Adjointe multi-tâches

Vous êtes polyvalente et aimez le travail diversifié? Un cabinet d’avocats de taille moyenne est à la recherche d’une adjointe désirant s’impliquer au niveau des ressources humaines, de la direction générale et du soutien administratif en général. Le poste est situé à proximité du métro Square Victoria et de la Gare centrale.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
•Assister la directrice générale dans ses tâches quotidiennes;
•Aider à la coordination des procédures administratives;
•Assister dans la gestion de projets spéciaux et/ou évènements;
•Créer des chiffriers Excel, y insérer des formules, faire les entrées de données et s’assurer de l’exactitude de celles-ci;
•Rédiger des communiqués internes, produire des rapports et communiquer avec les clients et/ou fournisseurs;
•Effectuer la gestion de certaines lettres aux clients (envois par courrier, télécopieur, courrier électronique, copies, numérisation, classement, etc.);
•Corriger des factures et s’assurer de l’intégrité des corrections dans différents systèmes logiciels;
•Contribuer activement aux opérations de gestion des ressources humaines;
•Aider à la planification et mise en place de certaines activités de formation;
•Faire le suivi et rappel nécessaires dans les dossiers;
•Offrir un service à la clientèle professionnel et courtois;
•Exécuter d’autres tâches connexes au soutien administratif.

EXIGENCES
•Excellente maîtrise du français et de l’anglais (orthographique et grammatical);
•Attestation d’études collégiales (AEC), bureautique, comptabilité ou l’équivalent;
•Habilité à travailler avec les chiffres ou des chiffriers Excel;
•Un minimum d’une (1) année d’expérience à un poste similaire;
• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et excellentes habiletés d’apprentissage de nouveaux logiciels.
Il s’agit d’un poste permanent, du lundi au vendredi.
Salaire ouvert selon expérience.

Analyste

Prestigieuse société cherche actuellement à combler un poste de premier analyste au sein de son groupe de Certification. La personne choisie aura un très bon esprit d’analyse, de solides compétences techniques, une capacité à répondre aux défis de façon autonome et un bon esprit d’équipe.

Responsabilités

- Faire l'impôt des sociétés et des particuliers: pouvoir remplir des déclarations de revenus simples.
- Démontrer une capacité à cerner des problèmes techniques chez le client et suggèrer des solutions et des options aux fins de révision par le personnel de niveau supérieur.
- Préparer des dossiers de travail pour des missions de compilation et d’examen.
- Établir des états financiers et des notes.
- S’assurer que toutes les normes professionnelles relatives au code de déontologie sont observées.
- Effectuer ses mandats en mettant en application des normes professionnelles à l’aide de solides méthodologies et techniques.
- Effectuer la coordination et la préparation des feuillets T3, ainsi que les tâches nécessaires relatives aux déclarations de revenus des particuliers (c-à-d. préparation des déclarations de revenus des particuliers, révision des avis de cotisations, demandes de renseignements et préparation des feuillets T5) du groupe.

Compétences et expérience

- Excellentes aptitudes de communication écrite et verbale.
- Bilinguisme.
- Minutie et excellent sens de l’organisation.
- Bonnes aptitudes d’analyse, de résolution de problèmes et de prise de décisions.
- Gestion efficace du temps.
- Capacité à comprendre des concepts techniques, à agir de façon autonome et à prendre les initiatives nécessaires pour résoudre les problèmes, le tout dans un contexte d’équipe.
- Bonnes connaissances de MS Office, CaseWare/CaseView et Taxprep.

Exigences :

- Compter au moins cinq (5) années d’expérience au sein d’un cabinet d’expertise comptable.

Réviseur d'états financiers

Horaires : 9:00-17:00
Métro : Crémazie

Situé au Nord de Montréal, à titre de réviseur, vous apporterai un appui administratif significatif au développement des activités de l’entreprise.
En effet votre tâche principale est de réviser tous les documents (prospectus et rapports) destinés aux clients ou au public quant à leur présentation, à leur rédaction et à la cohérence de leur contenu selon les procédures et les normes du cabinet et celles de l’Institut Canadien des Comptables Agréés.

Le poste consiste entre autres :

- États financiers (75%): vérifier, à l’aide de la feuille de contrôle, que tous les documents nécessaires à l’assemblage final des états financiers sont inclus et autorisés
- Rapport d’évaluation d’entreprises (10%) : tenir à jour la liste des rapports d’évaluation
- Autres documents (15%) : collaborer à la rédaction et à la mise à jour d’autres documents utilisés ou diffusés par le cabinet.

Exigences :

- Certificat en traduction ou en rédaction
- Expérience pertinente de 2 ans dans un poste similaire
- Expérience dans une institution financière ou dans tout milieu favorisant l’utilisation des termes de la profession comptables
- Solides connaissances des logiciels Excel et Lotus Approach

Adjoint(e) adminitratif(ve)

Poste d'adjointe administrative pour un cabinet comptable dynamique. La personne recherchée travaillera en équipe et fournira du support administratif à un groupe de professionnels.

