Emplois disponibles pour :
Adjointe administrative

Notre client, un grand et réputé cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal est à la recherche d'une adjointe au sein des services linguistiques.

Principales responsabilités:
- Apporter à divers documents de nature complexe les modifications demandées en anglais ou en français;
- Effectuer la mise en page de documents volumineux (en utilisant notamment les styles, les renvois, les signets, la numérotation hiérarchisée) et créer et modifier des tableaux ainsi que des graphiques (en utilisant les fonctions avancées de Word, Excel et PowerPoint);
- Participer à quelques tâches administratives du service au besoin (notamment ouvrir et classer les dossiers, répondre aux demandes ponctuelles des membres du service).

Exigences:
- DEC en bureautique ou expérience équivalente;
- Maîtrise des fonctions avancées de Word XP et bonnes connaissances de PowerPoint et Excel;
- Connaissances de Workshare Professional, Acrobat, Outlook, SAP et MultiTrans, un atout;
- Excellente maîtrise du français et de l’anglais à l’oral et à l’écrit;
- Grande disponibilité en dehors des heures normales de travail;
- Faire preuve d’aptitude à travailler en équipe;
- Avoir la capacité de travailler sous pression;
- Démontrer une grande capacité à apprendre rapidement;
- Être autonome;
- Faire preuve de minutie et de flexibilité;
- Avoir le sens de la planification et de l’organisation.

Vous aimez les lettres et le traitement de texte sur Word n'a pas de secret pour vous? Ce poste saura vous plaire!
Notre client, un cabinet d'avocats d'envergure du centre-ville de Montréal, désire joindre à son équipe une coordonnateur à la facturation.

Le titulaire du poste traitera de façon efficiente les factures préliminaires et finales du groupe de pratique auxquels il sera affecté.

Principales attributions:
o Chaque mois, chaque trimestre ou sur demande, faire les factures finales, et notamment accomplir les tâches suivantes:
 Traiter et corriger les factures préliminaires
 Saisir, dans CMS, les modifications devant être apportées aux factures préliminaires
 Finaliser les factures préliminaires et les comptabiliser
 Préparer les factures finales aux fins d’approbation par l’avocat
 Soumettre les factures finales au client ou les faire traiter par l’équipe chargée de la facturation électronique
o Transférer les entrées de temps ou débours conformément aux instructions de l’avocat, aux lignes directrices du cabinet et aux procédures de facturation
o Surveiller et revoir, de façon proactive, le système de facturation afin de s’assurer que les données des clients demeurent à jour et exactes
o Former les nouveaux adjoints à la pratique sur les processus et procédures de facturation
o Prêter main-forte aux autres coordonnateurs de la facturation au besoin
o Aider les consignataires et les adjoints à la pratique de son/ses groupe(s) de pratique attribué(s) relativement aux exigences de saisie
o S’acquitter d’autres tâches au besoin

Principales exigences:
• Diplôme d’études collégial en technique de comptabilité et de gestion ou expérience pertinente.
• Expérience dans un cabinet d’avocats ou dans le milieu des services professionnels, un atout.
• Expérience au sein d’une équipe de facturation
• Capacité à travailler en équipe et sous supervision minimale.
• Bon sens de l’organisation et capacité à travailler sous pression.
• Grand souci du détail.
• Compréhension de la théorie comptable.
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office, dont Word, Excel, Outlook, et d’Adobe Acrobat.
• Excellentes aptitudes au chapitre des communications et des relations interpersonnelles
• Bilinguisme parlé et écrit (français et anglais).
A ce poste, vous aurez à assurer la gestion opérationnelle quotidienne de toutes les activités liées aux comptes assignés; de mettre à jour la facturation et la correspondance et de vérifier leur conformité aux obligations contractuelles en collaboration avec le personnel opérationnel et le personnel technique.

