Emplois disponibles pour :
Exécutif

Vous êtes réputée pour être le bras gauche et le bras droit de votre patron ? Voici une super belle opportunité pour vous !

Notre client, un cabinet d'avocats situé proche du métro Bonaventure, est à la recherche d'une adjointe de direction pour l'un des associé sénior du cabinet.

La personne gèrera l'ensemble des aspects administratifs liés à la pratique de l'associé.


Responsabilités principales :
- Offrir un niveau de soutien administratif de haut calibre à un associé sénior qui gère un grand
volume de dossiers juridiques en litige;
- Gérer l'agenda, les appels, les courriels et la correspondance de l'associé;
- Créer, classer (physiquement et électroniquement), suivre et organiser les dossiers;
- Vérifier s'il existe des conflits d'intérêts lors de l'ouverture d'un nouveau dossier, conformément
aux procédures internes;
- Organiser et coordonner les réunions entre l'associé et ses clients;
- Organiser les voyages d'affaires et les rencontres de l'associé; prendre les dispositions
nécessaires;
- Préparer les présentations PowerPoint en vue des allocutions et des séminaires présentés à
l'industrie et à d'autres organisations;
- Maintenir un registre des conférences données par l'associé et de celles auxquelles il a participé
afin de faciliter la mise à jour de son dossier virtuel sur le site Web du Barreau du Québec;
- Transcrire des mémorandums, des lettres et des rapports;
- Préparer les allocations de dépenses;
- Saisir des données dans divers systèmes pour la facturation, l'entrée de temps, etc.;
- Gérer la distribution des projets de facture aux avocat(e)s qui travaillent dans les dossiers;
- Réviser et corriger les projets de facture afin de s'assurer que les entrées de temps sont
conformes aux instructions particulières de chacun des clients (formulation, facturation en bloc,
etc.);
- Offrir une assistance sur les bonnes pratiques en ce qui a trait aux entrées de temps (formulation,
facturation en bloc) aux responsables des dossiers, aux autres adjoint(e)s et aux étudiant(e)s;
- Fournir une assistance aux responsables du crédit et du recouvrement du cabinet et travailler en
étroite collaboration avec eux;
- Créer et mettre à jour des tableaux qui répertorient les frais de défense et ceux des fournisseurs
tiers;
- Réclamer des paiements auprès des assureurs et effectuer les paiements aux fournisseurs tiers;
- Générer des bordereaux, des tableaux et des rapports trimestriels aux clients;
- Mettre à jour les calendriers et en sauvegarder des copies (sous forme de tableaux), généralement à l'aide du logiciel Excel;
- Effectuer le suivi des délais de présentation de rapports avec l'équipe d'avocat(e)s;
- Fournir une assistance/un soutien supplémentaire aux avocat(e)s ou aux adjoint(e)s, au besoin;

Qualifications requises :
- Détenir un diplôme en secrétariat, un DEC en bureautique jumelé à une spécialisation en
droit/litige ou toute autre combinaison de formation et d'expérience pertinente et équivalente;
- Détenir un minimum de 10 années d'expérience à titre d'adjoint(e) juridique ou administratif/ve
comprenant des responsabilités liées à la facturation et à la facturation électronique;
- Être bilingue (anglais et français) tant à l'oral qu'à l'écrit; faire preuve d'excellentes aptitudes en
communication en anglais (communication avec des clients européens de langue anglaise) et
posséder une grammaire impeccable en français et en anglais;
- Avoir une connaissance avancée des logiciels Word, Excel, PowerPoint et Outlook;
- Être doté(e) d'une grande aptitude à gérer la pression et le stress inhérents au travail;
- Le professionnalisme, la confidentialité, le tact et la discrétion constituent des attributs requis
pour ce rôle;
- Capacité marquée à fournir un soutien quotidien hautement efficace à un associé sénior;
- Rigueur, souci du détail et sens aigu de l'organisation;
- Connaître le litige, la terminologie juridique et le droit de l'assurance représentent des atouts
certains.

L'horaire de travail est de 9 h à 17 h (heures supplémentaires à l'occasion).
Salaire très compétitif selon expérience et gamme complète d'avantages sociaux.