Responsabilités :

- Rédiger et formater des lettres, des notes de service, des rapports, des calendriers et des présentations, en faire la correction et en assurer le suivi;
- Faire l'entrée de données et en assurer la mise à jour;
- Entrée de feuilles de temps;
- Traiter les demandes de remboursement des dépenses;
- Traiter les demandes générales ayant trait au paiement des fournisseurs;
- Photocopier et numériser des documents;
- Faire du classement;
- Exécuter toute autre tâche générale de bureau.

Compétences nécessaires :

- Connaissance de niveau avancé avec la suite MS Office (Word, Excel, PowerPoint);
- Bilinguisme, écrit et verbal, excellente grammaire anglaise;
- Diplôme d’étude collégiales ou professionnelles en administration/secrétariat/bureautique;
- Minimum de 3 ans d’expérience en tant qu’adjointe administrative;
- Esprit d’équipe, dynamisme et entregent;
- Sens de l’organisation, souci du détail;
- Expérience dans un cabinet de services professionnels, un atout.

Technicien en système et processus

SOMMAIRE :

L’employé réalise différents travaux de validation de performance des projets et de processus d’affaire de l’Actionnariat. Il effectue des vérifications pour détecter les sources d’erreurs ou d’inexactitude à la suite d’audit de qualité des systèmes et processus en place à l’Actionnariat. Il doit également produire différents tableaux de bord et autres statistiques et participer, en qualité de soutien technique, à différents travaux de l’équipe de projet.

PRINCIPALES TÂCHES :

- Élabore et documente les scénarios d’essai (plan de test d’efficacité) des applications informatiques (actionnaires, réseau RL, employeurs);
- Exécute ou surveille l’exécution de scénario d’essai et informe l’analyste de tout écart par rapport aux résultats attendus;
- Rédige, pour les utilisateurs, la documentation relative à l’utilisation des différentes applications. Familiarise les utilisateurs à l’utilisation des applications en participant à leurs formations. Participe à la documentation et à la schématisation de différents processus d’affaire et valide les contenus auprès des utilisateurs;
- Participe au développement, au suivi et à la mise à jour du programme de gestion de la qualité;
- Vérifie le traitement des données relatives aux différentes clientèles;
- Participe, avec les équipes de projets, à la définition des méthodes, des procédures et des systèmes. Met à jour les outils de suivi des processus, des fiches de triage et d’autres documents techniques pertinents aux projets;
- Recueille les données statistiques et financières utilisées à l’Actionnariat;
- S’assure que les envois aux différentes clientèles respectent les échéances et les délais;
- Interprète et codifie les transactions en vue de la mise à jour du tableau de bord de gestion de la première vice-présidence et s’assure de l’intégrité des données de l’entrepôt;
- Participe aux rencontres de travail, recueille les informations pertinentes et les collige pour fin de documentation ou de suivis. Trie, organise les données et produit des rapports d’analyse;
- Agit, selon la nature du projet, en qualité de personne ressource.

EXIGENCES :

- Diplôme d'études collégiales général ou l’équivalent; (OU Baccalauréat en administration);
- Expérience pertinente de trois (3) ans;
- Connaissance avancée des logiciels informatiques requis par la fonction;
- Très bonne connaissance des environnements informatiques utilisant différentes bases de données particulièrement les systèmes d’affaires (AS/400, base Notes, etc.);
- Bonne connaissance du français;
- Très bonne connaissance des mathématiques financières et des statistiques.

QUALITÉ PROFESSIONNELLES:

- Rigueur et minutie;
- grande disponibilité et capacité de travailler à l'intérieur d'échéanciers serrés;
- sens des responsabilités, de l’organisation, d’initiative et d’autonomie dans le choix des méthodes de travail;
- Patience, tact et entregent.

Préposé à la location

Sous la supervision de la directrice de l’unité administrative concernée, votre rôle principal consiste à déterminer l’admissibilité des demandeurs à des logements sociaux, à effectuer l’appariement des demandes selon les logements disponibles et à assurer une présence constante auprès de la clientèle.

Responsabilités :

- Recevoir, orienter et conseiller les demandeurs au sujet de la notion de choix de quartiers, d’habitations, de territoires de sélection et de services alternatifs.
- Effectuer la saisie informatique des demandes de logements des demandeurs.
- Déterminer l’admissibilité des demandeurs.
- Communiquer toutes informations pertinentes aux demandeurs et les assister dans la cueillette des pièces justificatives.
- Assurer le service à la clientèle tant à la prise d’appels qu’en entrevue.
- Préparer la présentation des dossiers au comité de sélection.
- Participer à différents projets relevant de son champ d’activités et à l’élaboration de méthodes, standards et procédures.