- Vous aurez à travailler avec le client pour obtenir des bons de commande pour de nouveaux produits et des renouvellements de service.
- A émettre des offres de renouvellement pour les services en train d’expiration
- A gérer les conflits au niveau de la facturation et du service
- A communiquer les conditions contractuelles clés et les livrables à l'équipe de services
- A analyser les déploiements chez les clients et identifier les comptes qui ne respectent pas les prévisions de vente
- A préparer des rapports pour identifier les succès et les faiblesses par segment de clientèle
- A aider les équipes de facturation et de finance à gérer la reconnaissance des revenus
- A effectuer des vérifications pour valider le volume des factures

- Un minimum de deux (2) années d’expérience dans la gestion de projets
- Bilinguisme
- Bonne connaissance de Excel (avancé), Microsoft Word, PowerPoint et Outlook requis
Saint-Laurent

Plus d'information
Voici un nouveau poste d'adjointe à la facturation, au sein d'un grand cabinet d'avocat·e·s du centre-ville de Montréal.

Tâches:
• Préparation des projets de compte (prebills);
• Vérification de l’exactitude des informations (primes ou rabais accordés, taxes, etc.), révision et correction;
• Préparation et envoi des factures mensuelles;
• Résolution de problèmes reliés à la facturation (transferts d’entrées de temps, débours, taux erronés, amendement de comptes, etc.);
• Numérisation des factures;
• Classement électronique des factures et tous documents connexes;
• Suivi et mise à jour des instructions concernant la facturation des clients;
• Production de rapports sur demande.

Connaissances et expérience:
• Minimum d'un DEC en comptabilité
• Bilinguisme
• Expérience pertinente, idéalement acquise dans une entreprise de services professionnels - possibilité de formation

Aptitudes personnelles et professionnelles:
• Autonomie et débrouillardise
• Capacité d’analyse
• Service à la clientèle impeccable
• Aptitudes à travailler seul et en équipe.
• Être capable de gérer un gros volume de travail.
• Disponible pour faire du temps supplémentaire à l'occassion

Salaire ouvert selon expérience + Gamme complète d'avantages sociaux.
Notre client, un ordre professionnel situé au métro Bonaventure désire joindre à son équipe, une adjointe aux enquêtes, pour travailler au bureau du syndic afin de seconder l'avocate.

Responsabilités:

* Gestion administrative des dossiers d’enquêtes (60%):
• Recevoir les demandes d’enquête.
• Communiquer au besoin avec les demandeurs d’enquête pour la constitution des dossiers d’enquête.
• Procéder à l’ouverture des dossiers d’enquête assignés et voir à la saisie informatique des renseignements.
• Veiller au respect des délais accordés et effectuer le suivi des demandes de renseignements et de documents fait par le Syndic et les syndics adjoints.
• Assurer la gestion de tous les documents relatifs aux dossiers d’enquête (accusés réception, numérisation, gravure de CD, inventaire, montage radiographique, mise en page de documents, reproduction etc.), notamment ceux associés aux mandats confiés à un expert par un syndic.
• Effectuer des recherches sur le Web quant aux sites des dentistes. Transférer le contenu en enregistrant des vidéos, en procédant aux captures d’écran et en faisant la mise en page.
• Assurer la gestion des rapports de progrès d’enquêtes aux demandeurs d’enquête (lettres de 60/90 jours) jusqu’à la conclusion de celles-ci.
• Coordonner les rencontres et entrevues avec tout intervenant dans le cadre des enquêtes.
• Procéder à la fermeture des dossiers d’enquête assignés.
• Retourner tous les documents originaux aux dentistes lorsque le dossier disciplinaire est fermé.

* Soutien administratif (25%):
• Fournir le soutien administratif et de secrétariat au syndic et syndics adjoints.
• Faire l’ouverture et la gestion des dossiers « incidents ».
• Faire la préparation des dossiers transférés à la Direction des services professionnels.
• Assurer le suivi d’échange de renseignements ou de documents utiles au sein de l’Ordre, pour des fins de protection du public, notamment le suivi des informations concernant les stages et autres décisions du conseil d’administration.
• Assurer le suivi des demandes d’accès à l’information du bureau du syndic.
• Archiver et détruire les dossiers d’enquêtes selon la procédure d’archivage et de destruction des documents en vigueur. Tenir à jour le registre de tous les dossiers d’enquêtes archivés ou détruits.
• Collaborer à la tenue des statistiques des activités du bureau du syndic, notamment pour le rapport d’activités trimestriel et le rapport annuel.
• Gérer l’agenda des membres de la direction et en assurer leur coordination. S’assurer de la présence de ceux-ci à leurs rendez-vous et préparer leurs dossiers.
• Collaborer à la gestion des dépenses reliées à tous les dossiers d’enquêtes (enquêteurs et experts).
• Effectuer les recherches pour répondre aux demandes de lettres de bonne conduite.
• Organiser la logistique des voyages d’affaires pour le syndic et syndics adjoints.

