des rendez-vous, auditions, délais et prescriptions

Exigences requises :

- Excellent français parlé et écrit
- Très bon anglais parlé et écrit
- Débrouillardise et autonomie
- À l’aise avec la suite MS Office et le dictaphone
- Minimum de 3 ans d’expérience à un poste similaire; l'expérience en juridique sera un atout
Notre client, un cabinet d'avocats d'envergure situé au centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe administrative ou juridique junior pour seconder un département en pleine expansion.

Nous recherchons une candidate avec les qualités suivantes :

• Bilingue parlé et écrit (indispensable)
• Dynamique
• Débrouillarde
• Qui possède 1 à 2 ans d'expérience comme adjointe
• Qui a la volonté d'apprendre et d'évoluer dans un environnement qui bouge rapidement

Tâches et responsabilités :

• Assurer un excellent service à la clientèle
• Créer et mettre à jour diverses listes
• Travaille avec les dossiers
• Respecter les délais serrés

Ce poste vous intéresse ? Appliquez dès maintenant afin de gagner une belle expérience dans votre domaine d'étude !
Un poste au sein du gouvernement canadien vous intéresse; nous pouvons vous aider !

Nous avons plusieurs postes à combler: support administratif; service à la clientèle, magasinier, acheteur, support informatique, réception-expédition, électricien, architecture, etc.

Veuillez nous contacter et nous serons heureux de vous indiquer la marche à suivre. Il y a définitivement un poste qui comblera vos attentes !