Exigences :

- Bilinguisme (oral et écrit).
- DEC en assistance social, travail social, techniques administratives ou éducation spécialisée.
- Une (1) année d’expérience comme agent d’aide socio-économique, en relation d’aide ou d’assistance à une clientèle défavorisée ou à un poste administratif au sein d’un organisme sociocommunautaire.
- Aptitudes pour les relations interpersonnelles, connaissance de base des mathématiques ainsi que des techniques d’entrevue.

Compétences clées :

1. Être d'un abord facile
2. Avoir la maîtrise de soi
3. Être orienté vers le client

Assistante administrative

Entreprise internationale transigeant principalement avec les Etats Unis, recherche un(e) agent(e) administratif(ve) bilingue avec un excellent niveau en anglais pour soutenir le directeur exécutif avec des fonctions d'administration de bureau.

Vous êtes expérimenté dans la manipulation d'un large éventail de tâches en soutien administratif et vous êtes capable de travailler de manière autonome avec peu de supervision?
Vous êtes habile pour interagir avec le personnel de tous les niveaux, dans un environnement en évolution rapide?
Votre description parfaite est : flexibilité, dynamisme, débrouillardise et efficacité, avec un haut niveau de professionnalisme et de confidentialité ?

Nous avons un poste sur mesure pour vous !

Vos responsabilités:

- Préparer des rapports de dépenses, et des demandes de paiement pour les factures;
- Fournir du soutien à l'adjointe administrative principale;
- Gestion d'agenda et de voyage pour le directeur exécutif;
- Traiter le courrier entrant / sortant sur une base quotidienne;
- Acheter les fournitures de cuisine et de bureau;
- Être responsable de la copie, la duplication et la numérisation des documents;


Les connaissances requises, les compétences et les aptitudes:

- Minimum de 5 années d'expérience de travail dans un environnement corporatif ou financier;
- Avoir un anglais impeccable et un bon français à l’oral;
- Avoir un niveau intermédiaire sur Excel, Word et PowerPoint de base;
- Être capable de faire des recherches sur le Web;
- Détenir un diplôme d'études collégiales (DEP ou AEC) en administration de bureau ou avoir de l'expérience dans des postes similaires ;
- Avoir d’excellentes compétences organisationnelles, être multitâches avec capacité démontrée à établir des priorités et gérer son temps dans un environnement aux délais serrés;
- Avoir un bon jugement, être discret et avoir une attitude courtoise.

Comptable de projets

Société de conseil en informatique en plein coeur du centre-ville recherche comptable de projets bilingue et chevronné (minimum de 2 ans) pour mandat de 6 mois renouvelable.

Tâches :

- Poster mensuellement les feuilles de temps, les dépenses de projets et les factures de charges à payer liés à la compatbilité;
- Valider, numériser, archiver et faire le suivi des factures pour les ressources et autre dépenses;
- Préparer les écritures de journal pour les frais croisés entre les projets et les comptes opérationnels;
- Mensuellement, faire l'analyse des dépenses versus le budget/prévisions et expliquer les variances;
- Préparer le rapport mensuel du projet pour les gestionnaires de projet et les adminsitrateurs en TI;
- À tous les deux semaines suite aux renseignements donner par les gestionnaires de projets, preparer les rapports sur les status des projets pour la Direction TI;
- Participer à la création du budget annuel TI d'immobilisations et prévisions périodiques;
- Toutes autres tâches déléguées par les directeurs TI


Qualifications :

- Minimum de 2-4 ans d'expérience avec la compatbilité de projets, y compris la fin du mois de clôture, les provisions et les analyses connexes et rapports;
- Être expert sur Excel;
- Avoir de l'expérience avec les autres outils de Microsoft Office (Word, PowerPoint);
- Bonne connaissance des principles de gestion de projets;
- Expérience avec Oracle Financials (Projet d'établissement des coûts, comptabilité générale, comptes créditeurs, etc) ou avec un logiciel de gestion financière similaire;
- Forte compétences d'analyse, techniques et en résolutions de problèmes ainsi que bonnes habiletés de communication verbale et écrite;
- Être structuré et organisé, capable d'éxécuter plusieurs tâches et respecter les délais stricts
- Être flexible adaptabilité rapide aux changements;
- Être à l'aise en anglais et français.

Coordonnateur (trice) en rénovation d’édifices à bureau

Remplacement de congé de maternité de 13 mois débutant le 28 mai 2012 avec un mois de formation

Société de gestion immobilière est à la recherche d’un coordonnateur pour s’occuper de projets de taille petits à moyens de construction et/ou rénovation de 2 édifices au centre-ville de Montréal. Ce poste de coordonnateur des services aux locataires exige d’excellentes aptitudes sur le plan de la communication, des relations interpersonnelles et de la résolution de problèmes, ainsi que des capacités d’organisation reconnues pour bien gérer des tâches multiples et encadrer des sous-traitants.