* Communications téléphoniques (10%):
• Répondre aux demandes d’information des appels provenant du public en rotation avec les autres membres du personnel administratif du service.

* Autres tâches (5%):
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Exigences:
▪ DEP en secrétariat.
▪ Maîtriser le français et l’anglais dans ses communications orales et écrites
▪ Excellente habileté dans ses communications avec le public (aisance, ton et vocabulaire)
▪ Maîtriser la suite MS Office
▪ Bonne connaissance des logiciels Adobe Photoshop et Adobe Acrobat serait un atout

Expérience:
▪ 2 années et plus d’expérience pertinente

Aptitudes:
• Bonne connaissance des logiciels Adobe Photoshop et Adobe Acrobat serait un atout
• Sens de l’organisation et des responsabilités
• Discrétion, loyauté et capacité à gérer l’information en toute confidentialité
• Rigueur et minutie
• Bon esprit d’équipe
• Jugement
• Initiative
• Capacité de synthèse
• Bonne gestion des priorités
• Capacité à gérer plusieurs tâches de front
• Comportement professionnel
Notre client, une entreprise située au métro Square Victoria, dans l'inovation de la haute technologie médicale, est à la recherche d'un assistant comptable et administratif.

Sous la responsabilité du VP Finance et Chef des Opérations, la personne qui occupe le poste est responsable de plusieurs activités comptables et doit assurer un soutien administratif afin de gérer efficacement les activités courantes.

PRINCIPALES TÂCHES :

* Comptabilité (60%):
- Vérification et suivi des notes de frais;
- Facturation et suivis des adhésions;
- Entrée de données pour les dépenses de la carte de crédit corporative;
- Entrée des données comptables;
- Effectuer les conciliations bancaires mensuelles;
- Vérification et suivi du cycle des comptes recevables et payables;
- Faire le suivi des comptes clients et fournisseurs;
- Effectuer la facturation et préparation des transferts de fonds à effectuer;
- Produire différents rapports en fonction des besoins des autres départements (ex. suivis des budgets promotionnels, rapports aux éditeurs);
- Préparer les documents de fin d’année.

* Service de réception (30%):
- Remplace la réceptionniste durant les vacances et lors de ses absences

* Soutien opérationnel (10%):
- Gestion des salles de réunion et salles téléphoniques
- Gestion des traiteurs
- Coordonner les événements à l’interne (i.e. party de Noël, activités sociales etc.)

COMPÉTENCES ET EXIGENCES :
- DEC ou AEC ou DEP en administration ou comptabilité,
- Connaissance du logiciel comptable Sage 50 est un atout;
- Expérience en comptabilité ou saisie de données de 6 mois;
- Maîtrise de la langue française (parlé et écrit);
- Maîtrise de la langue anglaise (parlé et écrit un atout);
- Bonne connaissance des logiciels de la suite Office (Outlook, Word, Excel);
- Excellente organisation et communication;
- Sens de la rigueur développé;
- Esprit d'initiative : apporte des solutions efficaces et dégourdie;
- Souci du service à la clientèle;
- Sens des responsabilités;
- Sens de l'organisation et gestion des priorités.

Vous êtes polyvalente, dégourdie et vous désirez évoluer? Ce poste vous le permettra!
Notre client, une société immobilière de renommée mondiale située au centre-ville de Montréal, est à la recherche d'un soutien administratif.

