Pour plus d'information, veuillez contacter Magali Magnan au (514) 939-7177
en mentionnant le numéro de référence 350632
Voici un nouveau poste de Commis administratif avec remplacement à la réception, au sein d'un cabinet d'avocats du centre-ville de Montréal.

1. Aperçu du rôle:
Ce poste de commis administratif comporte plusieurs tâches distinctes incluant la gestion des accès et la mise à jour des systèmes visant à éviter les conflits dans les dossiers du bureau. Par ailleurs, le ou la titulaire de ce poste devra remplacer la réceptionniste principale pendant ses périodes de pauses et de lunch, chaque jour (le matin, le lunch et de 15h30 à 18h).

2. Responsabilités principales:

A – Murs déontologiques
• Gérer les demandes d'accès du personnel aux dossiers protégés;
• Créer les murs déontologiques à la demande des adjointes juridiques ou des avocats pour un dossier ou un client, en utilisant le logiciel Master Ethics, dans le but d'éviter les conflits d'intérêts;
• Mettre le mur à jour aussi souvent que nécessaire;
• S’assurer que toutes les personnes ayant accès au mur en aient signé la copie papier avant de le numériser;
• Maintenir la liste Excel à jour avec les noms des personnes ayant accès au mur et créer un hyperlien menant à une copie PDF de la version papier du mur.

B – Tâches administratives
• Fournir les accès requis et inscrire les noms des personnes dans une base de données permettant à ces dernières d'accéder à notre répertoire de classement Filesite;
• Gérer les demandes d'accès à notre système de comptabilité 3E en communiquant avec le Business Acceptance Unit (BAU) afin d'autoriser l'accession à des dossiers spécifiques;
• Procéder à l'archivage des dossiers fermés et/ou au rappel de certains documents auprès d'une firme externe mandatée par Clyde & Cie;
• Organiser et ordonnancer la salle des dossiers de manière régulière et assidue.

C – Réception
• Répondre, filtrer et transférer les appels de manière professionnelle à l'aide de notre système téléphonique Cisco;
• Accueillir les clients, huissiers, et autres visiteurs à la réception de notre bureau;
• Recevoir et trier le courrier en vue de sa distribution subséquente;
• Réserver et aménager les salles de conférence pour les réunions, incluant la préparation du café, rafraichissements, petits déjeuners et/ou lunch en vue des réunions;
• S'assurer de la propreté générale des aires de réception, cuisine, salle de bains des visiteurs et salles de conférence. Faire l'inventaire des produits utilisés pour celles-ci;
• Remplir les connaissements et communiquer avec les compagnies de messagerie pour la collecte et le suivi des livraisons au besoin;
• Distribuer les télécopies et en assurer le suivi afin que les documents se rendent aux bons destinataires;
• Informer le bureau par courriel des disponibilités et/ou absences des membres du personnel et assister la Coordonnatrice RH dans la gestion des demandes de vacances;
• Maintenir le contact avec le propriétaire de l'immeuble pour toute demande au sujet des lieux (ex.: chauffage, climatisation, réparations, etc.);
• Traiter les demandes générales et particulières de la part des visiteurs et du personnel;
• Effectuer toutes autres taches connexes et/ou diverses tâches administratives au besoin.

3. Qualifications requises:
• Diplôme d'études collégiales en bureautique, secrétariat, administration ou l'équivalent;
• 2 à 5 ans d'expérience similaire ou pertinente, acquise dans le secteur juridique, si possible;
• Capacité à utiliser la suite Microsoft Office, en particulier Excel, à un niveau intermédiaire ou avancé; la connaissance du système de classement Filesite constitue un atout;
• Bilinguisme courant (français/anglais), parlé et écrit avec aisance;
• Sens marqué de l'organisation, souci marqué du détail et grande rigueur dans l'accomplissement des tâches;
• Aptitude à mener plusieurs tâches en simultané; flexibilité dans la prestation de travail;
• Professionnalisme dans les communications et les interactions avec les clients, les visiteurs et tous les membres du personnel du cabinet, localement et globalement;
• Excellentes aptitudes interpersonnelles, tact et discrétion;
• Capacité à travailler en équipe ou de façon autonome;
• Bonne gestion du stress;
• Sens de la débrouillardise.

Horaire de 10h à 18h.
Salaire entre 36-40 selon expérience + avantages sociaux.

Qu'en dites-vous?

Salaire : Ouvert selon l'expérience

En tant qu'employeur souscrivant aux principes d'équité en emploi, Personnel Alter Ego valorise
la diversité au sein de son personnel, et vise à maintenir une juste représentation de tous les groupes.
Les candidats qui postulent doivent avoir le droit de travailler au Canada.
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