RESPONSABILITÉS :

1- Représenter auprès des contacts administratifs de la clientèle, les différents services offerts et entretenir une relation d’affaires de qualité. Répondre aux questions relatives aux appels de service et projets sous sa responsabilité;
2- Collaborer avec les locataires et leurs représentants à l’élaboration de petits projets, soit a définition des spécifications et de la portée du projet;
3- Recherches de prix, établir les coûts, rédiger les offres, fournir aux locataires une estimation des dépenses liées au projet, et obtenir l’approbation des locataires;
4- Effectuer le suivi des enquêtes de sécurité des fournisseurs, rédiger les contrats et bons de commandes et en assurer la gestion;
5- Collaborer avec les contacts administratifs, assurer le suivi des travaux et préparer la facturation. Assurer la liaison avec les personnes touchées, afin de perturber le moins possible le cours normal de leurs activités. S’occuper de l’entretien et de la gestion du site des travaux en coordination avec le gestionnaire immobilier et les représentants en matière de sécurité et de santé, afin d’assurer la sécurité du personnel, des occupants et des gens de métier, ainsi que la conformité aux règles et règlements applicables;
6- Faire respecter les procédures de l’immeuble en matière de construction;
7- Être responsable de l’exécution finale, du contrôle et de la mise en service des petits projets;
8- Être responsable de l’approbation finale écrite des factures, des demandes de paiement progressif, des contrats et des bons de commande pour les petits projets;
9- Seconder l’équipe de projet des 2 immeubles;
10- Être responsable d’assurer un flux adéquat des documents et leur suivi auprès du bureau chef et aider à régler des questions de facturation ou autres selon les besoins;
11- Aider au besoin l’adjointe administrative dans la saisie des appels de service dans le logiciel Angus, la fermeture et la facturation de ceux-ci;
12- Gérer et assurer le suivi des plaintes, en collaboration avec le gestionnaire immobilier;
13- Aider au besoin le gestionnaire immobilier à régler les problèmes de gestion des relations avec les locataires et les occupants;
14- Effectuer toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS :

- DEC en technique architecture ou expérience équivalente;
- Un minimum de 5 ans d’expérience pertinente;
- Bonne connaissance de Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint);
- Connaissances des logiciels MS Project et Autocad un atout;
- Entregent, dynamisme, organisation, autonomie et aptitude à établir des priorités et gérer le stress;
- Maîtrise du français;
- Anglais fonctionnelle.

Chef de service, Gestion de projets de déploiement

Le travail est situé à Montréal, mais il pourrait inclure jusqu'à 50% de voyagement (surtout en Amérique du Sud).

FONCTIONS PRINCIPALES

Gérer les projets de sorte à mettre en oeuvre toutes les mesures de déploiement précisées ayant pour objet d’appuyer les activités de l’unité administrative qui aura été désignée; déterminer les compétences nécessaires et collaborer avec la direction au montage de l’équipe de projet en fonction de la portée du projet et des résultats anticipés, ce qui pourrait comprendre la coordination de ressources appartenant à diverses unités d’exploitation; consulter la direction et les utilisateurs finaux pour définir la portée du projet ou des tâches de projet qui auront été assignés, ce qui pourrait inclure de procéder à l’évaluation des plateformes et systèmes actuels des technologies de l’information ainsi que de définir les hypothèses clés; s’assurer que les buts ou les objectifs du projet sont atteints sans dépasser les échéances et contraintes budgétaires.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES LIÉES AU POSTE

•Gérer les projets de sorte à mettre en oeuvre toutes les mesures de déploiement précisées ayant pour objet d’appuyer les activités de l’unité administrative qui aura été désignée, conformément aux directives et procédures de l’entreprise.
•S’appliquer pro-activement à améliorer l’efficacité et l’efficience de toutes les interfaces de gestion des flux de travaux afin de dépasser les buts et les objectifs commerciaux établis.
•Superviser de façon proactive les activités menant à une résolution efficace des problèmes liés à sa sphère de responsabilité.


COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES MINIMALES REQUISES

•Baccalauréat d’une université reconnue avec concentration de cours en informatique, en systèmes d’information de gestion, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
•Au moins trois (3) années d’expérience en gestion de programmes, gestion de projets, analyste d’entreprise ou ingénierie de mise au point
•Préférence accordée à une certification de professionnel PMP ou autre certification de gestion de projets
•Maîtrise exigée de l’anglais et de l’espagnol
•Techniques de gestion de projets
•Planification de projet, estimation des coûts et méthodes de prévision d’utilisation des ressources
•Connaissance des exigences relatives aux pratiques financières
•Connaissance des pratiques et procédures en téléphonie