Description des tâches:

-Gérer les appels et les distribuer aux ressources appropriées
-Gérer le routage des e-mails et la correspondance reçue
-Préparer, rédiger et éditer des courriels, en français et en anglais
-Répondre aux demandes de locataires
-Participer à différentes réunions et suivre les projets en cours
-Réconcilier les comptes loyers location
-Bordereaux de dépôt
-Comptes créditeurs et débiteurs


Qualifications requises:

-Bilinguisme (français / anglais)
-Maîtrise de Microsoft Office
-Dynamisme et autonomie
-Bonne communication
-Expérience en immobilier et / ou en comptabilité (un atout)
-Maîtrise de HOPEM, logiciel de gestion immobilière (un atout)

Avantages:

-Parking gratuit pour les employés
-Accessible en transport en commun

Si vous vous reconnaissez dans cette annonce, n'hésitez pas à nous envoyer votre CV!
Notre client, un cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal, et à la recherche d'une adjointe administrative pour seconder un avocat en développement des affaires.

L'horaire de travail est de 10h à 18h.

La personne titulaire de ce poste offrira notamment un support organisationnel à un avocat senior en droit commercial qui joue un rôle clé dans la poursuite de la croissance du cabinet, et assumera des tâches reliées au développement des affaires, y compris des tâches reliées à la gestion de la pratique d’avocat.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES:
– Rédiger, transcrire et réviser des correspondances et documents liés tant aux activités de développement des affaires tant aux dossiers clients, et en assurer la suivi
– Créer et tenir à jour des tableaux d’invités et participants aux événements de réseautage
– Effectuer des recherches de contacts sur Internet
– Mettre à jour la base de données de contacts et générer des rapports de contacts pertinents
– Effectuer toute tâche administrative liée à la gestion de la pratique de l’avocat : la facturation, l’entrée de temps, l’ouverture de dossiers, les rapports de dépenses, etc.

COMPÉTENCES ET APTITUDES:
– 7 à 10 ans d’expérience pertinente au sein d’un cabinet de services professionnels
– Maîtrise du français (impeccable afin de peaufiner des textes) et de l’anglais (à l’oral et l’écrit), conjuguée à une solide aptitude à rédiger dans les deux langues
– Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office (principalement Word et Excel)
– Très bon jugement, esprit d’initiative et débrouillardise
– Grand sens de l’organisation et capacité de gérer les priorités
– Rigueur, minutie et souci du détail

Faites-nous parvenir votre CV si ce poste vous allume!
Notre client, un cabinet d'avocats réputé en plein coeur du centre-ville de Montréal, est à la recherche d'une adjointe administrative pour seconder la DRH.

Relevant de la directrice, ressources humaines, la personne titulaire de ce poste offrira notamment un support à la directrice ainsi qu’à l’ensemble du service des ressources humaines et assumera un large éventail de tâches reliées aux ressources humaines, y compris les relations avec les employés.

Responsabilités principales:
- Préparer et assurer le suivi de correspondances et documents liés aux activités RH
- Assurer le suivi des divers programmes; sécurité et santé, mieux-être, reconnaissance, etc.
- Participer à la mise à jour, la traduction et la communication des politiques et procédures, formulaires, guides, etc.
- Maintenir à jour la section RH de l’intranet ainsi que les calendriers des activités RH
- Agir à titre de liaison avec les fournisseurs
- Participer activement à divers projets, événements spéciaux, formations et initiatives
- Effectuer toutes autres tâches connexes

Compétences et aptitudes:
- 7-10 ans d’expérience au sein d’un service RH, d'un cabinet de professionnels
- Excellentes habiletés orales et écrites en français et anglais
- Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office, principalement Word et Excel
- Haut niveau de professionnalisme et de discrétion
- Bon jugement et esprit d’initiative
- Grand sens de l’organisation et capacité de gérer les priorités
- Rigueur, minutie et souci du détail
- Fiabilité et assiduité

Vous êtes débrouillarde, allumée, vous possédez plus de sept ans d'expérience en ressurces humaines au sein d'un cabinet de professionnels? Vous êtes la personne recherchée!
Afin de répondre aux besoins croissants de notre client, nous cherchons présentement un·e adjoint·e administratif·ve junior qui pourra se joindre à son équipe.

La personne occupant ce poste est responsable d’exécuter des tâches administratives et des tâches de confiance parfois confidentielles qui exigent une très bonne connaissance des procédures et des précédents organisationnels, et ce, de façon autonome.

