Pour plus d'information, veuillez contacter Magali Magnan au (514) 939-7177
en mentionnant le numéro de référence 349610
Notre client, un cabinet d'avocats situé au centre-ville de Montréal, recherche un adjoint administratif pour la chef des finances.

L’adjoint administratif ou l’adjointe administrative de la chef des finances fournit un soutien administratif,
notamment en s’occupant du classement des documents en format électronique, de la gestion des appels et de la prise de messages. Le ou la titulaire du poste doit également accomplir diverses tâches
liées à la gestion financière du cabinet.
Compte tenu de la nature du service des finances et des responsabilités inhérentes au poste, l’adjoint administratif ou l’adjointe administrative doit avoir un bon
sens de l’organisation et un grand souci du détail, être en mesure de mener de front plusieurs tâches et toujours faire preuve de beaucoup de discrétion.

Compétences essentielles
• Souci du service à la clientèle
• Aptitude à communiquer
• Esprit d’équipe et de collaboration
• Sens de l’éthique
• Volonté d’accroître ses compétences et de se perfectionner

Tâches
• Accomplir quotidiennement des tâches administratives courantes comme la réservation de salles de réunion; la numérisation et la photocopie de documents; le classement de documents papier ou électroniques; l’emprunt ou le retour de documents stockés au centre d’archivage; la gestion des appels entrants et la prise de messages; le traitement du courrier entrant et sortant;
• Faire les réservations requises en prévision des déplacements professionnels de la chef des finances;
• Accomplir certaines tâches liées à la gestion financière du cabinet pour le compte de la chef des finances, comme la préparation du calendrier des paies et de certaines notes envoyées à la fin
de chaque mois;
• Vérifier quotidiennement les soldes en banque et signaler, en coordination avec la chef des finances, les éléments à surveiller;
• Établir divers rapports financiers et rapports sur le personnel et les maintenir à jour de façon continue;
• Préparer le dossier de renouvellement de l’assurance commerciale et obtenir et envoyer les certificats/attestations d’assurance, lorsque cela est requis;
• Gérer diverses demandes relatives aux dossiers du service des finances;
• Préparer ou soumettre les comptes de frais et les factures du service;
• Accomplir toute autre tâche qui lui est confiée.


Exigences
• Bilinguisme (français et anglais);
• Diplôme d’études postsecondaires; une spécialisation en administration constitue un atout;
• Minimum de 5 ans d’expérience comme adjoint administratif; de préférence dans un cabinet d’avocats ou une entreprise de services professionnels; avoir de l’expérience à travailler au sein
d’une équipe virtuelle constitue un atout;
• D’excellentes aptitudes à communiquer, aussi bien à l’oral qu’à l’écrit, et la capacité d’interagir efficacement avec les avocats, les membres de la direction et les membres du personnel à tous
les échelons ainsi qu’avec des fournisseurs externes et d’autres parties prenantes;
• Aptitude à établir et à maintenir de bonnes relations de travail ainsi qu’à recevoir de manière positive des instructions et de la rétroaction;
• Connaissance poussée des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment de Word et d’Excel;
• De solides connaissances des principes comptables constituent un atout;
• Aptitude à créer des documents de référence sur les processus et les marches à suivre avec un haut niveau de précision et un grand souci du détail;
• Capacité éprouvée à établir des priorités, à mener de front plusieurs tâches et à gérer son temps afin de respecter des échéanciers;
• Capacité de toujours répondre aux besoins de clients internes; faire preuve de souplesse et de persévérance;
• Grand sens de la diplomatie, y compris de solides compétences en négociation, en résolution de conflits et en gestion des relations;
• Aptitude à comprendre rapidement de nouvelles idées et de nouveaux concepts et à les communiquer aux autres;
• Grandes compétences à identifier et à résoudre des problèmes;
• Dynamisme, aptitude à travailler de sa propre initiative et souci des résultats;
• Engagement démontré envers la confidentialité et le comportement éthique.

Efforts requis et conditions de travail
• Un effort physique léger peut parfois être requis;
• Un effort physique important peut parfois être requis;
• Le travail demande régulièrement un effort visuel soutenu, p. ex. lire des documents de façon attentive ou travailler devant un écran d’ordinateur;
• Le travail demande régulièrement une grande dextérité manuelle, p. ex. accomplir des mouvements demandant de la précision ou une motricité fine, notamment dans le cadre de l’utilisation d’un ordinateur;
• La personne doit être capable de traiter simultanément plusieurs demandes urgentes au besoin et de faire preuve d’un souci du détail, malgré qu’elle soit régulièrement appelée à mettre de côté ce qu’elle fait pour accomplir des tâches qui demandent une attention
immédiate;
• Le travail compte régulièrement des périodes de pointe, sur lesquelles la personne n’a aucun
contrôle et qui l’obligent à accélérer son rythme de travail; les délais auxquels la personne est soumise peuvent être une source de stress;
• Les situations ou les interactions conflictuelles sont rares;
• Le travail est rarement très répétitif ou monotone;
• Le travail s’effectue dans un environnement de bureau standard;
• La personne n’est pas appelée à voyager/se déplacer.

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Salaire : Ouvert selon l'expérience

En tant qu'employeur souscrivant aux principes d'équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise
la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes.
Les candidats qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.
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