Responsabilités

Accueil des client·e·s à la réception et des appels téléphoniques;
Préparation des salles de réunion et des aires communes;
Transmission et assemblage de documents fiscaux;
Communication diverse avec les gouvernements;
Production de documents de formation;
Coordination d’événements et dîners divers;
Préparation d’analyses et de rapports avec Excel;
Rédiger et corriger divers documents administratifs, organigrammes, etc.;
Participation à des projets spéciaux;
Effectuer toute autre tâche connexe à la demande de l’associé.

Exigences et aptitudes requises

DEC ou DEP en secrétariat;
Au moins 2 ans d’expérience au sein d’un environnement professionnel;
Excellente maîtrise du français (oral et écrit);
Bonne maîtrise de l’anglais (écrit);
Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
Faire preuve d’un bon esprit d’équipe;
Exécuter le travail avec minutie;
Faire preuve de débrouillardise et d’autonomie;
Capacité d’adaptation.
Notre client, une entreprise spécialisée dans le domaine de la construction, située au métro Sauvé, recherche une adjointe administrative à la Directrice de l'Administration et Ressources humaines.

Tâches:
- Rédaction de lettres en français (pour les avocats, les comptables, etc.)
- Appui dans la finalisation de projets (administration générale du bureau: RH, normes ISO, etc...)
- Correspondances, divers suivis
- Gestion de l'agenda et des RV

Exigences:
- Diplôme en secrétariat ou en lien avec le poste

Expérience pertinente:
- Doigté de 40 mots/minute et plus
- Maîtrise de la suite MS Office : Word, Excel, Adobe (pdf), Outlook
- Excellent français tant à l’oral qu’à l’écrit, Anglais fonctionnel
- Grandes capacités de rédaction, d'organisation et faire preuve de polyvalence et de débrouillardise
- Expérience en construction- un atout
- Capacité de travailler sous pression dans les périodes achalandées
- Capacité de travailler sur plusieurs dossiers en même temps
- Capacité de s’adapter à un environnement qui bouge constamment
Notre client, un cabinet d'envergure en pleine expansion désire joindre à leur équipe trois adjointes administratives junior pour trois départements différents, soit l'immigration, le notariat et les marques de commerce.

Nous recherchons une candidate bilingue (tant à l'oral qu'à l'écrit - très important), qui possède environ un à trois ans d'expérience comme adjointe.

Tâches:
- Facturation
- Lettres
- Ouverture / fermeture des dossiers
- Courriels, courrier
- Classement

Vous désirez percer dans le domaine juridique? Saisissez la chance de mettre le pied dans la porte!
Notre client, une très grande compagnie située au centre ville de Montréal est à la recherche d'une adjointe administrative pour seconder la directrice des ressources humaines.

Nous sommes à la recherche d’une candidate qualifiée, dynamique et polyvalente!

Tâches:
- Soutien administratif à tous les niveaux pour la Directrice des ressources humaines;
- Gestion des demandes d’abonnements aux diverses publications;
- Préparation de divers documents (courriels, mémos, correspondances, invitations, etc.);
- Mise à jour de la base données (CV, contacts, etc.);
- Remplacement des autres adjointes et de la réceptionniste, au besoin.

Exigences
- 2 à 3 années d’expérience au sein d’une entreprise d’envergure;
- Bilinguisme, tant à l'oral qu'à l'écrit;
- Maîtrise de la suite MsOffice et bonne connaissances des réseaux sociaux (Linked In, Facebook, etc.);
- Expérience similaire;
- Détention d'un BAC.
- Tenue corporative

Vous êtes une personne d'équipe, vous aimez les environnements stimulants? Ce poste sera un beau défi!
Notre client, une très grande compagnie située au centre ville de Montréal est à la recherche d'une adjointe administrative pour son directeur immobilier.

Tâches:
- Courrier, agenda, classement, notes de service, présentations PowerPOint
- Contact et coordination avec les divers intervenants: architectes, designers afin de faire les suivis et les budgets
- Préparation de divers évènements
- Rédaction de divers documents et rapports
- Facturation et suivi des paiments.

Exigences professionnelles:
- Bilinguisme, tant à l'oral qu'à l'écrit
- Maîtrise de la suite MsOffice
- Expérience pertinente dans un domaine similaire

Vous détenez de l'expérience en immobilier et vous désirez faire partie d'une entreprise en pleine expansion? Ce poste vous ira à ravir!
Notre client, un cabinet d'avocats réputé au métro Bonaventure, est à la recherche d'une adjointe juridique en valeurs mobilières pour seconder une équipe d'Avocats mais pour travailler plus spécifiquement pour un Associé du cabinet.

Exigences requises:
- Minimum de 2 ans d’expériences connexes idéalement à titre d’adjointe à la direction
- Travail de nature plus administrative et apprentissage du volet juridique à fur et à mesure
- Personne expérimentée et confiante
- Minutie
- Pro-active, qui sait prendre de l’initiative
- Parfaitement bilingue tant en français qu’en anglais (parlé et écrit)
Notre client, un cabinet d'avocats d'envergure nationale au métro Bonaventure, désire joindre à son équipe une adjointe juridique en droit des affaires pour seconder deux avocates qui oeuvrent en droit commercial.

Profil recherché:
- Débrouillarde
- Autonome
- Esprit d'initiative
- Bilinguisme

Tâches:
- Beaucoup de tâches administratives
- Gestion de voyages (Toronto, États-Unis, Europe)

Vous préférez les tâches administratives et de coordination plutôt que juridiques? Ce poste vous permettra de prioriser ce que vous préférez!
Notre client, situé à Ville Saint-Laurent, est à la recherche d'un assistant aux ventes.

Description du poste :

- Assister le négociant
- Répondre aux demandes des clients
- Entrer les commandes dans le système informatique
- Placer les commandes auprès des fournisseurs
- Rechercher de nouveaux produits/ fournisseurs (Canada, USA, Asie)
- Régler les plaintes des clients
- Créer les nouveaux produits - Informatique
- S’assurer du suivi des commandes de clients
- Mettre à jour les listes de prix
- Suivre les inventaires
- Préparer les factures pro-forma aux clients
- Seconder le service de facturation (vacances - absence)
- Répondre au téléphone si nécessaire pendant l'heure de lunch

Exigences du poste :

- Excellent bilinguisme
- Bonne connaissance en informatique
- Bonne connaissance en Word, Excel, Outlook
- Expérience dans les ventes et/ou dans le service à la clientèle - un atout
- Expérience en Transit (Logistique) - un atout

Vous vous reconnaissez dans cette offre? Envoyez-nous vite votre CV!
Saint-Laurent

Plus d'information
Notre client, basé à Saint-Hyacinthe, recherche une adjointe administrative pour son VP finance.

Tâches:
• Gestion du calendrier de la vice-présidente;
• Gestion, suivi et classement des communications et des dossiers des vice-présidents;
• Préparation des documents liés au conseil d’administration, comité exécutif et autres sous-comités relevant du conseil d’administration;
• Assurer la communication entre les vice-présidents et leurs directeurs;
• Préparation et coordination de rencontres et d’événements;
• Préparation de présentations Power Point;
• Rédaction de lettres, communiqués et autres types de documents;
• Coordination des voyages d'affaires.
• Coordination du dossier des vacances et absences des employés;
• Conciliation de cartes de crédits corporatives et préparation de comptes de dépenses;
• Traitement des factures du département;
• Coordination avec les intervenants pour la maintenance de l'immeuble;
• Toutes autres tâches connexes demandées par le supérieur immédiat.

Qualifications:
• Diplôme d’études collégiales ou toute formation équivalente;
• Plus de 5 ans d’expérience pertinente dans un poste similaire;
• Discrétion et souci élevé de confidentialité de l’information;
• Disponibilité et flexibilité;
• Excellente maîtrise du français et de l’anglais écrit et parlé;
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Outlook);
• Démontre une forte autonomie, de l'initiative, de l'entregent et un sens élevé de discernement;
• Sens des priorités et débrouillardise;
• Sens de l’organisation élevé.
St-Hyacinthe

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